Sposoby odzyskania nadpłaty wynagrodzenia

Pracodawca ma prawo odliczyć nadpłacone wynagrodzenie w trybie art. 87 § 7 Kp. Nie potrzebuje na to zgody pracownika, jednak musi spełnić dwa warunki wskazane w tym przepisie.

Warunki odliczenia

Pierwszy warunek dotyczy powodu powstania nadpłaty. Może nim być jedynie nieobecność w pracy, za którą pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Tak jest właśnie w razie absencji chorobowej, o której pisze Czytelnik. Za jej okres pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia za pracę, lecz:

• wynagrodzenie chorobowe mające charakter gwarancyjny, które oblicza się według reguł przewidzianych dla zasiłku chorobowego (art. 92 § 2–3 Kp oraz wyrok SN z 13.11.2018 r., II PK 214/17, i wyrok NSA z 11.10.2022 r., II FSK 364/20),
• zasiłek chorobowy od 34. dnia choroby lub 15. dnia w przypadku pracownika, który ukończył 50 lat (art. 92 § 1 pkt 1 i § 4 Kp).

Drugi warunek polega na możliwości odjęcia pełnej kwoty nadwyżki jedynie z wypłaty realizowanej w najbliższym terminie płatności. Będzie to następny miesiąc po miesiącu, w którym pracownik otrzymał zawyżoną bezpodstawnie płacę. Czytelnik jest zatem uprawniony zmniejszyć wynagrodzenie wypłacane w październiku o nadpłatę powstałą z powodu 2 dni choroby we wrześniu, za które pierwotnie wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za pracę.

Kwota zmniejszenia

Ustalenie kwoty nadpłaty wymaga kilku działań matematycznych. Najpierw pracodawca oblicza wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca (dalej wynagrodzenie częściowe), w którym wystąpiła absencja chorobowa. Postępuje według § 11 rozporządzenia MPiPS z 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 927). W takim przypadku:

• dzieli miesięczną stawkę wynagrodzenia przez 30 (bez względu na faktyczną liczbę dni w danym miesiącu kalendarzowym),
• mnoży otrzymaną stawkę dzienną przez liczbę dni wskazanych w zwolnieniu lekarskim,
• odejmuje uzyskaną kwotę od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Następnie pracodawca liczy nadpłatę, odejmując od pełnego wynagrodzenia wynagrodzenie częściowe. Oprócz tego ustala za czas nieobecności pracownika z powodu choroby odpowiednio wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy.

Przekroczenie terminu

Jeżeli pracodawca nie odliczy nadpłaty w najbliższym terminie płatności, musi – na podstawie art. 91 § 1 Kp – uzyskać pisemną zgodę pracownika na jej potrącenie. Dysponowanie taką zgodą nie będzie równoznaczne z możliwością potrącenia pełnej kwoty nadwyżki, jak przy jej odliczaniu na mocy art. 87 § 7 Kp. Przy potrąceniach dobrowolnych, do jakich należy potrącanie nadpłaty, pracodawca jest bowiem zobowiązany przestrzegać kwoty wolnej od potrąceń (art. 91 § 2 pkt 1 Kp).

Brak zgody pracownika na potrącenie nadpłaty oznacza konieczność wystąpienia pracodawcy do sądu przeciwko pracownikowi z powodu bezpodstawnego wzbogacenia (art. 405 Kc w zw. z art. 300 Kp). Pracownik, o którym mowa w pytaniu, nie będzie mógł odmówić zwrotu nadwyżki, zasłaniając się prawem do nieliczenia się z obowiązkiem zwrotu, skoro pracodawca posługuje się wyspecjalizowanymi służbami płacowymi (por. wyrok SN z 7.08.2001 r., I PKN 408/00). Nadpłata powstała bowiem nie w wyniku ich błędu, lecz absencji chorobowej, której te służby nie były w stanie przewidzieć w chwili naliczania wynagrodzenia i jego wypłaty.

Pracownik będzie się mógł jednak bronić przed zwrotem nadwyżki, twierdząc, że wydał już pieniądze i nie jest wzbogacony (art. 409 Kc). Sąd zdecyduje, czy uwzględnić tę linię obrony, czy też stanąć po stronie pracodawcy.