Należności delegacyjne dla osób zasiadających w organach spółki – raz ze składką zdrowotną, raz bez

Wątpliwości co do ulgi

Wniosek o wydanie interpretacji złożyła spółka, której członkowie rady nadzorczej (będący polskimi rezydentami) muszą dojeżdżać na posiedzenia tego organu do miejscowości innych niż miejsce ich zamieszkania. Nie są zatrudnieni na umowy o pracę czy zlecenia, a ze spółką łączy ich jedynie stosunek organizacyjny – powołania do pełnienia funkcji. Zgodnie z regulaminem rady spółka pokrywa koszty funkcjonowania tego gremium oraz wszelkie wydatki poniesione przez jego członków w związku ze sprawowaniem funkcji, w tym na przejazdy, zakwaterowanie i wyżywienie. Zwracane im z tego tytułu kwoty spółka uznawała za przychody z działalności wykonywanej osobiście. Miała wątpliwości, czy można do nich odpowiednio stosować zwolnienie składkowe, obejmujące diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracowników do wysokości zakreślonej w odpowiednich rozporządzeniach. Z ostrożności potrącała składki zdrowotne.

Podstawa pochodzi od innej podstawy

Nie było takiej potrzeby – stwierdził ZUS w interpretacji z 14.01.2026 r., ponieważ podstawę składki zdrowotnej powołanych członków rady nadzorczej ustala się według przepisów określających podstawę wymiaru należnych od nich składek emerytalnych i rentowych (art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej). A tę stanowi przychód podatkowy z działalności wykonywanej osobiście, niepomniejszony o koszty uzyskania i kwotę podatku dochodowego (art. 18 ust. 4 pkt 10 w zw. z art. 4 pkt 9 usus).

Ulga dopuszczalna

Do przychodu zaliczają się również refundacje kosztów podróży na posiedzenia rady oraz związane z tym wydatki noclegowe i żywieniowe.

Jak przyznał ZUS, są one objęte zwolnieniem wynikającym z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia składkowego dla diet i innych należności z racji podróży służbowej pracownika. Przepis ten ma bowiem zastosowanie do członków rady nadzorczej (co wynika wprost z § 5 ust. 2 pkt 3 tego rozporządzenia). Pod warunkiem oczywiście, że zwracane kwoty nie przewyższają limitów świadczeń wskazanych w rozporządzeniu MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 2190).

Członek zarządu bez preferencji

Odmiennie ZUS ocenił analogiczne świadczenia wypłacane w związku z wykonywaniem zadań służbowych członkowi zarządu, który objął to stanowisko wyłącznie na podstawie powołania. Wyjaśnił, że taki menedżer nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Osoby pełniące funkcje na mocy aktu powołania (oraz prokurenci), które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie podlegające PIT (niezależnie od kwalifikacji do źródła przychodu), są natomiast objęte ubezpieczeniem zdrowotnym (z wyjątkiem osób uzyskujących przychody wymienione w art. 13 pkt 5 lub 6 updof, których roczne wynagrodzenie z tego tytułu nie przekracza 6 tys. zł).

Przez wynagrodzenie wchodzące do podstawy wymiaru składki zdrowotnej osób pełniących funkcje na podstawie powołania należy uznać wszelką formę przychodu przewidzianego przez przepisy prawa podatkowego, niezależnie od kwalifikacji do źródła przychodu – wynika z interpretacji ZUS z 12.01.2026 r. Organ zakwalifikował do tego wynagrodzenia również zwracane powołanym członkom zarządu koszty podróży, zakwaterowania i wyżywienia. A że nie mieszczą się one we wskazanym wyżej wyłączeniu (§ 5 rozporządzenia składkowego), to uznał, że trzeba od nich pobrać składkę zdrowotną.