Inwentaryzacja środków trwałych metodą weryfikacji

Zasady inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów jednostki określają przepisy rozdz. 3 uor „Inwentaryzacja”. Inwentaryzację przeprowadza się – co do zasady – na ostatni dzień każdego roku obrotowego (art. 26 ust. 1 uor). Polega ona na ustaleniu w sposób udokumentowany stanu aktywów i pasywów na określony dzień. Celem jej przeprowadzenia jest ustalenie rzeczywistego stanu składników majątku (aktywów) i źródeł ich pochodzenia (pasywów).

Inwentaryzację środków trwałych przeprowadza się zasadniczo metodą spisu ich ilości z natury (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor). Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacji wartości tych składników (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor). Jest to tzw. metoda weryfikacji.

Uszczegółowienie zasad inwentaryzacji środków trwałych wynikających z uor zawiera KSR 11 Środki trwałe. W myśl pkt 5.1 tego standardu obiekt inwentarzowy (obiekt środków trwałych) jest podstawową jednostką ewidencji środków trwałych. Po stwierdzeniu, że składnik aktywów spełnia warunki uznania za środek trwały (omówione w rozdz. IV KSR), następuje jego przyporządkowanie do właściwej grupy, podgrupy i rodzaju klasyfikacji środków trwałych (KŚT) oraz określenie zakresu obiektu(ów) inwentarzowego(ych), dla którego(ych) ustalone zostaną wartość początkowa oraz okres i metoda amortyzacji.

Zgodnie z pkt 10.5 KSR 11 dla uzyskania danych do sporządzania sprawozdań, zapewnienia ochrony majątku jednostki, ułatwienia rozliczeń kosztów itp. jednostka uwzględnia w księgach pomocniczych (ewidencji środków trwałych), w których ujęto poszczególne obiekty inwentarzowe, odpowiednie przekroje klasyfikacyjne. Przykładowo, jest to podział obiektów inwentarzowych m.in. według miejsc użytkowania.

Jak wskazano w pkt 10.7 KSR 11, środki trwałe, zgodnie z art. 26 uor, podlegają okresowej inwentaryzacji, której głównymi celami są:

• weryfikacja poprawności danych ewidencji księgowej drogą ich porównania ze stanem faktycznym oraz przeprowadzenie wynikających z weryfikacji korekt kosztów i przychodów jednostki,
• wzmocnienie kontroli wewnętrznej majątku jednostki,
• ocena stanu oraz przydatności objętych inwentaryzacją środków trwałych, co może stanowić przesłankę dokonania testów na trwałą utratę wartości.

W myśl KSR 11 specyfika inwentaryzacji środków trwałych polega na tym, że:

a) inwentaryzację gruntów, praw i obiektów trudno dostępnych oraz jeżeli przeprowadzenie spisu z natury z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – przeprowadza się drogą weryfikacji na ostatni dzień każdego roku obrotowego (por. pkt 10.18),

b) inwentaryzację nieruchomości oraz znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie przeprowadza się drogą spisu z natury raz na 4 lata w dowolnym dniu roku (por. pkt 10.14),w przypadkach niewymienionych w pkt a i b c) inwentaryzację przeprowadza się drogą spisu z natury na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

Metoda weryfikacji polega na porównaniu stanów wynikających z ksiąg rachunkowych dotyczących poszczególnych obiektów inwentarzowych z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów źródłowych stanowiących podstawę ich zapisu w księgach, a następnie – na ocenie rzeczywistej wartości tych obiektów (pkt 10.17 KSR 11).

Tą metodą inwentaryzuje się (pkt 10.18 KSR 11):

• grunty, a także prawa wieczystego użytkowania gruntów oraz spółdzielcze prawa do lokali mieszkaniowych i użytkowych; weryfikacja polega tu na sprawdzeniu, czy jednostka dysponuje dokumentami potwierdzającymi jej tytuł prawny do gruntu o określonej lokalizacji i powierzchni lub tytuł do praw, czy w ciągu okresu nastąpiły zmiany w tym zakresie, a w konsekwencji – czy w księgach rachunkowych prawidłowo wykazano wartość gruntu i praw,
• środki trwałe trudno dostępne (np. podziemne urządzenia sieciowe, podziemne zbiorniki, kanały, kable, konstrukcje podwodne), dla których ze względu na ich rodzaj i umiejscowienie nie zachodzi niebezpieczeństwo zaginięcia lub kradzieży; weryfikacja polega na potwierdzeniu ich istnienia, przydatności lub dokonanych ulepszeń na podstawie odpowiednich dowodów oraz informacji służb technicznych itp.,
• środki trwałe w budowie, w przypadku których należy sprawdzić, czy nie zostały już przekazane do użytkowania bez udokumentowania i ujęcia w ewidencji księgowej albo czy nie zaniechano ich budowy, co może stanowić przesłankę dokonania odpisów z tytułu trwałej utraty wartości,
• środki trwałe znajdujące się poza jednostką, jeśli jednostka, w której znajdują się obecnie, nie potwierdza ich stanu ustalonego drogą spisu z natury (np. środki trwałe oddane w najem, leasing operacyjny, do remontu, środki trwałe w drodze – pojazdy, wagony, statki).

Z pkt 10.19 KSR 11 wynika, że wszystkie przeprowadzone w trakcie inwentaryzacji czynności wymagają odpowiedniego udokumentowania. Wobec tego w celu przeprowadzenia inwentaryzacji metodą weryfikacji jednostka powinna mieć dokumentację odnoszącą się do środków trwałych podlegających obowiązkowi inwentaryzacji. W świetle art. 74 uor dokumenty dotyczące środków trwałych przechowuje się – co do zasady – przez 5 lat. Okres ten liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Oznacza to, że dokumenty odnoszące się do środków trwałych powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje związane z istnieniem środka trwałego zostały ostatecznie zakończone (np. nastąpiła ich likwidacja).

Odpowiadając na pytanie, dopóki operacje związane z istnieniem danego środka trwałego nie zostały zakończone (np. tego środka nie zlikwidowano), dopóty jednostka powinna posiadać dokumenty związane z jego nabyciem. Jeżeli jednostka nie ma tych dokumentów, wskazane wydaje się przyjęcie do przeprowadzenia inwentaryzacji rozwiązania polegającego na wykorzystaniu ustaleń ostatniej weryfikacji.