Kiedy zagraniczny przedsiębiorca musi wystawiać i odbierać faktury w KSeF

Szczególne reguły dla zagranicznych podmiotów

W myśl art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy podatnika:

• nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani SMPD na terytorium kraju lub
• nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który ma tu SMPD, ale nie uczestniczy ono w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

Taki podatnik może jednak dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF – wszystkie lub niektóre (może o tym zadecydować każdorazowo w zakresie konkretnej transakcji).

Ponadto – na mocy art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT – sprzedawcy towarów/usług na rzecz takiego podatnika, po wystawieniu dla niego faktury ustrukturyzowanej, przekazują mu ją w sposób z nim uzgodniony (a więc niekoniecznie przez KSeF, lecz np. w formie papierowej czy e-mailem).

Gdzie szukać definicji

MF wyjaśnił, że na potrzeby KSeF należy odpowiednio posiłkować się definicją SMPD wprowadzoną dla potrzeb ustalania miejsca świadczenia usług, zawartą w bezpośrednio stosowanych przepisach prawa unijnego oraz w orzecznictwie TSUE. Chodzi o regulacje rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z 15.03.2011 r. ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 77 z 23.03.2011 r).

Zgodnie z jego art. 11 ust. 1 i 2 SMPD oznacza, co do zasady, dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu:

• odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych na własne potrzeby tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej (tzw. bierne SMPD) lub
• świadczenie usług, które wykonuje (tzw. czynne SMPD).

O powstaniu obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez zagranicznego podatnika decyduje to, czy ma on w Polsce czynne SMPD. Posiadanie biernego SMPD nie spowoduje takiego obowiązku. Jak wskazał MF, np. samo uczestnictwo w procesie składania zamówień towarów oraz w procesie zgłoszeń reklamacyjnych nie oznacza, że to SMPD czynnie uczestniczy w dostawie towarów. Podobnie w przypadku, gdy zasoby SMPD wykorzystuje się jedynie do zadań administracyjnych (księgowość, fakturowanie i odzyskiwanie należności), uznaje się, że nie są one wykorzystywane do celów realizacji dostaw/usług.

Do tego, by uznać, że zagraniczny podatnik ma w Polsce SMPD, nie wystarczy jednak sam fakt:

• posiadania numeru identyfikacyjnego VAT (art. 11 ust. 3 rozporządzenia),

• stwierdzenia istnienia zakładu,

• stwierdzenia istnienia powiązań osobowych lub kapitałowych w relacjach między podatnikami.

Warunki powstania SMPD

MF przypomniał, że SMPD istnieje, jeżeli łącznie spełnione są następujące przesłanki:

1. W miejscu tym znajduje się zaplecze personalne i techniczne usługodawcy (m.in. pracownicy, maszyny, urządzenia, systemy operacyjne. nieruchomość, gdy jest niezbędna do wykonywania danego rodzaju działalności). Zapleczem może być biuro, w którym są podejmowane decyzje w zakresie zwykłego zarządu czy sporządzane umowy. Może to być zaplecze własne lub udostępnione na podstawie umowy najmu czy leasingu, ale dostępne jak własne. SMPD nie występuje, gdy zagraniczny podmiot korzysta z usług pracowników innej spółki, którzy nie podlegają jego instrukcjom ani kontroli, nie ma on wpływu na ustalanie organizacji ich pracy, pracownicy nie mają prawa zawierania ani negocjowania kontraktów handlowych w sposób dla niego wiążący. SMPD nie występuje też, gdy zasoby personalne i techniczne są wykorzystywane wyłącznie do działań o charakterze przygotowawczym, pomocniczym, akcesoryjnym (rekrutacja pracowników, zakup towarów/usług dla celów wykonywania działalności operacyjnej, przyjmowanie zleceń, składanie zamówień, wsparcie kontroli – np. jakości).

2. Zaplecze to posiada strukturę, która umożliwia sprzedaż. Podatnik dzięki temu zapleczu powinien być w stanie zawierać umowy w zakresie zwykłego zarządu (bieżącej działalności).

3. Miejsce, w którym znajduje się to zaplecze, charakteryzuje się stałością wystarczającą do wykonywania sprzedaży. Działalność prowadzona w SMPD nie może być przemijająca lub okresowa (o jej trwałości świadczy m.in. zawarcie wieloletnich umów). Istniejące zaplecze personalne i techniczne musi być adekwatne do profilu działalności gospodarczej.

Obowiązki polskich kontrahentów zagranicznego podatnika

W objaśnieniach wskazano, że polscy nabywcy towarów/usług od podatników z siedzibą za granicą nie mają – do celów stosowania KSeF – obowiązku weryfikacji, czy taki podatnik ma SMPD w Polsce.

Z kolei polscy sprzedawcy towarów/usług na rzecz zagranicznych kontrahentów powinni zweryfikować, czy ci ostatni mają w Polsce SMPD uczestniczące w nabyciu towarów/usług – w celu ustalenia sposobu przekazania im ustrukturyzowanych faktur (przez KSeF czy może w inny uzgodniony z nimi sposób). W świetle orzecznictwa TSUE nie powinni być przy tym zobligowani do prowadzenia skomplikowanych analiz. Dlatego MF wskazał przykładowe kryteria, które należy zastosować w celu ustalenia istnienia SMPD i jego uczestnictwa w nabyciu towarów/usług na potrzeby wystawiania faktur. Z objaśnień wynika, że w przypadku:

• braku informacji pozwalających przeprowadzić analizę, czy zagraniczny nabywca ma SMPD w Polsce, można przyjąć, że ono nie istnieje (wówczas fakturę trzeba przekazać w uzgodniony z nim sposób),
• złożenia przez zagranicznego nabywcę oświadczenia, że ma on w Polsce SMPD uczestniczące w nabyciu towaru/usługi, należy przyjąć stan zgodny z tym oświadczeniem (faktura podlega przekazaniu przez KSeF).
• podania przez nabywcę dla celów transakcji NIP, pod którym jest zidentyfikowany w Polsce, i niezłożenia oświadczenia o braku SMPD lub o braku uczestnictwa SMPD w nabyciu towarów/usług, można założyć, że ma on w Polsce SMPD uczestniczące w transakcji (faktura podlega przekazaniu przez KSeF).