Zamówienie-Koszyk
Dokończ - Edytuj - Anuluj

Droga Użytkowniczko, Drogi Użytkowniku, klikając AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU wyrazisz zgodę na to aby Rachunkowość Sp. z o.o. oraz Zaufani Partnerzy przetwarzali Twoje dane osobowe takie jak identyfikatory plików cookie, adresy IP, otwierane adresy url, dane geolokalizacyjne, informacje o urządzeniu z jakiego korzystasz. Informacje gromadzone będą w celu technicznego dostosowanie treści, badania zainteresowań tematami, dostosowania niektórych treści do lokalizacji z której jest odczytywana oraz wyświetlania reklam we własnym serwisie oraz w wykupionych przez nas przestrzeniach reklamowych w Internecie. Wyrażenie zgody jest dobrowolne.

Klikając w przycisk AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU wyrażasz zgodę na zapisanie i przechowywanie na Twoim urządzeniu plików cookie. W każdej chwili możesz skasować pliki cookie oraz ograniczyć możliwość zapisywania nowych za pomocą ustawień przeglądarki.

Wyrażając zgodę, pozwalasz nam na wyświetlanie spersonalizowanych treści m.in. indywidualne rabaty, informacje o wykupionych przez Ciebie usługach, pomiar reklam i treści.

AKCEPTUJĘ I PRZECHODZĘ DO SERWISU
account_circle
dehaze

Logowanie

e-mail:

hasło:

 

 

Logowanie za pomocą e-maila

Jeżeli nie pamiętasz hasła albo nie masz konta, to wyślemy na Twój e-mail wiadomość weryfikującą. Po kliknięciu w link z e-maila będziesz zalogowany na urządzeniu do chwili wylogowania.

e-mail:

Klikając w poniższy link, zgadzasz się na zapisanie podanych w formularzu danych i wykorzystywanie ich zgodnie z polityką przetwarzania danych dostępną w dokumencie ⇒Polityka przetwarzania danych osobowych (RODO)⇐

 

Logowanie do za pomocą e-maila

Sprawdzanie danych....

Udokumentowanie kosztów noclegu podczas podróży służbowej fakturą wystawioną na delegowanego zamiast na spółkę

Jadwiga Sztabińska
Anna Koleśnik doradca podatkowy
Prezes zarządu spółki z o.o. był w podróży służbowej we Francji. Za nocleg zapłacił służbową kartą płatniczą (płatność obciążyła rachunek bankowy spółki), a do rozliczenia przedstawił fakturę z hotelu, wystawioną na jego imię i nazwisko.
Czy spółka może na tej podstawie ująć koszty noclegu w podróży służbowej, czy też powinna potraktować taką fakturę jak brak rachunku za nocleg?

Ponieważ to spółka poniosła koszt noclegu (płacąc za usługę hotelową bezpośrednio ze swojego rachunku bankowego), a nie jej prezes, nie ma podstaw do uwzględniania w rozliczeniu podróży służbowej faktury za nocleg w hotelu, wystawionej błędnie na prezesa. Spółka nie zwraca mu bowiem tych kosztów. Choć nie dysponuje wystawioną na siebie fakturą, usługę hotelową może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na ogólnych zasadach (zapewnienie noclegu delegowanemu stanowi koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów) – ma bowiem inne dowody poniesienia wydatku (wyciąg bankowy, faktura przedłożona przez prezesa, wystawiona na jego imię i nazwisko).

Sposób uregulowania

O warunkach wypłacania należności za podróże służbowe członka zarządu spółki z o.o. (w tym prezesa) decyduje podstawa wykonywania przez niego funkcji. Jest nią stosunek organizacyjny będący efektem powołania do zarządu (nie jest to powołanie w rozumieniu art. 68 Kp – por. wyrok SN z 19.11.2013 r., I PK 120/13), stosunek pracy albo cywilnoprawny (por. wyrok SN z 17.02.2015 r., I UK 221/14). Stąd zasady dotyczące rozliczania podróży służbowych mogą być określone w:

  • uchwale wspólników spółki z o.o. o powołaniu na stanowisko w zarządzie, regulaminie/statucie spółki albo w umowie spółki (art. 203 § 2 i art. 2031 Ksh oraz interpretacja KIS z 28.02.2020 r., 0114-KDIP2-2.4010.492.2019.7.PP) – przy realizacji zadań członka zarządu wyłącznie na mocy stosunku organizacyjnego,
  • regulaminie wynagradzania członków zarządu (zasady wynagradzania osób zarządzających w imieniu pracodawcy nie mogą być umieszczane w regulaminie wynagradzania obowiązującym wobec innych pracowników ani w układzie zbiorowym pracy – art. 772 § 5, art. 24126 § 2 w zw. z art. 128 § 2 pkt 2 Kp), a przy jego braku – w umowach o pracę – jeżeli członek zarządu pozostaje ze spółką w stosunku pracy,
  • umowie cywilnoprawnej – w razie jej zawarcia z członkiem zarządu.

Ponieważ to spółka poniosła koszt noclegu (płacąc za usługę hotelową bezpośrednio ze swojego rachunku bankowego), a nie jej prezes, nie ma podstaw do uwzględniania w rozliczeniu podróży służbowej faktury za nocleg w hotelu, wystawionej błędnie na prezesa. Spółka nie zwraca mu bowiem tych kosztów. Choć nie dysponuje wystawioną na siebie fakturą, usługę hotelową może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na ogólnych zasadach (zapewnienie noclegu delegowanemu stanowi koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów) – ma bowiem inne dowody poniesienia wydatku (wyciąg bankowy, faktura przedłożona przez prezesa, wystawiona na jego imię i nazwisko).

Sposób uregulowania

O warunkach wypłacania należności za podróże służbowe członka zarządu spółki z o.o. (w tym prezesa) decyduje podstawa wykonywania przez niego funkcji. Jest nią stosunek organizacyjny będący efektem powołania do zarządu (nie jest to powołanie w rozumieniu art. 68 Kp – por. wyrok SN z 19.11.2013 r., I PK 120/13), stosunek pracy albo cywilnoprawny (por. wyrok SN z 17.02.2015 r., I UK 221/14). Stąd zasady dotyczące rozliczania podróży służbowych mogą być określone w:

  • uchwale wspólników spółki z o.o. o powołaniu na stanowisko w zarządzie, regulaminie/statucie spółki albo w umowie spółki (art. 203 § 2 i art. 2031 Ksh oraz interpretacja KIS z 28.02.2020 r., 0114-KDIP2-2.4010.492.2019.7.PP) – przy realizacji zadań członka zarządu wyłącznie na mocy stosunku organizacyjnego,
  • regulaminie wynagradzania członków zarządu (zasady wynagradzania osób zarządzających w imieniu pracodawcy nie mogą być umieszczane w regulaminie wynagradzania obowiązującym wobec innych pracowników ani w układzie zbiorowym pracy – art. 772 § 5, art. 24126 § 2 w zw. z art. 128 § 2 pkt 2 Kp), a przy jego braku – w umowach o pracę – jeżeli członek zarządu pozostaje ze spółką w stosunku pracy,
  • umowie cywilnoprawnej – w razie jej zawarcia z członkiem zarządu.

Zamiast własnych uregulowań każdy z tych dokumentów może zawierać odesłanie do rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167, dalej rozporządzenie o podróżach). Zakładam, że ma ono zastosowanie w przypadku opisanym przez Czytelnika, skoro nie wspomniał o odrębnych (wewnątrzspółkowych) unormowaniach.

Zasady rozliczania

Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej musi nastąpić nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia (§ 5 ust. 1 rozporządzenia o podróżach). W tym celu członek zarządu:

  • przedstawia dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami,
  • składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania, jeżeli złożenie dokumentu nie jest możliwe,
  • w uzasadnionych przypadkach przedkłada pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

Zobowiązuje do tego § 5 ust. 2 i 3 rozporządzenia o podróżach. Z kolei § 16 tego aktu prawnego nakazuje:

  • zwrócić koszty noclegu podczas podróży zagranicznej, w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia o podróżach, a w uzasadnionych przypadkach również po przekroczeniu tego limitu,
  • wypłacić ryczałt (bez czasu przejazdu) w wysokości 25% limitu, w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg,
  • wyłączyć prawo do zwrotu kosztów/ryczałtu za nocleg, gdy zapewnia go bezpłatnie spółka lub strona zagraniczna.

Ze zwrotem kosztów noclegu w ramach rozliczenia podróży służbowej mielibyśmy do czynienia w sytuacji, gdyby spółka nie zapewniała prezesowi zarządu noclegu, lecz dokonywała zwrotu wydatków poniesionych przez delegowanego (na podstawie przedłożonych przez niego dokumentów, wystawionych na jego imię i nazwisko). Płacąc za nocleg z własnych środków, powinien on otrzymać zwrot tych kosztów w udokumentowanej wysokości. Gdyby nie przedstawił wystawionej na siebie faktury/rachunku, przysługiwałby mu zwrot ryczałtowy.

Z pytania wynika jednak, że mamy do czynienia z odmienną sytuacją. Skoro prezes zapłacił za nocleg służbową kartą płatniczą, to znaczy, że nie on poniósł koszt noclegu, tylko spółka – nabył usługę hotelową w jej imieniu. Usługa powinna być zatem udokumentowana fakturą wystawioną na spółkę. Nie ma podstaw, by zwracać mu wydatek za nocleg – wydatku tego nie ujmuje się w rozliczeniu podróży służbowej. Kosztem uzyskania przychodu spółki nie jest zatem w tym przypadku zwrot kosztów noclegu na podstawie rozliczenia podróży, a ew. koszt zakupu przez nią usługi hotelowej w celu zapewnienia noclegu prezesowi zarządu w podróży służbowej.

Warunkiem potrącenia tego wydatku jako kosztu podatkowego jest potwierdzenie, że:

  • służy osiągnięciu przychodu, czyli został poniesiony w celu jego osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop),
  • został faktycznie poniesiony przez spółkę (podatnika),
  • nie znajduje się w katalogach wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, zawartych odpowiednio w art. 23 updof i art. 16 ust. 1 updop (wykazy te nie obejmują kosztu noclegu w hotelu),
  • jest rzetelnie udokumentowany przez spółkę.

Wszystkie cztery przesłanki muszą być spełnione łącznie, żeby wydatek na zakup usługi hotelowej spółka mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (por. wyrok WSA w Poznaniu z 6.04.2022 r., I SA/Po 1049/21).

Dowodem poniesienia wydatku i jednocześnie podstawą do ujęcia go w kosztach podatkowych jest zwykle faktura wystawiona na podatnika. W opisanym przypadku spółka nie dysponuje jednak taką fakturą. Ma natomiast wyciąg bankowy potwierdzający zapłatę za usługę hotelową i fakturę za tę usługę wystawioną błędnie na członka zarządu. Prezes powinien ją opatrzyć opisem dotyczącym celu poniesionego wydatku oraz oświadczeniem o braku możliwości uzyskania faktury na spółkę.

Jak potwierdzają organy podatkowe i sądy administracyjne, na gruncie prawa podatkowego obowiązuje zasada otwartego katalogu środków dowodowych. W myśl art. 180 Op jako dowód należy dopuścić wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Oznacza to, że wydatek może zostać udokumentowany również w inny sposób niż za pomocą faktury wystawionej na podatnika.

[1] Organy podatkowe są mniej rygorystyczne, jeśli chodzi o ten wymóg (zob. interpretacje KIS z 25.01.2021 r., 0113-KDIPT2-1.4011.881.2020. 3.AP, 24.06.2020 r., 0114-KDIP2-1.4010.176.2020.1.JS, czy 7.06.2017 r., 0114-KDIP2-2.4010.21.2017.2.AG).

NSA w wyroku z 15.05.2018 r. (II FSK 1034/16) stwierdził przy tym, że możliwość rozpoznania kosztu mimo braku faktury/rachunku zarezerwowana jest wyłącznie do przypadków, gdy brak ten ma charakter trwały; nie chodzi tu zatem o chwilowy brak faktury, wynikający z normalnego toku czynności wystawiającego ją podmiotu, czy nawet opóźnienia po jego stronie, ale o przypadki, kiedy faktura/rachunek w ogóle nie będą wystawione[1].

Z taką sytuacją mamy do czynienia w opisanym przypadku. Koszt zakupu usługi hotelowej spółka może zatem ująć w kosztach podatkowych na podstawie innych niż wystawiona na nią faktura dowodów będących w jej posiadaniu.

Wyświetlono 25% artykułu
Aby odblokować pełną treść

Kup dostęp do tego artykułu

Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30

Kup abonament

Abonamenty on-line Prenumeratorzy Członkowie SKwP
miesiąc 71,00
kwartał 168,00
pół roku 282,00
rok 408,00

Kup teraz

Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość".

Pomoc w uzyskaniu dostępu:

15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale.

Dodaj kod tutaj

Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami.

Dołącz do nas

„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!

Zamknij

Skróty w artykułach

akty prawne, standardy i interpretacje:
  • dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
  • dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
  • Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
  • KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
  • Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
  • Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
  • Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
  • Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
  • KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
  • MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
  • MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
  • Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
  • Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
  • rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
  • rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
  • rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
  • rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
  • specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
  • uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
  • uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
  • updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
  • updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
  • upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
  • US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
  • ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
  • ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
  • ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
  • ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
  • ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
  • ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
  • ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
  • ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
  • ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
  • usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
  • uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
  • Założenia koncepcyjne MSSF Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
pozostałe skróty:
  • CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
  • EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
  • FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
  • FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
  • FP – Fundusz Pracy
  • FS – Fundusz Solidarnościowy
  • IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
  • IS – izba skarbowa
  • KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
  • KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
  • KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
  • KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
  • KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
  • KSB – Krajowe Standardy Badania
  • MF – Minister Finansów
  • MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
  • MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
  • MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
  • MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
  • NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
  • PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
  • PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
  • PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
  • pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
  • PPK – pracownicze plany kapitałowe
  • RM – Rada Ministrów
  • SA – sąd apelacyjny
  • sf – sprawozdanie finansowe
  • skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
  • SN – Sąd Najwyższy
  • SO – sąd okręgowy
  • TK – Trybunał Konstytucyjny
  • TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
  • UCS – urząd celno-skarbowy
  • UE – Unia Europejska
  • US – urząd skarbowy
  • WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
  • WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
  • WSA – wojewódzki sąd administracyjny
  • zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
Skróty w tekście
Spis treści artykułu
Spis treści:
Stowarzyszenie
Księgowych w Polsce
Najbliższe szkolenia on-line
02.07.2025 Zmiany w UoR na 2025 r SKwP Kraków
02.07.2025 Fundacje i stowarzyszenia – prowadzenie ksiąg rachunkowych i sprawozdawczość SKwP Częstochowa, SKwP Gdańsk, SKwP Gorzów Wielkopolski, SKwP Kielce, SKwP Koszalin, SKwP Kraków, SKwP Łódź, SKwP Poznań
02.07.2025 Podkładki księgowe na gruncie CIT i PIT – czym są i dlaczego podnoszą poziom bezpieczeństwa podatkowego SKwP Bydgoszcz, SKwP Gdańsk, SKwP Gorzów Wielkopolski, SKwP Kielce, SKwP Koszalin, SKwP Kraków, SKwP Radom, SKwP Szczecin, SKwP Włocławek
03.07.2025 Cykl Prawa Pracy dla Pracowników – Rozwiązywanie Stosunku Pracy SKwP Gdańsk, SKwP Koszalin, SKwP Radom
03.07.2025 Analiza finansowa – poziom zaawansowany SKwP Warszawa
03.07.2025 Jednoosobowa działalność gospodarcza w praktyce SKwP Warszawa
03.07.2025 Aktualizacje z kwietnia 2025 i nowości w schemie FA(3). Szkolenie z logowaniem się do KSeF na żywo SKwP Poznań
Kursy dla księgowych