Odmowa podpisania sprawozdania finansowego po zmianie na stanowisku głównego księgowego

Zasady podpisywania sprawozdania finansowego (sf) określa art. 52 uor. Podpisuje je – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki (jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu, ale po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sf spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń).

Podpisanie sf stanowi potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie. Odmowa podpisu sf wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sf. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sf i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sf spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sf. W treści odmowy podpisu, oświadczenia lub odmowy złożenia oświadczenia wskazuje się sf, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sf przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Odmowę podpisu, oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem.

W przypadku gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy i jeżeli odmowa podpisu, oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia zostały sporządzone w postaci papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem, jedna z osób wchodzących w skład tego organu, podpisująca sf, zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów.

Sytuacja, którą przedstawił Czytelnik, nie należy do rzadkości. Jeśli w trakcie roku obrotowego (albo – jak w pytaniu – po jego zakończeniu) zmienia się osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, to nowa osoba jak najbardziej ma prawo czuć dyskomfort czy obawę przed podpisaniem sf, czyli wzięciem odpowiedzialności za okres, za który jest ono sporządzone. Odmowa jednak musi być uzasadniona w specjalnym piśmie dołączonym do sprawozdania. Jeżeli takiego dokumentu zabraknie, a na sf nie będzie podpisu osoby sporządzającej, będzie ono nieważne.

Brak podpisu osoby sporządzającej sf przy jednoczesnym dołączeniu odmowy w formie przewidzianej przez uor, gdy sf zostało podpisane przez kierownika jednostki, nie powinien w opisanym przypadku skutkować modyfikacją opinii z badania, biorąc pod uwagę, że – jak wskazał Czytelnik – nie stwierdzono żadnych istotnych nieprawidłowości podczas badania, co mogłoby się skończyć zastrzeżeniem/zastrzeżeniami lub odstąpieniem od wyrażenia opinii. Innymi słowy, jeżeli na sf zabraknie podpisu obecnej głównej księgowej, ale jako załącznik zostanie dodane pismo, w którym wyjaśni ona powody swojej decyzji, nie będzie to wpływać na ocenę jakości i poprawności sf.

Jeśli chodzi o możliwość podpisania sf przez poprzednią główną księgową, to moim zdaniem takie rozwiązanie nie wchodzi w grę. Zgodnie z art. 52 ust. 2 uor sf podpisuje (oprócz kierownika jednostki) osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Brak formalnej relacji tej osoby ze spółką w postaci wskazania jej jako osoby odpowiedzialnej za księgi rachunkowe uniemożliwia złożenie przez nią podpisu w takim charakterze.