Rozliczenia płacowe w przypadku kwarantanny po wypłacie wynagrodzenia
Jak skorygować rozliczenia płacowe?
W opisanej sytuacji pracodawca musi wykonać kilka działań. Po pierwsze obliczyć wynagrodzenie chorobowe, które powinno trafić do pracownika w najbliższym terminie płatności. Po drugie ustalić nadpłaconą kwotę wynagrodzenia za pracę. Po trzecie odliczyć nadpłatę z wynagrodzenia wypłacanego za czerwiec. Brak odliczenia będzie równoznaczny z obowiązkiem uzyskania zgody pracownika na potrącenie nadwyżki z jednej z następnych wypłat.
W opisanej sytuacji pracodawca musi wykonać kilka działań. Po pierwsze obliczyć wynagrodzenie chorobowe, które powinno trafić do pracownika w najbliższym terminie płatności. Po drugie ustalić nadpłaconą kwotę wynagrodzenia za pracę. Po trzecie odliczyć nadpłatę z wynagrodzenia wypłacanego za czerwiec. Brak odliczenia będzie równoznaczny z obowiązkiem uzyskania zgody pracownika na potrącenie nadwyżki z jednej z następnych wypłat.
Dobrą wiadomością jest to, że nie ma potrzeby korygowania listy płac za maj i dokumentów rozliczeniowych za ten miesiąc.
Wynagrodzenie chorobowe
Przysługuje w wysokości 80% wynagrodzenia za czas choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną (w omawianym przypadku kwarantanna z powodu podejrzenia COVID-19) trwającego łącznie do:
- 33 dni w ciągu roku kalendarzowego,
- 14 dni w ciągu roku kalendarzowego, gdy pracownik skończył 50 lat.
Ustala się je według zasad obowiązujących dla zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, w tym za dni wolne, tj. wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu roboczym oraz niedziele i święta (art. 92 § 2 Kp).
Podstawę wynagrodzenia chorobowego (dalej podstawa wymiaru) stanowi zasadniczo przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 mies. kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Tak ją określa art. 36 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Co istotne, wynagrodzeniem uwzględnianym w podstawie wymiaru jest przychód pracownika przyjmowany do naliczenia składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, finansowanych ze środków pracownika. Z kolei stawka za dzień choroby (odosobnienia) to 1/30 wynagrodzenia będącego podstawą wymiaru (art. 36 ust. 3 ustawy zasiłkowej).
Załóżmy, że w omawianym przypadku podstawa wymiaru dla pracownika wyniosła 2800 zł w okresie od czerwca 2020 do maja 2021 r. W takim razie za dzień kwarantanny, przypadający na 31.05.2021 r., należy mu się 74,67 zł (2800 × 80% = 2240; 2240 : 30 = 74,67) wynagrodzenia chorobowego. Natomiast za dni od 1.06.2021 do 4.06.2021 r. powinien otrzymać 298,68 zł (74,67 × 4 dni).
Pracodawca powinien wypłacić wynagrodzenie chorobowe, naliczone już po wypłacie wynagrodzenia za pracę oraz za okres choroby (odosobnienia) przypadający po tej wypłacie, w następnym terminie płatności. Korygowanie listy płac i dokumentów rozliczeniowych z ZUS za miesiąc, za który wypłata już została zrealizowana i składki do ZUS odprowadzone, nie jest konieczne, jeśli absencja chorobowa trwa krótko. Gdy nieobecność ma charakter długotrwały, korekta będzie niezbędna.
Przyjmując założenie, że pracownik był wyłącznie na kwarantannie, która nie wykazała zakażenia wirusem SARS-CoV-2, łączne wynagrodzenie chorobowe w kwocie 373,35 zł za 31.05.2021 r. i za okres od 1.06.2021 do 4.06.2021 r. powinien otrzymać 30.06.2021 r. Pracodawca nie musi korygować listy płac za maj ani dokumentów rozliczeniowych z ZUS za ten miesiąc. Przy sporządzaniu rozliczenia za czerwiec wykaże okres niezdolności do pracy za maj i na bieżąco odprowadzi składki od wypłaconego wynagrodzenia, uprzednio pomniejszonego o nadpłatę wynagrodzenia za maj.
Nadpłacona kwota
Obliczenie zawyżonej kwoty wynagrodzenia, gdy przyczyną nadpłaty jest absencja chorobowa (w tym z powodu kwarantanny), za którą pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, wymaga:
1) podzielenia miesięcznej stawki wynagrodzenia pracownika, ustalonej w stałej wysokości, przez 30 (bez względu na liczbę dni danego miesiąca), żeby uzyskać stawkę dzienną,
2) pomnożenia stawki dziennej przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby (tu kwarantanny), żeby otrzymać kwotę nadpłaty wynagrodzenia.
Wynika to z § 11 ust. 1 rozporządzenia MPiPS w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy.
Przepis ten zawiera instrukcję ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca (dalej wynagrodzenie częściowe), w którym pracownik uzyskuje jednocześnie świadczenia chorobowe (wynagrodzenie lub zasiłek). Jej ostatni punkt stanowi odjęcie kwoty zmniejszenia (patrz pkt 2 powyżej, w którym mowa o kwocie nadpłaty) wynagrodzenia od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. To działanie jest zbędne przy ustalaniu kwoty nadpłaty, ale konieczne przy naliczaniu wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik chorował lub przebywał w odosobnieniu z powodu choroby zakaźnej.
Przyjmijmy, że w omawianym przypadku pracownik ma prawo do 3200 zł wynagrodzenia zasadniczego brutto miesięcznie (jedyny składnik płacowy). W takim razie kwota nadpłaty wynagrodzenia za maj wynosi 106,67 zł (3200 : 30 = 106,67; 106,67 × 1 dzień kwarantanny = 106,67).
Wynagrodzenie częściowe za czerwiec wyniesie natomiast 2773,32 zł (106,67 × 4 dni = 426,68; 3200 – 426,68 = 2773,32).
Zwrot nadwyżki
Pracodawca, który nie przyczynił się do powstania nadpłaty wynagrodzenia, może skorzystać z art. 87 § 7 Kp. Przepis ten pozwala z wynagrodzenia za pracę odliczyć, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Odliczenia można jednak dokonać tylko z wypłaty realizowanej w następnym terminie płatności po poprzedniej wypłacie (por. wyrok SN z 12.04.1996 r., I PRN 32/96).
W omawianym przypadku pracodawca odliczy 106,67 zł nadpłaty wynagrodzenia za maj, wypłaconego 31.05.2021 r., z wynagrodzenia za czerwiec wypłacanego 30.06.2021 r. Pracownik otrzyma więc za pracę w czerwcu 2666,65 zł brutto (2773,32 – 106,67). Całość rozliczeń za maj i czerwiec przedstawia tabela, przy podstawowych kosztach uzyskania przychodu 250 zł i kwocie zmniejszającej podatek 43,76 zł.
| Poz. | Wyszczególnienie | Maj | Czerwiec |
| 1 | Wynagrodzenie za pracę brutto | 3 200,00 | 2 666,65 |
| 2 | Wynagrodzenie chorobowe | 373,35 | |
| 3 | Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1) | 3 200,00 | 2 666,65 |
| 4 | Składki na ubezpieczenia społeczne (poz. 3 × 9,76% + poz. 3 × 1,5% + poz. 3 × 2,45%) | 438,72 | 365,60 |
| 5 | Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (poz. 1 + poz. 2 – poz. 4) | 2 761,28 | 2 674,40 |
| 6 | Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania z wynagrodzenia (poz. 5 × 9%) | 248,52 | 240,70 |
| 7 | Składka na ubezpieczenie zdrowotne do odliczenia od podatku (poz. 5 × 7,75%) | 214,00 | 207,27 |
| 8 | Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy (poz. 1 + poz. 2 – 250 zł – poz. 4), po zaokrągleniu | 2 511,00 | 2 424,00 |
| 9 | Zaliczka na podatek dochodowy przed odliczeniem składki zdrowotnej (poz. 8 × 17% – 43,76 zł) | 383,11 | 368,32 |
| 10 | Zaliczka na podatek dochodowy do pobrania (poz. 9 – poz. 7), po zaokrągleniu | 169,00 | 161,00 |
| 11 | Kwota wypłaty (poz. 1 + poz. 2 – poz. 4 – poz. 6 – poz. 10) | 2 343,76 | 2 272,70 |
Na odliczenie w trybie art. 87 § 7 Kp pracodawca nie potrzebuje zgody pracownika. Będzie zmuszony ją uzyskać na piśmie, jeśli nie zrealizuje odliczenia w najbliższym terminie wypłaty, i to bez względu na przyczynę. W takim przypadku obowiązuje go bowiem procedura potrąceń dobrowolnych, określona w art. 91 Kp.
Pisemnej zgody pracownika na potrącenie pracodawca potrzebowałby także, gdyby sam się przyczynił do powstania nadpłaty wynagrodzenia, np. wskutek błędu w obliczeniach (por. stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 1.07.2009 r., GPP-110-4560-43/09/PE/RP). Gdy pracownik nie wyrazi zgody, pracodawcy pozostaje droga sądowa, na której może dochodzić zwrotu nadpłaty wynagrodzenia na podstawie przepisów Kc o bezpodstawnym wzbogaceniu.
Zaloguj się
Aby czytać dalej, jeśli masz wykupiony abonament
Kup dostęp do tego artykułu
Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30
Kup abonament
| Abonamenty on-line | Prenumeratorzy | Członkowie SKwP | ||||||||
|
Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość". Pomoc w uzyskaniu dostępu:
|
15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami. |
„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
