Refakturowanie prądu w związku z użyczeniem budynku – jak prawidłowo udokumentować

Przeniesienie kosztu energii na stowarzyszenie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu w rozumieniu ustawy o VAT. W myśl art. 2 pkt 6 tej ustawy towarami są m.in. wszelkie postacie energii. Oznacza to, że w przypadku wykonywania świadczeń dotyczących tych mediów mamy na gruncie VAT do czynienia z dostawą towarów (por. interpretacja KIS z 25.06.2025 r., 0111-KDIB3-1.4012.346.2025.1.KO).

W świetle wyroku TSUE z 16.04.2015 r. (C-42/14), jeżeli to wynajmujący (to samo można odnieść do użyczającego) jest stroną umów z dostawcami mediów i przenosi następnie koszty ich zużycia na użytkownika nieruchomości, to w świetle przepisów VAT uznaje się, że sam dokonuje tych dostaw. Jak czytamy w ww. orzeczeniu, art. 14 ust. 1, art. 15 ust. 1 i art. 24 ust. 1 dyrektywy 112 należy interpretować w ten sposób, że w ramach najmu nieruchomości dostawy energii elektrycznej, energii cieplnej i wody oraz wywóz nieczystości, zapewniane przez podmioty trzecie na rzecz najemcy bezpośrednio zużywającego te towary i usługi, należy uważać za dokonywane przez wynajmującego w sytuacji, gdy stroną umów o te świadczenia jest wynajmujący przenoszący jedynie koszty świadczeń na najemcę.

Oznacza to, że przeniesienie kosztów energii (tzw. refakturowanie) jest świadczeniem podlegającym VAT – nawet jeśli odbywa się bez doliczania marży.

Odrębne świadczenie

Aby określić zasady opodatkowania, trzeba jeszcze rozważyć, czy mamy tu do czynienia z odrębnym świadczeniem (dostawą) objętym VAT, czy z elementem usługi świadczonej w ramach użyczenia. Według TSUE najem nieruchomości i związane z nim: dostawa wody, energii elektrycznej, energii cieplnej oraz wywóz nieczystości co do zasady należy uważać za kilka odrębnych i niezależnych świadczeń, które winno się oceniać oddzielnie z punktu widzenia podatku od wartości dodanej, chyba że elementy transakcji, także te wskazujące względy ekonomiczne zawarcia umowy, są ze sobą tak ściśle związane, iż tworzą obiektywnie tylko jedno niepodzielne świadczenie ekonomiczne, którego rozdzielenie miałoby charakter sztuczny.

KIS w interpretacji z 5.08.2025 r. (0113-KDIPT1-3.4012.618.2025.2.OS) wskazała, że media trzeba traktować jako odrębne świadczenia, jeżeli najemca ma możliwość wyboru sposobu korzystania z nich (…) poprzez decydowanie o wielkości ich zużycia (…), w szczególności w przypadku odrębnego rozliczania zużycia tych „mediów” w oparciu o wskazania liczników lub podliczników. Taką samą zasadę należy również przyjąć w przypadku, gdy umowa przewiduje odrębne rozliczanie mediów, a wysokość opłaty z tego tytułu ustalana jest w umowie na podstawie kryteriów innych niż opomiarowanie według liczników, uwzględniających zużycie tych mediów przez najemcę. Takimi innymi kryteriami mogą być przykładowo: liczba osób korzystających z nieruchomości czy też powierzchnia nieruchomości.

Skoro cały budynek został udostępniony jednemu podmiotowi (stowarzyszeniu), wysokość opłat za energię elektryczną jest zależna od faktycznego jej zużycia przez stowarzyszenie. To ono decyduje o ilości zużytej energii, więc dostawa prądu nie jest nierozerwalnie związana z użyczeniem budynku. Nie ma zatem podstaw, by traktować ją jako element kompleksowego świadczenia (usługi nieodpłatnego udostępnienia nieruchomości).

Sposób udokumentowania i moment powstania obowiązku podatkowego

Sprzedaż na rzecz innego podatnika VAT należy udokumentować fakturą (art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Spółka powinna więc wystawić fakturę przenoszącą koszt energii elektrycznej na stowarzyszenie. Nie ma podstaw, by rozliczenie odbyło się notą obciążeniową, bo mamy tu do czynienia z dostawą towaru w rozumieniu ustawy o VAT (tak też interpretacja KIS z 18.07.2025 r., 0114-KDIP4-1.4012.238.2025.1.AK).

Dostawa energii elektrycznej podlega stawce 23% VAT, zgodnie z art. 41 ust. 1 w zw. z art. 146ef ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (refaktury) przez spółkę (art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. a ustawy o VAT). Na mocy art. 106i ust. 3 pkt 4 fakturę trzeba wystawić nie później niż z upływem terminu płatności. Jeżeli spółka nie wystawi jej w terminie, obowiązek podatkowy powstaje z upływem terminu płatności (art. 19a ust. 7). Co istotne, otrzymanie zaliczki na poczet refakturowanych mediów nie powoduje powstania obowiązku podatkowego (art. 19a ust. 8 pkt 2).