Zamieszczanie sprawozdania finansowego w bazie OPP przez organizacje pożytku publicznego

Zgodnie z art. 23 ust. 6 ustawy z 24.04.2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn. DzU z 2022 r. poz. 1327, dalej udpp) każda organizacja pożytku publicznego (a więc mająca status OPP ujawniony wpisem w KRS, a nie jedynie prowadząca działalność pożytku publicznego) zamieszcza zatwierdzone sprawozdanie finansowe (sf) oraz sprawozdanie merytoryczne ze swojej działalności w terminie do 15 lipca roku następującego po roku, za który są składane sprawozdania, w bazie sprawozdań organizacji pożytku publicznego na stronie internetowej Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego (dalej baza OPP).

Gdy OPP ma rok obrotowy inny niż kalendarzowy, termin na zamieszczenie sprawozdania w bazie upływa 30 listopada roku następującego po roku obrotowym – np. jeśli rok obrotowy organizacji trwa od 1.09.2021 do 31.08.2022 r., to sprawozdania za 2021 r. organizacja zamieszcza do 30.11.2022 r.

Przewodniczący Komitetu do spraw Pożytku Publicznego rozporządzeniem z 7.04.2022 r. w sprawie określenia innego terminu w zakresie zamieszczenia przez organizacje pożytku publicznego sprawozdania merytorycznego z działalności i sprawozdania finansowego w roku 2022 (DzU poz. 797) przedłużył ustawowy termin o 3 mies. – dla sprawozdań za 2021 r. OPP, których rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym – tj. do 15.10.2022 r. (ponieważ 15 października przypada w sobotę, organizacje mają na to czas do 17.10.2022 r.). Przedłużenie zostało uzasadnione epidemią COVID-19.

Termin na złożenie sf do bazy OPP jest stały i niezależny od terminu jego zatwierdzenia (do Szefa KAS i do KRS składa się je w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia). Należy przy tym pamiętać, że w bazie są ujawniane zatwierdzone sf, można je więc zamieścić najwcześniej w dniu zatwierdzenia i nie trzeba czekać z ich ujawnieniem, aż zostaną wysłane do KAS lub do KRS.

W bazie OPP zamieszcza się to samo sf, które organizacje sporządzają zgodnie z uor i przekazują do Szefa KAS albo do KRS (gdy prowadzą działalność gospodarczą), tylko w innej formie. Do Szefa KAS lub do KRS sprawozdanie jest przesyłane w formie ustrukturyzowanej w formacie XML, podpisywane podpisem elektronicznym, potwierdzonym Profilem Zaufanym lub osobistym. Jest ono przekazywane do repozytorium dokumentów finansowych za pośrednictwem portalu eKRS (w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej) lub np. za pośrednictwem aplikacji e-Sprawozdania Finansowe (w przypadku braku działalności gospodarczej).

Tak sporządzonego i podpisanego elektronicznie sf nie można jednak zamieścić w bazie OPP. Konieczne jest wygenerowanie nowych formularzy sprawozdania za pomocą generatora dostępnego na stronie internetowej z bazą sprawozdań, po założeniu konta organizacji i zalogowaniu. Po wprowadzeniu jej danych i wybraniu właściwego roku obrotowego można dodać wszystkie elementy sf, tj. bilans, rachunek zysków i strat, informację dodatkową i wprowadzenie do sf. Po wybraniu właściwego elementu sf trzeba ręcznie wypełnić każdą z rubryk, wpisując dokładnie takie same informacje jak zawarte w zatwierdzonym rsf przekazanym do Szefa KAS lub do KRS.

W bazie OPP uwzględniono możliwość sporządzania przez te organizacje sf według zał. nr 6 lub nr 1 do uor. Przed rozpoczęciem wypełniania rubryk OPP wybiera, według jakiego załącznika sporządza sf. Na końcu każdego z elementów sf należy podać imię i nazwisko osoby sporządzającej sprawozdanie oraz imiona i nazwiska podpisujących je osób.

Nadmieńmy, że w miejscu na podanie danych osób podpisujących sf nadal znajduje się informacja, że należy wpisać: „Imię i nazwisko kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, wszystkich członków tego organu – na podstawie art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości”, podczas gdy obecnie sf w przypadku kilkuosobowych organów kierowniczych może być podpisane przez jednego członka tego organu, jeśli reszta złoży stosowne oświadczenia. W tej rubryce należy zatem wymienić osoby, które rzeczywiście podpisały sf. Jeżeli był to jeden z członków organu kierowniczego, to podaje się tylko jego dane.

Sf zamieszczane w bazie OPP nie wymaga dodatkowo podpisania.

Na końcu każdego z elementów sf umieszczanego w bazie OPP trzeba też podać datę sporządzenia i zatwierdzenia sf. Nawet gdy rubryki w bazie OPP są wypełniane kilka miesięcy po sporządzeniu sf, wpisuje się w nich datę sporządzenia i zatwierdzenia sf w formie ustrukturyzowanej w formacie XML. Nie należy wpisywać daty wypełniania rubryk w bazie OPP.

Wypełniając poszczególne rubryki w bazie OPP, trzeba zadbać, by przepisywane do właściwych formularzy dane były identyczne jak w rsf wysłanym do Szefa KAS lub do KRS. Dotyczy to zarówno danych liczbowych, jak i informacji pisemnych (z wprowadzenia do sf lub informacji dodatkowej).

Nie ma możliwości kopiowania danych z pliku XML, ale można wygenerować sf w formacie PDF. Opcja taka jest dostępna w aplikacji e-Sprawozdania Finansowe – sf w XML należy wczytać do kafelka pod nazwą „Wizualizacje sprawozdań”, a następnie pobrać jego identyczną wersję w PDF, z której można kopiować dane do tabel w bazie OPP. Zdarzają się co prawda trudności z kopiowaniem do tabel bilansu oraz rachunku zysków i strat danych liczbowych (które nie chcą się powielać i w tabelach widnieją same zera – w takim przypadku trzeba je uważnie przepisać), ale nie ma problemów z wklejaniem części pisemnej, która jest najbardziej obszerna i wiąże się z największym ryzykiem popełnienia błędów przy przepisywaniu.

Co ciekawe, dane finansowe dotyczące przychodów w podziale na ich poszczególne rodzaje, a także dotyczące kosztów organizacji należy podać również w sprawozdaniu merytorycznym składanym w bazie OPP. Dane liczbowe o przychodach i kosztach podawane w sf oraz sprawozdaniu merytorycznym muszą być ze sobą zgodne, bo inaczej nie będzie można złożyć sprawozdań w bazie OPP, a system wyświetli informację o błędach korelacji.

W celu sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych i powiązań między poszczególnymi formularzami należy przeprowadzić weryfikację dokumentów, klikając przycisk „Weryfikuj” w panelu sprawozdań. W przypadku błędów korelacji system automatycznie wyświetli spis błędów. Jeśli wszystkie dokumenty zostaną poprawnie zweryfikowane pod względem korelacji, system wyświetli komunikat, że dokumenty nie mają błędów i można je wysłać. Aktywny stanie się wtedy przycisk „Wyślij”. Przed wysłaniem dokumentów do bazy OPP w panelu wysyłki ponownie musi być wprowadzona data zatwierdzenia sf. Jest to data, która widnieje na uchwale o zatwierdzeniu sf. Po wysłaniu sprawozdań (sf i merytorycznego), jako dodatkowe potwierdzenie skutecznego wysłania, na adres poczty elektronicznej organizacji, zapisany w bazie, zostanie wysłana automatyczna wiadomość z potwierdzeniem zamieszczenia sprawozdań w bazie OPP.

Należy pamiętać, że OPP mają także obowiązek zamieszczania sf i sprawozdania merytorycznego na swojej stronie internetowej (art. 23 ust. 2a udpp). Powinny więc zamieścić podpisane i zatwierdzone sf w formacie XML, a oprócz tego wskazane byłoby udostępnić wizualizację tego sprawozdania w czytelnym dla odbiorców formacie (np. PDF), by ułatwić osobom zainteresowanym zapoznanie się z nim (art. 23 ust. 2a udpp nakazuje zamieścić sprawozdanie do publicznej wiadomości w sposób umożliwiający zapoznanie się z tym sprawozdaniem przez zainteresowane podmioty).

W przypadku gdy organizacja nie zamieściła sprawozdań w bazie OPP w terminie, powinna to jak najszybciej zrobić, gdyż uchylanie się od ustawowego obowiązku doprowadzi do pozbawienia jej statusu OPP.

Jeżeli po zamieszczeniu sprawozdań w bazie okaże się, że są w nich nieścisłości, organizacja może je skorygować, pamiętając jednak, że sf w bazie musi być tożsame z przekazanym do Szefa KAS albo do KRS.

W celu skorygowania wystarczy napisać wiadomość na adres e-mail opp@niw.gov.pl z prośbą o odblokowanie edycji sprawozdań, podając nazwę i numer KRS organizacji, a także zakres koniecznych zmian i uzasadnienie potrzeby ich wprowadzenia. Po odblokowaniu edycji można je skorygować w bazie na takiej samej zasadzie jak podczas składania, czyli poprawiając ręcznie zapisy w odpowiednich rubrykach. Po poprawieniu błędów, zapisaniu zmian i przeprowadzeniu weryfikacji (formularze muszę mieć status poprawnie zweryfikowanych) należy wysłać kolejną wiadomość elektroniczną do Biura OPP, na podany wyżej adres. Skorygowane sprawozdanie zostanie opublikowane w systemie z pierwotną datą jego zamieszczenia (niepoinformowanie Biura o korekcie i samodzielne wysłanie poprzez wybranie przycisku „Wyślij” spowoduje, że zmieni się data zamieszczenia dokumentów w bazie).