Ryczałt za pracę zdalną niepomniejszany w przypadku nieobecności pracownika – czy na pewno bez składek

Funkcja ryczałtu

ZUS przyznał rację przedsiębiorcy. Sprawa wydaje się oczywista z uwagi na brzmienie art. 6725 Kp. Należy jednak zwrócić uwagę na opisane przez spółkę zasady wypłaty ryczałtu z tytułu pracy zdalnej. Przysługuje on pracownikom w stałej wysokości – niezależnie od tego, czy w danym miesiącu przebywali na urlopie, zwolnieniu lekarskim, czy mieli inną nieobecność. Przyznane świadczenie nie jest rozliczane proporcjonalnie do okresu świadczenia pracy zdalnej. Trzeba natomiast pamiętać, jaką funkcję ma pełnić ryczałt – ma pokrywać koszty ponoszone przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Zgodnie z art. 67²⁴ Kp pracodawca – co do zasady – ma obowiązek zapewnić pracownikowi zdalnemu materiały i narzędzia pracy, instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy lub sfinansować ich koszt, a także pokryć koszty energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i inne koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Strony mogą jednak ustalić, że pracownik będzie wykorzystywać własne materiały i narzędzia w zamian za ekwiwalent pieniężny. Ale zarówno obowiązek pokrycia wspomnianych kosztów, jak i wypłaty ekwiwalentu można zastąpić przyznaniem pracownikowi ryczałtu.

Ryczałt jest więc ukłonem w stronę pracodawców, aby łatwiej im było rozliczyć się z pracownikiem zdalnym. Nie oznacza to, że firma ma pełną swobodę w jego ustalaniu. Jak wynika z art. 67²⁴ § 5, ma on odpowiadać kosztom pracy zdalnej poniesionym „na potrzeby pracodawcy”. Ryzykowna jest zatem wypłata pełnej kwoty ryczałtu oszacowanego dla kosztów wykonywania pracy zdalnej przez cały miesiąc, jeśli pracownik – z uwagi na chorobę czy urlop – wykonuje pracę zdalną np. przez kilka dni.

Wskazane pytanie do fiskusa

Trzeba pamiętać, że kwestia wysokości ryczałtu może być przedmiotem kontroli fiskusa i ZUS. Jeżeli organy te uznają, że jego kwota nie ma należytego uzasadnienia, pracodawca naraża się na zarzut wypłaty pracownikowi nienależnego świadczenia, które podlega zarówno PIT, jak i składkom ZUS. Dotyczyłoby to zapewne nadwyżki ponad uzasadnioną kwotę. Nie uchroni przed tym przedsiębiorcy wydana interpretacja ZUS. Organ rentowy jest bowiem nią związany tylko w granicach opisanego stanu faktycznego i prawnego przedstawionego przez przedsiębiorcę we wniosku. Jeśli ten poda nieprawidłowy stan prawny – np. że ryczałt nie stanowi przychodu ze stosunku pracy – zastosowanie się do wydanej na tej podstawie korzystnej dla przedsiębiorcy interpretacji nie uchroni go przed konsekwencjami podważenia prawidłowości tego postępowania podczas kontroli organów.

Co prawda dotychczas interpretacje fiskusa w tej materii były korzystne dla pracodawców i pracowników. Na przykład KIS w piśmie z 12.05.2023 r. (0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN) uznała za prawidłowe stanowisko przedsiębiorcy, że wypłacany przez niego ryczałt nie jest przychodem ze stosunku pracy, choć przysługuje on każdemu pracownikowi w równej wysokości pod warunkiem przepracowania w formie zdalnej co najmniej 3 dni w miesiącu. Jednak w tym przypadku kwota ryczałtu uwzględniała tylko uśrednione normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Koszty usług telekomunikacyjnych są zaś stałe, nawet jeśli pracownik musi mieć dostęp do internetu czy telefonu tylko podczas jednego dnia pracy zdalnej. Im ryczałt jest bardziej rozbudowany – w tym, tak jak u przedsiębiorcy, uwzględnia koszty kawy, herbaty czy środków czystości – tym bardziej kwestia uznania, że nie jest to dla pracownika dodatkowe przysporzenie majątkowe, wydaje się wątpliwa. Szczególnie gdyby otrzymał go pracownik, który nie przepracował ani jednego dnia miesiąca z uwagi np. na chorobę.

Pracodawca powinien więc rozważyć przyjęcie za pewnik interpretacji ZUS. Sam ZUS asekuruje się w tej odpowiedzi, gdy – powołując się na art. 34 ust. 3 usus, regulujący zasady występowania z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej – wskazuje: Jednoznacznie ujęty zakres przedmiotowy wniosków o wydanie interpretacji indywidualnej uniemożliwia Zakładowi dokonanie kwalifikacji prawnej określonego świadczenia jako przychodu ze stosunku pracy. Zakład poprzestaje na oświadczeniu przedsiębiorcy odnośnie tego, iż ryczałt na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych zgodnie z art. 67²⁵ Kp, traktując takie oświadczenia jako element opisu stanu faktycznego.

Z uwagi na swoje bezpieczeństwo przedsiębiorca powinien był zatem w pierwszej kolejności wystąpić z pytaniem do dyrektora KIS, czy przy tych zasadach wypłaty ryczałtu z tytułu pracy zdalnej nie stanowi on przychodu ze stosunku pracy.