Moment odliczenia VAT z faktury wystawionej poza KSeF

To wnioski płynące z interpretacji KIS z 13.01.2026 r. (0114-KDIP1-3.4012.804.2025.1.JG). Wystąpiła o nią spółka, który pytała, czy jeżeli po 1.02.2026 r. sprzedawca, błędnie interpretując przepisy lub powołując się na okoliczności awaryjne, wystawi fakturę poza KSeF, mimo że ciąży na nim obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, to spółka – jako nabywca – nabędzie prawo do odliczenia VAT dopiero w momencie nadania fakturze numeru KSeF, czy już z chwilą jej faktycznego otrzymania w formie tradycyjnej.

Spółka miała też wątpliwości, czy podstawą odliczenia VAT naliczonego może być dokument, o którym mowa w opublikowanym przez Ministerstwo Finansów „Podręczniku KSeF 2.0”, zwany potwierdzeniem transakcji. Wskazano tam, że w sytuacji, gdy faktura nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF ID można wydać nabywcy – bez względu na jego status – potwierdzenie transakcji, czyli potwierdzenie, że w KSeF będzie wystawiona faktura o danej treści handlowej. 

KIS potwierdziła, że faktura wystawiona poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w tym systemie, jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Wystawienie jej z naruszeniem obowiązku korzystania z KSeF nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia, o ile spełnione są przesłanki z art. 86 ust. 1 i nie zachodzą przesłanki negatywne z art. 88 ustawy o VAT.

Przepisy o KSeF nie modyfikują podstawowych zasad powstawania prawa do odliczenia, wynikających wprost z ustawy o VAT, w tym momentu jego powstania, który należy określić na zasadach ogólnych – zgodnie z art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 ustawy o VAT. Prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym nabywca faktycznie otrzymał fakturę. Chodzi o moment otrzymania faktury poza KSeF, niezależnie od tego, czy i kiedy dokument ten zostanie następnie wprowadzony do systemu i otrzyma numer KSeF.

Jeśli chodzi o „potwierdzenie transakcji”, to jak wyjaśniła KIS, jest to dokument o charakterze czysto informacyjnym, wydawany przed nadaniem fakturze numeru KSeF. Z uwagi na zakres elementów w nim zawartych nie stanowi on faktury w rozumieniu art. 2 pkt 31–32a ustawy o VAT ani też faktury uproszczonej, o której mowa w przepisach wykonawczych. Nie uprawnia więc do odliczenia podatku naliczonego.

Na temat odliczenia VAT z faktur wystawionych z pominięciem KSeF pisaliśmy też ⇒TU⇐.