Udokumentowanie kosztów noclegu podczas podróży służbowej fakturą wystawioną na delegowanego zamiast na spółkę

Ponieważ to spółka poniosła koszt noclegu (płacąc za usługę hotelową bezpośrednio ze swojego rachunku bankowego), a nie jej prezes, nie ma podstaw do uwzględniania w rozliczeniu podróży służbowej faktury za nocleg w hotelu, wystawionej błędnie na prezesa. Spółka nie zwraca mu bowiem tych kosztów. Choć nie dysponuje wystawioną na siebie fakturą, usługę hotelową może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na ogólnych zasadach (zapewnienie noclegu delegowanemu stanowi koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów) – ma bowiem inne dowody poniesienia wydatku (wyciąg bankowy, faktura przedłożona przez prezesa, wystawiona na jego imię i nazwisko).

Sposób uregulowania

O warunkach wypłacania należności za podróże służbowe członka zarządu spółki z o.o. (w tym prezesa) decyduje podstawa wykonywania przez niego funkcji. Jest nią stosunek organizacyjny będący efektem powołania do zarządu (nie jest to powołanie w rozumieniu art. 68 Kp – por. wyrok SN z 19.11.2013 r., I PK 120/13), stosunek pracy albo cywilnoprawny (por. wyrok SN z 17.02.2015 r., I UK 221/14). Stąd zasady dotyczące rozliczania podróży służbowych mogą być określone w:

• uchwale wspólników spółki z o.o. o powołaniu na stanowisko w zarządzie, regulaminie/statucie spółki albo w umowie spółki (art. 203 § 2 i art. 2031 Ksh oraz interpretacja KIS z 28.02.2020 r., 0114-KDIP2-2.4010.492.2019.7.PP) – przy realizacji zadań członka zarządu wyłącznie na mocy stosunku organizacyjnego,
• regulaminie wynagradzania członków zarządu (zasady wynagradzania osób zarządzających w imieniu pracodawcy nie mogą być umieszczane w regulaminie wynagradzania obowiązującym wobec innych pracowników ani w układzie zbiorowym pracy – art. 772 § 5, art. 24126 § 2 w zw. z art. 128 § 2 pkt 2 Kp), a przy jego braku – w umowach o pracę – jeżeli członek zarządu pozostaje ze spółką w stosunku pracy,
• umowie cywilnoprawnej – w razie jej zawarcia z członkiem zarządu.