Sposób ewidencji w księgach rachunkowych operacji na rzecz osób niebędących mieszkańcami domu pomocy społecznej

Na mocy art. 11 ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. DzU z 2025 r. poz. 1483) samorządowymi jednostkami budżetowymi (gminnymi, powiatowymi i wojewódzkimi) są jednostki organizacyjne sektora finansów publicznych nieposiadające osobowości prawnej, które pokrywają swoje wydatki bezpośrednio z budżetu, a pobrane dochody odprowadzają na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

W myśl ustawy z 12.03.2004 r. o pomocy społecznej (tekst jedn. DzU z 2026 r. poz. 639) DPS świadczy usługi bytowe, opiekuńcze, wspomagające i edukacyjne na poziomie obowiązującego standardu, w zakresie i formach wynikających z indywidualnych potrzeb osób w nim przebywających (mieszkańców domu), a ponadto może świadczyć usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze dla osób w nim niezamieszkujących (art. 55 ust. 1 i 3). Może także świadczyć usługi wsparcia krótkoterminowego w formie pobytu całodobowego lub w formie dziennej osobom pełnoletnim wymagającym wsparcia z powodu wieku, choroby lub niepełnosprawności, niebędącym mieszkańcami domu. Są one adekwatne do zakresu usług realizowanych przez DPS na rzecz jego mieszkańców, z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb osób korzystających z tej formy wsparcia (art. 55a).

Zdarza się, że DPS nie ewidencjonują w księgach rachunkowych operacji, w tym przychodów i kosztów, wynikających ze świadczenia usług dla osób niebędących mieszkańcami DPS, bo uważają, że nie jest to ich działalność „statutowa” (tymczasem wszystkie zadania – czy to obligatoryjne, czy fakultatywne – jako operacje, które zaistniały w jednostce, należy, zgodnie z art. 20 ust. 1 uor, ująć w księgach rachunkowych i wykazać w sprawozdaniu finansowym). Bywa też, że DPS księgują te operacje jako pośrednio związane z działalnością operacyjną – pozostałe przychody operacyjne lub pozostałe koszty operacyjne (mimo że dotyczą działalności analogicznej do świadczonej na rzecz mieszkańców DPS, której możliwość wykonywania wynika bezpośrednio z przepisów ustawy o pomocy społecznej), albo specjalnie dla tej działalności wyodrębniają konta syntetyczne.

Moim zdaniem, jeżeli DPS świadczy usługi, o których mowa w pytaniu (dla osób w nim niezamieszkujących), to na potrzeby prowadzenia ksiąg rachunkowych, ustalania wyniku finansowego oraz sporządzania sprawozdania finansowego wskazane jest przyjęcie rozwiązania ewidencyjnego polegającego na rachunkowym wyodrębnieniu tej działalności. W ramach już prowadzonych przez DPS kont syntetycznych (np. dla środków pieniężnych, należności, zobowiązań, przychodów, kosztów) należałoby wyodrębnić ewidencję analityczną dla:

• usług świadczonych na rzecz mieszkańców DPS,
• osób niebędących mieszkańcami DPS,

przez wprowadzenie do zakładowego planu kont odrębnych kont analitycznych (lub rozbudowę istniejących) w takim układzie, aby możliwe było spełnienie wymagań określonych ustawą o pomocy społecznej, a także w zakresie dokonywania wszelkiego rodzaju rozliczeń.

W tym celu DPS może dodać konta analityczne m.in. dla:

• środków pieniężnych (np. 130-5 „Rachunek bieżący jednostki dla osób niebędących mieszkańcami DPS”),
• wszelkiego rodzaju rozrachunków lub rozliczeń (w ramach kont zespołu 2, np. 201-5 „Rozrachunki z dostawcami na rzecz osób niebędących mieszkańcami DPS”, 240-5 „Pozostałe rozrachunki z osobami niebędącymi mieszkańcami DPS”),
• przychodów (np. 700-5 „Przychody od osób niebędących mieszkańcami DPS”, 760-5 „Pozostałe przychody operacyjne od osób niebędących mieszkańcami DPS”),
• kosztów (w ramach kont zespołu 4, np. 401-5 „Zużycie materiałów i energii na rzecz osób niebędących mieszkańcami DPS”, 402-5 „Usługi obce na rzecz osób niebędących mieszkańcami DPS”, oraz kont zespołu 7, np. 761-5 „Pozostałe koszty operacyjne na rzecz osób niebędących mieszkańcami DPS”).

Przyjęte przez DPS rozwiązanie ewidencyjne powinno znaleźć odzwierciedlenie w zasadach (polityce) rachunkowości, którą ustala i aktualizuje kierownik jednostki, zgodnie z art. 4 ust. 5 w zw. z art. 10 uor.