Wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu przy pracy zdalnej okazjonalnej

Wyłączenie obowiązków

Pracę zdalną można podzielić na pracę „zwykłą” (stałą lub naprzemienną) oraz pracę okazjonalną. Przy pracy zdalnej „zwykłej” pracodawca ma liczne obowiązki, które nie występują przy pracy okazjonalnej. Praca zdalna okazjonalna może być wykonywana na wniosek pracownika w wymiarze nie większym niż 24 dni w roku kalendarzowym.

W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się art. 67¹⁹–67²³ i art. 67³¹ § 3 Kp, czyli m.in.:

• nie ustala się warunków jej wykonywania w porozumieniu z organizacją związkową, w regulaminie pracy zdalnej albo w porozumieniu z pracownikiem,
• nie może być ona realizowana na podstawie polecenia pracodawcy (epidemia, stan zagrożenia epidemicznego),
• nie wymaga zmian umowy o pracę,
• nie wymaga rozszerzenia informacji o warunkach zatrudnienia z art. 29 Kp.

Wyłączeniem objęty jest również art. 67²⁴ Kp, zobowiązujący pracodawcę do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

• materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.

Co istotne, obowiązek zwrotu kosztów mediów przy pracy zdalnej obejmuje jedynie prąd i usługi telekomunikacyjne. Na podstawie Kp pracodawca nie jest obowiązany do zwrotu kosztów np. wody czy ogrzewania. Taki obowiązek może przyjąć na siebie w ustaleniach dotyczących „zwykłej” pracy zdalnej. Podkreśla to również resort pracy[1]: Obowiązkowe pokrycie kosztów w zakresie kosztów zużycia mediów dotyczy wyłącznie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zatem nie obejmuje ono kosztów zużycia wody lub użytkowania powierzchni w domu, o ile regulacje dotyczące obowiązku zwrotu takich kosztów nie zostały wprowadzone do wewnątrzzakładowych aktów prawnych (porozumienia lub regulaminu).

Możliwe jest też ustalenie, że pracownik będzie wykorzystywał własne narzędzia, co byłoby połączone z koniecznością określenia ekwiwalentu pieniężnego. To rozliczenie oraz rozliczenie kosztów mediów może przybrać także formę ryczałtu. Takie rozwiązanie na pewno będzie stosowane najczęściej – trudno zakładać, że pracodawcy będą chcieli brać na siebie dodatkowe obciążenia związane np. z bieżącym rozliczaniem zużycia prądu przez pracowników pracujących zdalnie.

Dobrowolne ustalenia

Przy pracy okazjonalnej pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia materiałów i narzędzi do pracy zdalnej oraz zwrotu kosztów. Przyjęto, że praca ta jest bardziej w interesie pracownika, co logicznie mogło zostać połączone ze znaczącym zmniejszeniem obowiązków pracodawcy, w tym związanych z ponoszeniem kosztów pracy.

Brak obowiązku nie oznacza wyłączenia możliwości ustalenia ekwiwalentu lub ryczałtu przy pracy okazjonalnej. Wyłączeń odnoszących się do takiej pracy – dotyczących ponoszenia jej kosztów – nie można odczytywać jako zakazu poczynienia w tym zakresie ustaleń bardziej korzystnych dla pracownika. Przy tym ekwiwalent lub ryczałt mógłby się odnosić np. tylko do kosztów energii elektrycznej. Skoro nie istnieje obowiązek, to nie istnieje również ograniczenie co do zakresu rozliczanych kosztów.

Art. 67³³ § 2 Kp wyłącza przy pracy okazjonalnej jedynie wskazane w nim przepisy. Nie wymienia art. 67²⁵ Kp, zgodnie z którym zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów updof. Regulacja ta nie zawiera odesłania do art. 67²⁴ Kp, nie wskazuje się także, że wyłączenie z przychodów podatkowych miałoby dotyczyć jedynie rozliczeń opartych na obowiązku ustawowym pracodawcy. Znajdzie też ono zatem zastosowanie do dobrowolnie ustalonego przy pracy zdalnej okazjonalnej ekwiwalentu lub ryczałtu.

Równe traktowanie

Podejmując decyzję o ustaleniu ekwiwalentu lub ryczałtu w celu rozliczenia zużycia prywatnych narzędzi bądź mediów w pracy okazjonalnej, należy pamiętać o konieczności równego traktowania pracowników w zatrudnieniu. Przy pracach, których wykonywanie jest powiązane z używaniem takiego samego sprzętu (najczęściej komputer, skaner, telefon), nie powinno dojść do różnicowania sytuacji pracowników (przyznanie lub nieprzyznanie świadczenia). Nie mówimy tu o odpłatności za wykonywaną pracę, ale o zwrocie kosztów, trudno byłoby zatem również różnicować wysokość takiego zwrotu ze względu na stanowisko czy rodzaj wykonywanej pracy.