Urlop na żądanie podczas delegacji

Jeżeli o urlop pracownik wnioskuje podczas podróży służbowej, pracodawca może odmówić. Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny. Udzielenie urlopu w trakcie podróży służbowej nie spełniałoby celu istnienia tego uprawienia, stanowiłoby zaś przede wszystkim istotne naruszenie interesów pracodawcy – w związku z dodatkowymi kosztami ponoszonymi na wydatki delegacyjne (potencjalne wydłużenie czasu trwania wyjazdu) i z możliwością niezrealizowania zadań służbowych, będących celem delegacji.

Przy dłuższej delegacji krajowej (co najmniej 10-dniowej) pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem. Z uprawnienia tego może, ale nie musi korzystać. W opisanej sytuacji czasy przejazdów, łącznie z dojazdem na dworzec itp., czynią przejazd do domu zbyt dużym i mało racjonalnym obciążeniem. Nie oznacza to jednak, że pracownik będzie mógł wydłużyć weekend, biorąc dzień wolnego.

Pracownik może się domagać udzielenia mu w roku kalendarzowym nie więcej niż 4 dni urlopu we wskazanym przez niego terminie (art. 167² Kp). Pracodawca – ­­co do zasady – powinien uwzględnić taki wniosek, a właściwie żądanie, które powinno do niego dotrzeć najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Urlop na żądanie pozostaje urlopem wypoczynkowym, który jest udzielany przez pracodawcę. Powinien on – zasadniczo – go udzielić, ale nadal (jak przy urlopie wykorzystywanym na ogólnych zasadach) pracownik nie może rozpocząć urlopu bez zgody pracodawcy.

W wyroku z 11.09.2012 r. (III PK 17/12) SN orzekł, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy (podobnie np. wyrok SN z 28.10.2009 r., II PK 123/09). Należy jednak podkreślić, że odmowa stanowi odstępstwo od reguły, którą jest obowiązek udzielenia urlopu na żądanie we wskazanym terminie.

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie, gdy wykorzystywanie urlopu byłoby sprzeczne z zasadą dbałości o dobro i mienie pracodawcy (art. 100 § 2 pkt 4 Kp) i nieobecność pracownika mogłaby narazić pracodawcę na szkodę, powodować poważne zakłócenie w funkcjonowaniu zakładu pracy.

Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 775 § 1 Kp). Z definicji „podróży służbowej” wynika przede wszystkim, że jej celem jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę. Zadanie to może należeć i na ogół należy do zakresu czynności pracownika, wynikającego z zajmowanego stanowiska lub z rodzaju wykonywanej pracy, ale nie zawsze musi pozostawać z nimi w związku. Wykonywanie zadania nie jest tym samym, co wykonywanie pracy (określonego rodzaju zadań). Zadanie zamyka się w pewnych granicach przedmiotowych i czasowych, które mieszczą się wprawdzie – co do zasady – w procesie wykonywania pracy (zadań), ale go nie wyczerpują. Użycie formy ciągłej czasownika „wykonać” poza sygnalizowaniem braku odpowiedzialności pracownika za rezultat świadczy o tym, że zadanie będzie wymagało pobytu w miejscu jego wykonywania przez pewien, krótszy lub dłuższy, czas (wyrok SN z 11.04.2001 r., I PKN 350/00).

Określając zadanie służbowe do wykonania podczas wyjazdu, bierze się pod uwagę m.in. czas jego realizacji i od tego czasu, z uwzględnieniem przepisów o czasie pracy (głównie dotyczących obowiązku zapewnienia odpoczynku, pracy w dniach wolnych) oraz specyfiki zadania (konieczność współpracy z innymi osobami, realizacja w dniach i przedziałach godzinowych uzależnionych od możliwości wstępu do danego obiektu itp.), uzależnia czas trwania wyjazdu. Długość wyjazdu wpływa wprost na koszty pracodawcy (diety, noclegi, ale często również np. blokada sprzętu, urządzeń, pojazdów).

Uznanie możliwości realizacji podczas wyjazdu służbowego prawa do urlopu na żądanie byłoby szczególną ingerencją w interesy pracodawcy, skutkowałoby nadmiernym kosztem, wypaczałoby niekiedy sens wyjazdu lub znacząco go wydłużało (w przedstawionej sytuacji dzień urlopu na żądanie mógłby wydłużyć wyjazd o 3 dni – 2 dni wolnego weekendu i kolejny poniedziałek realizowanej pracy). Uznać należy, że podczas delegacji pracodawca nie ma obowiązku przychylenia się do wniosku pracownika o urlop na żądanie.

W taki sposób do podobnego problemu podeszła także PIP, stwierdzając m.in., że podczas podróży służbowej nie jest możliwe udzielenie pracownikowi urlopu na żądanie. Jeżeli natomiast zaistnieją okoliczności uniemożliwiające mu właściwe wykonywanie pracy (np. z powodu złego samopoczucia), ma prawo zwolnić się u pracodawcy na czas wizyty u lekarza. Wówczas lekarz zdecyduje, czy pracownik jest zdolny do wykonywania pracy, a jeśli nie, wyda mu stosowne zaświadczenie.