Wpływ terminu udokumentowania stażu urlopowego na obowiązki pracodawcy
Czy nowa pula urlopowa należy mu się od momentu udokumentowania wyższego stażu urlopowego, czy też wstecznie?
Pracodawca musi przeliczyć uprawnienia urlopowe i wyrównać liczbę dni urlopu wypoczynkowego za maksymalnie 3 lata wstecz, poczynając od roku poprzedzającego rok, w którym pracownik udokumentował staż urlopowy uprawniający go do wyższej puli urlopowej.
Do końca roku, w którym pracownik podejmuje pracę po raz pierwszy w życiu, nabywa on prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy. Jest to urlop cząstkowy, który oblicza się jako 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku, wynikającego ze stażu urlopowego (art. 153 § 1 Kp). Zasada ta obowiązuje bez względu na liczbę pracodawców, u których pracownik będzie/jest zatrudniony. Natomiast 1 stycznia następnego roku uzyskuje prawo do urlopu w pełnym rocznym wymiarze (art. 153 § 2 Kp).
Pracodawca musi przeliczyć uprawnienia urlopowe i wyrównać liczbę dni urlopu wypoczynkowego za maksymalnie 3 lata wstecz, poczynając od roku poprzedzającego rok, w którym pracownik udokumentował staż urlopowy uprawniający go do wyższej puli urlopowej.
Staż urlopowy
Prawo pracownika do urlopu wypoczynkowego oraz jego wymiar zależą od stażu urlopowego. Stanowi on sumę:
- wszystkich poprzednich zakończonych okresów zatrudnienia, bez względu na przerwy między nimi oraz sposób ustania stosunku pracy (art. 1541 § 1 Kp),
- okresu poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy, jeżeli pracownik był/jest jednocześnie stroną dwóch bądź więcej stosunków pracy (art. 1541 § 2 Kp),
- lat przypisanych do ostatnio ukończonej szkoły, pomijając poprzednie okresy nauki (art. 155 § 1 Kp),
- korzystniejszego dla pracownika okresu zatrudnienia lub nauki, jeśli się pokrywają (art. 155 § 2 Kp),
- okresów wpływających na uprawnienia pracownicze zgodnie z odrębnymi przepisami (tzw. okresy zaliczalne), np. okresy pracy za granicą (art. 86 ust. 1 ustawy z 20.04.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, tekst jedn. DzU z 2022 r. poz. 690).
Do końca roku, w którym pracownik podejmuje pracę po raz pierwszy w życiu, nabywa on prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy. Jest to urlop cząstkowy, który oblicza się jako 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku, wynikającego ze stażu urlopowego (art. 153 § 1 Kp). Zasada ta obowiązuje bez względu na liczbę pracodawców, u których pracownik będzie/jest zatrudniony. Natomiast 1 stycznia następnego roku uzyskuje prawo do urlopu w pełnym rocznym wymiarze (art. 153 § 2 Kp).
Jeżeli staż urlopowy pracownika jest krótszy niż 10 lat, przysługuje mu rocznie 20 dni urlopu, a jeśli co najmniej 10 lat – 26 dni (art. 154 § 1 Kp). Roczną pulę urlopową pracownika niepełnoetatowego pracodawca ustala proporcjonalnie do wielkości etatu, zaokrąglając niepełne dni w górę do pełnego dnia (art. 154 § 1 i 2 Kp).
Sposoby dokumentowania
Na podstawie art. 221 § 3 pkt 4 i § 5 Kp pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia informacji o wykształceniu i przebiegu zatrudnienia (przy braku podstaw do ich uzyskania podczas rekrutacji), a także dokumentów na ich potwierdzenie, czyli:
- świadectw lub dyplomów ukończenia danego rodzaju szkoły, wydanych na podstawie odpowiednich przepisów w zakresie oświaty,
- świadectw pracy wydanych po ustaniu poszczególnych stosunków pracy, zgodnie z art. 971 Kp i rozporządzeniem MRPiPS z 30.12.2016 r. w sprawie świadectwa pracy (tekst jedn. DzU z 2020 r. poz. 1862), albo innych dokumentów stwierdzających dany okres zatrudnienia w razie braku świadectwa pracy,
- innych dokumentów, np. w zakresie zagranicznego zatrudnienia dokument wystawiony przez pracodawcę zagranicznego (odpowiednik polskiego świadectwa pracy) albo dokument potwierdzający podleganie w określonym okresie ubezpieczeniom społecznym związanym z zatrudnieniem w danym kraju.
Pracownik spełnia pierwsze z żądań w formie oświadczenia, w którym udostępnia dane o wcześniejszym zatrudnieniu i nauce, natomiast potwierdza je ww. dokumentami (art. 221 § 5 Kp). Przepisy nie zawierają żadnego terminu, w którym powinno się dokonać potwierdzenia, ale moment przedłożenia dokumentów wpływa na uwzględnienie okresów pracy i nauki w stażu urlopowym. Samo oświadczenie nie wystarczy do ich wliczenia.
Pracownik musi dokumentować staż urlopowy w celu uzyskania 26-dniowej puli urlopowej (por. uchwała SN z 27.02.1985 r., III PZP 6/85). 20 dni urlopu przysługuje mu od 1 stycznia drugiego roku pracy (jest podstawą naliczenia urlopu cząstkowego w pierwszym roku pracy), nawet jeżeli nie złoży żadnych dokumentów potwierdzających zatrudnienie i naukę albo inne okresy zaliczalne.
Weryfikacja uprawnień
Pracownik pełnoetatowy (jak u Czytelnika), który realizuje obowiązek udokumentowania w chwili nawiązania stosunku pracy lub w nieodległym czasie od tego faktu, może nabyć:
- 26 dni urlopu od razu – jeśli data początkowa zatrudnienia przypada w styczniu roku zatrudnienia i nie jest to pierwszy rok jego aktywności zawodowej,
- urlop proporcjonalny, naliczony z 26 dni według art. 1551 § 1 pkt 2 Kp – gdy do zatrudnienia u kolejnego pracodawcy dochodzi w trakcie danego roku kalendarzowego,
- 26 dni urlopu – po osiągnięciu 10 lat stażu urlopowego.
Późniejsze przedłożenie dokumentów, wskutek czego pracownik uzyskuje prawo do 26 dni puli urlopowej rocznie, zmusza pracodawcę do weryfikacji jego uprawnień urlopowych za maksymalnie 3 lata wstecz. Ma to związek z przedawnieniem roszczenia pracownika o urlop, którego termin co do zasady zaczyna biec z upływem ostatniego dnia roku, za który urlop przysługuje, o ile szczególne przepisy Kp lub innych aktów normatywnych nie przewidują obowiązku udzielania przez pracodawcę urlopu w innych terminach (por. art. 291 § 1 w zw. z art. 161 Kp oraz uchwałę 7 sędziów SN z 20.02.1980 r., V PZP 6/79). Udzielenie urlopu wypoczynkowego za dany rok kalendarzowy może być przesunięte do 30 września następnego roku z powodu leżącego po stronie pracownika lub pracodawcy, co przenosi też początek biegu przedawnienia (por. art. 168 Kp i wyrok SN z 11.04.2001 r., I PKN 367/00). Jednak należy uznać, że tej zasady nie stosuje się do urlopu wyrównawczego (różnica między urlopową pulą niższą a wyższą) będącego skutkiem wspomnianej weryfikacji.
Po upływie 3 lat pracodawca może udzielić przedawnionego urlopu z własnej woli, bo pracownik traci prawo jego dochodzenia. Musi natomiast przeliczyć wymiar urlopu nieprzedawnionego i dokonać wyrównania.
Pracownik, który dotychczas otrzymywał 20 dni urlopu rocznie za ostatnich 5 lat (w pierwszym roku uzyskiwał urlop cząstkowy), udokumentował 2.01.2023 r. staż urlopowy (3 lata poprzedniego zatrudnienia i 8 lat nauki w szkole wyższej) uprawniający go do 26 dni urlopu od początku zatrudnienia. Należy mu się:
- 26 dni urlopu bieżącego za 2023 r.,
- 18 dni urlopu wyrównawczego za lata 2022–2020 [(3 lata × 26 dni) – (3 lata × 20 dni)], przyjmując, że bieg przedawnienia za poszczególne lata rozpoczyna się z upływem 31 grudnia danego roku.
Zaloguj się
Aby czytać dalej, jeśli masz wykupiony abonament
Kup dostęp do tego artykułu
Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30
Kup abonament
| Abonamenty on-line | Prenumeratorzy | Członkowie SKwP | ||||||||
|
Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość". Pomoc w uzyskaniu dostępu:
|
15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami. |
„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
