Skład komisji inwentaryzacyjnej w przypadku ustanowienia w gminie CUW

Zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 3 uor w zakres rachunkowości każdej objętej tą ustawą jednostki wchodzi prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz dokonywanie inwentaryzacji polegającej na okresowym ustalaniu lub sprawdzaniu rzeczywistego stanu ujętych w księgach aktywów i pasywów.

Inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego (art. 26 uor), stosując metodę spisu z natury rzeczowych składników aktywów, uzgodnień – dzięki uzyskaniu od banków i kontrahentów potwierdzeń stanu rozrachunków, lub też porównania (weryfikacji) danych o aktywach i pasywach zarejestrowanych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacji wartości tych składników.

W myśl art. 4 ust. 5 uor kierownik jednostki, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, ponosi odpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości zgodnie z uor, w tym z tytułu nadzoru, i to także wtedy, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości – z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji drogą spisu z natury – zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2, za ich potwierdzoną pisemnie zgodą. Jeśli kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna za rachunkowość, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Takim odrębnym przepisem, który został wspomniany w art. 4 ust. 5 uor, jest art. 53 ust. 5 ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. DzU z 2022 r. poz. 1634). Stanowi on m.in., że kierownik jednostki obsługującej, o której mowa m.in. w art. 10b ust. 1 ustawy z 8.03.1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. DzU z 2022 r. poz. 559), jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej (art. 10a pkt 1 i 2 tej ustawy).

Z art. 10c ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym wynika jednocześnie, że w przypadku powierzenia jednostce obsługującej obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych obowiązki te są przekazywane w całości, a nie wybiórczo.

Oznacza to, że w razie powierzenia obsługi w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości jednostki obsługiwanej (np. szkoły) jednostce obsługującej (np. powołanej w tym celu gminnej jednostce budżetowej albo urzędowi gminy – CUW) następuje również powierzenie jej zadań i odpowiedzialności związanych z inwentaryzacją.

Zważywszy, że uor reguluje jedynie ogólne zasady przeprowadzania inwentaryzacji, ustalając skład komisji inwentaryzacyjnej (zespołów spisowych), jednostka obsługująca może skorzystać ze wskazówek zawartych w pkt 21, 22 i 24 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Stanowią one, że członkami komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych mogą być pracownicy jednostki lub osoby niebędące jej pracownikami, znające przepisy dotyczące inwentaryzacji, w tym posiadający wiedzę i umiejętności z przedmiotu i techniki spisu z natury poszczególnych rodzajów zapasów, zasad dokumentowania jego wyników, oceny przydatności zapasów (uszkodzonych, niepełnowartościowych) oraz trybu postępowania z zapasami obcymi.

Nie powinny natomiast być członkami komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych osoby:

• odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury,
• prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury,
• niebędące w stanie – z innych względów – zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.

Ustalenie składu komisji inwentaryzacyjnej należy zatem do kompetencji kierownika jednostki. W przypadku ustanowienia w gminie CUW i przekazania mu zadań z zakresu rachunkowości, w tym inwentaryzacji jednostki obsługiwanej, decyzja o składzie komisji inwentaryzacyjnej należy do kierownika CUW – jako kierownika jednostki obsługującej. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby powołał on pracowników jednostki obsługiwanej na członków komisji inwentaryzacyjnej przeprowadzającej inwentaryzację składników aktywów i pasywów tej jednostki (np. szkoły), jeżeli spełniają wskazane wyżej kryteria (m.in. mają potrzebną wiedzę i umiejętności).