Jak ustalić datę operacji gospodarczej

„Data dokonania operacji gospodarczej” to pojęcie z zakresu rachunkowości. Niestety, uor nie podaje jego definicji, wymaga natomiast, aby zarówno dowód księgowy (art. 21 ust. 1 pkt 4), jak i zapis księgowy (art. 23 ust. 2 pkt 1) zawierały tę datę. Jest ona potrzebna do ujęcia danego zdarzenia w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału określoną w art. 6 ust. 1 uor.

Można stwierdzić, że datą wystąpienia operacji gospodarczej jest dzień, w którym powstał skutek ekonomiczny zdarzenia gospodarczego, niezależnie od daty jego udokumentowania. Skutek ten powoduje zmiany w majątku jednostki – aktywach, pasywach, w tym w procesach kształtujących wynik finansowy.

W dobie technologii cyfrowych i związanych z tym wymogów stawianych ustrukturyzowanym fakturom (wynikających z ustawy o VAT) pojawia się problem, jak rozumieć datę operacji gospodarczej i gdzie jej szukać na dokumencie księgowym. Przypisanie dat dostępnych w systemie księgowym do pól w schemie nie jest problemem nowym, gdyż w schemie JPK_KR_PD, podobnie jak w JPK_KR, zdefiniowano trzy rodzaje dat:

• dokonania operacji gospodarczej,
• sporządzenia dowodu księgowego,
• pod którą ujęto dowód w księgach rachunkowych.

Moim zdaniem data operacji gospodarczej wynika z rodzaju operacji. Niekoniecznie jest to data ujęta na dowodzie księgowym i nie zawsze jest zgodna z zawartymi na fakturze datami sprzedaży czy wystawienia faktury. Ponadto, jak wskazano w pytaniu, faktury dotyczące usług ciągłych nie zawierają „daty dokonania operacji gospodarczej”.

Może się też zdarzyć, że w jednym dokumencie księgowym (fakturze) może być kilka dat, które można by przyjąć jako datę operacji gospodarczej.

W związku z tym jednostki mogą zastosować różne rozwiązania. Jeśli jednak zostaną one prawidłowo i precyzyjnie opisane w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości, nikt (np. żaden audytor) nie będzie miał zastrzeżeń co do ich poprawności.

Jako biegła rewident z wieloletnim doświadczeniem rekomenduję moim klientom zapisanie w zasadach (polityce) rachunkowości, jak dana jednostka określa datę operacji gospodarczej, jeżeli dowód źródłowy takiej daty nie zawiera, oraz co dla niej stanowi tę datę, np. przy usługach ciągłych lub takich, gdzie jest kilka różnych okresów rozliczeniowych.

Ustosunkowując się do treści pytania, trzeba podkreślić, że zgodnie z broszurą informacyjną Ministerstwa Finansów w strukturze JPK_KR_PD w węźle Dziennik należy podać[1]:

1. Datę dokonania operacji gospodarczej, o której mowa w art. 23 ust. 2 pkt 1 uor, umieszczoną na dowodzie księgowym przez jego wystawcę, zgodnie z wymogiem określonym w art. 21 ust. 1 pkt 4 uor (pole daty np. „2026-02-10”).
2. Datę sporządzenia dowodu księgowego, o której mowa w art. 23 ust. 2 pkt 2 uor, umieszczoną na dowodzie księgowym przez jego wystawcę, zgodnie z wymogiem określonym w art. 21 ust. 1 pkt 4 uor. Jeśli dowód został sporządzony pod datą dokonania operacji gospodarczej i brak jest na dowodzie daty sporządzenia dowodu księgowego, to zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 4 uor w polu należy umieścić datę operacji gospodarczej (pole daty np. „2026-02-10”).
3. Datę, pod którą ujęto dowód w księgach (pole daty np. „2026-02-10”).

W związku z tym istotne jest przeanalizowanie, jakie daty są dostępne w systemie księgowym oraz w jaki sposób zostały skonfigurowane dla poszczególnych typów transakcji.

Warto podkreślić, że zapisy w zasadach (polityce) rachunkowości dotyczące „daty dokonania operacji gospodarczej” powinny uwzględniać następujące reguły:

1. Jeżeli zapis księgowy jest dokonywany na podstawie faktury pierwotnej, należy podać datę sprzedaży z tej faktury. Gdy podstawą zapisu księgowego jest faktura korygująca, trzeba podać datę sprzedaży, która wynika z tej faktury.
2. Jeśli na fakturze widnieje tylko data wystawienia, należy przyjąć, że jest ona tożsama z datą sprzedaży (wykonania usługi lub dostawy towaru). Brak odrębnej daty sprzedaży oznacza, że transakcja została przeprowadzona w dniu wystawienia dokumentu.
3. W przypadku usług ciągłych datą operacji gospodarczej, zgodnie z zasadą memoriału, jest ostatni dzień okresu rozliczeniowego, niezależnie od daty wystawienia faktury.
4. W sytuacji gdy na jednym dokumencie księgowym (fakturze) jest kilka dat operacji gospodarczej, warto się odnieść do treści ekonomicznej operacji gospodarczej, którą dany dowód księgowy dokumentuje. Jeśli zatem mamy fakturę za dwa okresy rozliczeniowe, to mimo jednej daty wystawienia, należałoby, moim zdaniem, wykazać dwie daty operacji gospodarczych, co powinno być przestrzegane zwłaszcza na przełomie lat obrotowych. Warto jednak rozważyć, czy nie zastosować uproszczenia wynikającego z zasady istotności (art. 4 ust. 4 uor), jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawianie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Koszty usług telekomunikacyjnych są zazwyczaj nieistotne, dlatego nie będzie błędem ujmowanie ich w księgach rachunkowych w ciągu roku w całości w jednym miesiącu, np. tym, którego dotyczą w większej części, albo w miesiącu wystawienia lub otrzymania faktury.
5. Dla faktur za usługi budowlane został określony szczególny moment powstania obowiązku podatkowego w VAT. Jednak dla celów rachunkowości datą operacji gospodarczej jest moment wykonania robót (lub ich etapu).