Noty korygujące i duplikaty faktur – zmiany od 1.02.2026 r.

Przepisy przejściowe

Do not korygujących wystawionych przez nabywcę towaru lub usługi i niezaakceptowanych przez wystawcę faktury przed 1.02.2026 r., stosuje się art. 106k ust. 2 ustawy o VAT w dotychczasowym brzmieniu. To oznacza, że taka nota nadal wymaga akceptacji wystawcy faktury. Tak wynika z art. 15 ust. 1 ustawy z 16.06.2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 1598 ze zm., dalej ustawa nowelizująca).

Jednocześnie do not korygujących wystawionych przez nabywcę towaru lub usługi przed 1.02.2026 r., stosuje się art. 106l ustawy o VAT w dotychczasowym brzmieniu – stanowi art. 15 ust. 2 ustawy nowelizującej. Jeżeli więc nota zaginie lub ulegnie zniszczeniu, nabywca ponownie ją wystawia:

• na wniosek podatnika (sprzedającego) – zgodnie z danymi zawartymi w nocie będącej w jego (nabywcy) posiadaniu,

• zgodnie z danymi zawartymi w nocie będącej w posiadaniu podatnika (sprzedającego).

Nota wystawiona ponownie:

• zawiera datę wystawienia,

• może zawierać wyraz DUPLIKAT.

Zaginięcie lub zniszczenie faktury

Jeżeli faktura zaginie lub ulegnie zniszczeniu, to od 1.02.2026 r. wystawia się ją (udostępnia) nabywcy ponownie, przy czym:

• musi ona zawierać datę wystawienia,

• może zawierać wyraz DUPLIKAT.

Szczegółowy tryb postępowania zależy od tego, jak została wystawiona faktura pierwotna.

Faktura ustrukturyzowana

Jeśli fakturę wystawiono w KSeF (faktura ustrukturyzowana), to jest ona od początku w systemie i nabywca w każdej chwili ma do niej wgląd. Taka faktura zatem nie zaginie ani nie ulegnie zniszczeniu. Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione (art. 112aa ustawy o VAT).

Jeżeli fakturę wystawiono w jednym z trybów offline (offline24, niedostępność KSeF lub tryb awaryjny), to – co do zasady – ona również bardzo szybko znajdzie się w KSeF. Podatnik (sprzedający) powinien przesłać ją do KSeF już w następnym dniu roboczym lub w ciągu 7 dni roboczych – w zależności od rodzaju trybu offline. Wyjątkiem jest tryb awarii całkowitej (przewidziany na wypadek nadzwyczajnych sytuacji związanych z zagrożeniem geopolitycznym kraju lub jego infrastruktury). Faktury wystawia się wówczas w postaci papierowej lub elektronicznie i nie przesyła się ich do KSeF.

Dla szczególnego nabywcy

Inaczej należy postąpić, gdy zaginie lub ulegnie zniszczeniu faktura ustrukturyzowana bądź faktura wystawiona w trybie offline (offline24, niedostępność KSeF lub tryb awaryjny), która została udostępniona poza KSeF szczególnemu nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (np. konsument, zagraniczny nabywca nieposiadający w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia tej działalności, zagraniczny nabywca korzystający w Polsce ze zwolnienia z VAT na podstawie art. 113a ust. 1, czyli tzw. procedury SME – small medium-sized enterprises).

Jeżeli taka faktura została następnie przesłana do KSeF, to w razie, gdyby zaginęła u nabywcy lub uległa zniszczeniu, podatnik (sprzedający) ponownie ją udostępni na wniosek nabywcy, przy czym oznacza ją kodem QR, co umożliwi dostęp do niej w KSeF oraz weryfikację zawartych na niej danych (art. 106l ust. 1 ustawy o VAT).

Zwykła e-faktura

Jeśli zaginie lub ulegnie zniszczeniu zwykła faktura elektroniczna (nieustrukturyzowana), to zgodnie z art. 106l ust. 2 ustawy o VAT podatnik (sprzedający):

• udostępnia ją ponownie na wniosek nabywcy albo

• wystawia ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

Faktura papierowa

Jeżeli zaginie lub ulegnie zniszczeniu faktura papierowa, to zgodnie z art. 106l ust. 3 ustawy o VAT podatnik (sprzedający) wystawia ją ponownie:

• na wniosek nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, którą sam posiada jako sprzedający, albo

• zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.

Przepisy art. 106l ust. 1–3 stosuje się odpowiednio do:

• osoby upoważnionej przez podatnika do wystawiania faktur,

• podmiotu, o którym mowa w art. 106c, czyli do organów egzekucyjnych i komorników sądowych,

• nabywcy, o którym mowa w art. 106d ust. 1, czyli wystawiającego faktury na zasadzie samofakturowania,

• dłużnika.

Przepis przejściowy

Jeżeli zaginęły lub uległy zniszczeniu faktury wystawione przed 1.02.2026 r., to wystawia się je ponownie, ale nie w postaci ustrukturyzowanej – wynika z art. 16 ustawy nowelizującej.