VAT w systemie kaucyjnym – objaśnienia podatkowe MF

Podatek tylko od niezwróconej kaucji

Przy zakupie napoju w opakowaniu objętym systemem kaucyjnym wartość kaucji jest doliczana do ceny napoju. Kaucja jest zwracana przy zwrocie opakowania/odpadu (powstałego z opakowań objętych systemem kaucyjnym), w dowolnym momencie i dowolnym punkcie zbiórki, bez konieczności okazania dowodu zakupu. Konsekwencje w VAT wystąpią, gdy nie dojdzie do zwrotu opakowania/odpadu, a tym samym zwrotu kaucji. MF w objaśnieniach podatkowych z 29.08.2025 r. w zakresie zasad rozliczania na gruncie podatku od towarów i usług transakcji związanych z systemem kaucyjnym wskazał, jak w takim przypadku należy rozliczyć VAT.

Opisane zasady nie dotyczą przy tym np. opakowań transportowych (palety drewniane, pojemniki plastikowe, beczki metalowe) oraz innych nieobjętych systemem kaucyjnym, od których pobrano kaucję. Mają do nich zastosowanie dotychczasowe przepisy (art. 29a ust. 11 i 12, art. 106i ust. 5 oraz art. 106j ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT).

Kto rozlicza VAT

Obowiązek rozliczenia VAT od niezwróconej kaucji ma wyłącznie wprowadzający produkty w opakowaniach na napoje (producent albo importer). To on jest podatnikiem z tego tytułu – jeżeli na koniec roku kalendarzowego z prowadzonej przez niego ewidencji wynika nadwyżka produktów w opakowaniach na napoje wprowadzonych do obrotu nad liczbą opakowań/odpadów zwróconych do systemu. Jednocześnie nie ma on możliwości odliczenia VAT od kwot kaucji za niezwrócone opakowania/odpady objęte systemem kaucyjnym.

Natomiast tzw. podmiot reprezentujący pełni funkcję płatnika podatku. Wprowadzający są zobowiązani do regularnego przekazywania mu pobranych kaucji. To on dysponuje zgromadzonymi środkami z kaucji, a te, które nie zostały zwrócone konsumentom, są przeznaczane na utrzymanie i rozwój systemu kaucyjnego. Jako że faktycznie zarządza kaucjami i ma pełne informacje do prawidłowego wyliczenia podatku, to jest odpowiedzialny za obliczenie i wpłacenie należnego VAT na rachunek US.

Forma i zakres wymiany informacji między podatnikiem i płatnikiem, niezbędnych do rozliczenia VAT, powinny być określone w zawartych między nimi umowach – ustawa o VAT nie precyzuje tych kwestii.

Dla pozostałych uczestników obrotu napojami w opakowaniach objętych kaucją (hurtownicy, jednostki handlu detalicznego), kaucja jest neutralna na gruncie VAT – zostanie zapłacona przy nabyciu produktu, a następnie pobrana w momencie jego sprzedaży.

Dokumentowanie

Ponieważ na żadnym etapie obrotu kaucja nie jest wliczana do podstawy opodatkowania VAT z tytułu sprzedaży napojów, to dla udokumentowania jej pobrania nie wystawia się faktury, tylko notę lub inny dokument księgowy. Informacja o pobranej kaucji może być jednak ujęta na fakturze jako element dodatkowy. Również zwrot opakowań/odpadów nie wiąże się z wystawieniem faktury korygującej. Gdy sprzedaż jest rejestrowana na kasie fiskalnej, kaucji (jej pobrania ani zwrotu) nie ujmuje się też w części fiskalnej paragonu (może być natomiast uwidoczniona w niefiskalnej części).

Podstawa opodatkowania

Na ostatni dzień roku wprowadzający podwyższa podstawę opodatkowania VAT o różnicę wartości kaucji pobranej od opakowań napojów wprowadzonych w danym roku do obrotu i kaucji zwróconej w związku ze zwrotem opakowań/odpadów. Jeżeli w danym roku do sytemu kaucyjnego zostanie zwróconych więcej opakowań/odpadów niż do niego wprowadzono, to ta nadwyżka może być uwzględniona w rozliczeniu w roku/latach następnym/następnych (pomniejszy podstawę opodatkowania).

Może się zdarzyć, że do systemu trafią opakowania, od których wcześniej nie pobrano kaucji, bo przepisy nie przewidują takiego obowiązku (np. butelka PET po nieodpłatnie wydanym napoju). Za takie opakowanie/odpad można otrzymać zwrot kaucji. Jak wyjaśniło MF, należy je uwzględnić w rozliczeniu rocznym po stronie wyłącznie zwróconych opakowań/odpadów opakowaniowych. Chyba że będzie możliwe ich wyodrębnienie – wówczas nie będą uwzględniane w rozliczeniu VAT.

Kwota brutto, kwota netto

Ustalona kwota niezwróconych w danym roku kaucji jest wartością brutto (VAT wylicza się metodą „w stu”). Jeżeli produkty w opakowaniach były objęte różnymi stawkami VAT (np. sok i oranżada), niezwrócona kaucja (jako ściśle związana z ceną sprzedawanego napoju) zwiększa podstawę opodatkowania w rozbiciu na poszczególne stawki. Jeśli nie jest możliwe ustalenie pierwotnie zastosowanej stawki, można przyjąć proporcję wynikającą ze struktury sprzedaży w danym roku napojów objętych różnymi stawkami VAT. 

Bon na zakupy zamiast gotówki

Jeżeli konsument zwracający opakowanie/odpad otrzyma zamiast pieniędzy bon opiewający na wartość kaucji, który może wykorzystać przy kolejnych zakupach, to wartość kaucji za zwrócone opakowanie/odpad również pomniejszy podstawę opodatkowania VAT (nawet jeśli konsument nie zrealizuje bonu). Jednocześnie wykorzystanie przez klienta dokumentu opiewającego na wartość kaucji przy kolejnych zakupach nie stanowi formy rabatu za dokonane zakupy. Zatem sprzedający nie może pomniejszyć podstawy opodatkowania VAT z tytułu dokonanej sprzedaży – czytamy w objaśnieniach.

Terminy rozliczenia

Wprowadzający rozlicza VAT od niezwróconej kaucji raz w roku – w deklaracji składanej za pierwszy okres rozliczeniowy roku następnego (za styczeń – do 25 lutego, bądź za I kwartał – do 25 kwietnia). Wyjątkowo za 2025 r. podatnicy składający miesięczne deklaracje VAT rozliczą się w deklaracji za luty 2026 r. (składanej do 25.03.2026 r.). Terminu nie przesunięto dla podatników rozliczających VAT kwartalnie.

W JPK_VAT podwyższenie podstawy opodatkowania i kwoty VAT z tego tytułu będzie wykazywane w pozycjach odpowiednich dla stawki VAT na dany napój. Resort finansów planuje jednak zmianę przepisów i wprowadzenie dodatkowych pozycji, przeznaczonych wyłącznie do rozliczenia niezwróconej kaucji.

Obowiązki płatnika

Wprowadzający przekazuje pobraną kaucję podmiotowi reprezentującemu, w terminach do:

• 7. dnia miesiąca – za okres od 15. do ostatniego dnia miesiąca poprzedniego,

• 21. dnia miesiąca – za okres od 1. do 14. dnia miesiąca.

Ten ostatni oblicza i wpłaca kwoty VAT na rachunek właściwego US za okres roku, w terminie do końca stycznia roku następnego po roku, dla którego ustalono różnicę w wartości kaucji pobranej i zwróconej. Dla wpłaty za 2025 r. termin ten przesunięto na kolejny miesiąc (do 28.02.2026 r.). VAT powinien być wpłacony na mikrorachunki podatkowe poszczególnych wprowadzających, a jako adresata płatności należy wskazać US właściwy dla podatnika i podać symbol płatności (VAT-KU).

W związku z rozliczeniem płatnik nie musi składać dodatkowych informacji do US, nie wykazuje wpłaconego podatku w JPK_VAT.

Ewidencja

Zarówno wprowadzający, jak i podmiot reprezentujący muszą prowadzić ewidencję w postaci elektronicznej (w dowolnym formacie) zawierającą dane niezbędne do określenia podstawy opodatkowania (w tym o liczbie wprowadzonych do obrotu opakowań i liczbie zwróconych opakowań/odpadów z podziałem na ich rodzaje, wartości pobranej i zwróconej kaucji w danym roku). Ewidencja podmiotu reprezentującego musi być ponadto prowadzona z podziałem na wprowadzających.

Podatnik i płatnik mają obowiązek udostępniania ewidencji drogą elektroniczną na każde żądanie organu podatkowego. Przechowuje się ją przez 5 lat od zakończenia roku, w rozliczeniu za który ustalono podstawę opodatkowania VAT.

Handling fee

Podmioty reprezentujące będą wypłacać jednostkom handlu detalicznego i punktom zbiórki określone kwoty (handling fee) za zbieranie pustych opakowań/odpadów opakowaniowych. Jak wskazał MF, jest to wynagrodzenie za świadczenie przez nie usług, opodatkowane co do zasady stawką 23% VAT. Możliwe jest jednak stosowanie stawki obniżonej – przy spełnieniu warunków określonych ustawą o VAT (np. stawki 8%, jeżeli usługi zostaną sklasyfikowane w poz. 27 zał. nr 3 do ustawy o VAT – PKWiU 38.11.1 Usługi związane ze zbieraniem odpadów innych niż niebezpieczne, nadających się do recyklingu).

Pełna treść objaśnień jest dostępna : tu