Uproszczenia przy podpisywaniu sprawozdań finansowych przez wieloosobowy zarząd

Nowelizacja uor z 14.10.2021 r.[1] wprowadziła możliwość stosowania uproszczenia przy podpisywaniu sprawozdań finansowych (sf) przez kierownika jednostki będącego zarządem wieloosobowym.

Ogólna zasada, określona w art. 52 ust. 2 uor, pozostaje bez zmian. Z przepisu tego wynika, że sf podpisują – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.

Dodany został ust. 2a wskazujący, że podpisanie sf stanowi potwierdzenie, iż spełnia ono wymagania przewidziane w uor. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sf. Sporządza się ją – co do zasady – w formie elektronicznej oraz opatruje podpisem elektronicznym (zaufanym, kwalifikowanym lub osobistym).

W nowych ust. 2b i 2c art. 52 przewidziano z kolei możliwość podpisania sf przez co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład wieloosobowego zarządu (organu), po złożeniu przez pozostałych członków tego organu:

• oświadczenia, że sf spełnia wymagania przewidziane w uor; oświadczenie to powinno mieć – co do zasady – formę elektroniczną, być opatrzone podpisem elektronicznym (zaufanym, kwalifikowanym lub osobistym) i zostać złożone przed podpisaniem sf,
• odmowy złożenia ww. oświadczenia, co jest równoznaczne z odmową podpisania sf – konieczne jest wówczas sporządzenie pisemnego uzasadnienia odmowy; odmowa złożenia oświadczenia powinna mieć także formę elektroniczną oraz podpis elektroniczny (zaufany, kwalifikowany lub osobisty).

W odmowie podpisu, oświadczeniu, że sf spełnia wymagania przewidziane w uor lub odmowie jego złożenia, wskazuje się sf, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sf przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Oświadczenie zastępuje zatem podpis członka zarządu pod sf. Stanowi to duże uproszczenie, szczególnie gdy członkowie zarządu nie posługują się podpisem elektronicznym.

Uor przewiduje także możliwość złożenia odmowy podpisu pod sf oraz ww. oświadczeń w formie papierowej, opatrzonej własnoręcznym podpisem. Wchodząca w skład zarządu osoba podpisująca sf zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. Kopia powinna mieć format umożliwiający odczyt dokumentu.

Oświadczenie, że sf spełnia wymagania przewidziane w uor, oraz odmowę złożenia oświadczenia i odmowę podpisu dołącza się do sf. Wskazane jest, aby były to oddzielne pliki. Są one składane do KRS wraz z sf (zmieniony art. 69 ust. 1 uor).