Podatek należny zadeklarowany na podstawie dokumentu wewnętrznego a ulga na złe długi w VAT

Ulgę na złe długi po stronie wierzyciela reguluje art. 89a ustawy o VAT. Zgodnie z ust. 1 podatnik może skorygować podstawę opodatkowania i podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Nieściągalność wierzytelności uznaje się za uprawdopodobnioną, gdy nie została ona uregulowana ani zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu płatności wynikającego z umowy lub faktury.

Aby wierzyciel mógł skorzystać z ulgi w stosunku do dłużnika będącego czynnym podatnikiem, muszą być dodatkowo spełnione warunki określone w art. 89a ust. 2:

• na dzień poprzedzający złożenie deklaracji podatkowej z wykazaną korektą musi on być czynnym podatnikiem VAT,
• od daty wystawienia faktury dokumentującej wierzytelność nie mogą upłynąć 3 lata – licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę.

Korekta może nastąpić w rozliczeniu za okres, w którym doszło do uprawdopodobnienia nieściągalności wierzytelności (minęło 90 dni od terminu płatności), pod warunkiem że do dnia złożenia deklaracji VAT za ten okres nie została ona uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie (art. 89a ust. 3). O dokonanej korekcie wierzyciel informuje w deklaracji VAT właściwego dla siebie naczelnika US (art. 89a ust. 5).

Zgodnie z art. 89a ust. 2 pkt 5 jedną z przesłanek skorzystania z ulgi jest wystawienie faktury dokumentującej wierzytelność. Tymczasem taka faktura nie została przez spółkę wystawiona, a podatek wykazano w JPK_VAT na podstawie dowodu wewnętrznego.

Interpretacja KIS z 19.01.2024 r. (0114-KDIP4-2.4012.525.2022.10.AA) potwierdza, że w takim przypadku spółka nie może skorzystać z ulgi na złe długi.

Ponadto należy wskazać, że w świetle art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT spółka była zobowiązana do wystawienia kontrahentowi faktury dokumentującej sprzedaż, jako że wykonana przez nią usługa stanowiła czynność opodatkowaną VAT (niekorzystającą ze zwolnienia), a nabywca był czynnym podatnikiem. Uzgodnienia (czy też brak porozumienia) między kontrahentami nie zwalniają podatnika VAT z obowiązku wystawienia faktury. W konsekwencji wykazanie podatku należnego w JPK_VAT według dokumentu wewnętrznego było nieprawidłowe – podstawa opodatkowania i podatek należny powinny być zadeklarowane na podstawie prawidłowo wystawionej faktury.

Podsumowując: spółka nie ma prawa zastosować ulgi na złe długi i pomniejszyć podstawy opodatkowania ani podatku należnego wykazanego na podstawie dowodu wewnętrznego. Wykonanie usługi powinno być potwierdzone fakturą wystawioną zgodnie z przepisami ustawy o VAT.