Rozliczanie zwolnienia od pracy w sprawach osobistych

Zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych (dalej zwolnienie w sprawach osobistych lub wyjście prywatne) jest bardzo lakonicznie uregulowane, mimo jego popularności. Określenie zasad jego funkcjonowania ustawodawca pozostawił pracodawcom w aktach prawa zakładowego (np. w regulaminie pracy). Jednak nie wszyscy pracodawcy korzystają z tej możliwości, godząc się na postępowanie według przepisów powszechnych.

Kodeksowa forma wniosku

Podstawę zwolnienia w sprawach osobistych stanowi wniosek złożony przez pracownika. Musi mieć formę pisemną, jeżeli wiąże się z odpracowaniem wyjścia prywatnego, którego czas nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, ale jednocześnie nie może naruszać dobowego i tygodniowego odpoczynku (art. 151 § 21 Kp). Niemniej jednak pracodawca powinien uznać wniosek złożony bez zachowania tej formy za skuteczny, bo prawo nie przewiduje rygoru jego nieważności w takiej sytuacji. Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii potwierdziło te wnioski w stanowisku z 22.12.2020 r.[1]

Resort pracy uznał jednocześnie, że zachowanie pisemnej formy wniosku nie jest niezbędne w przypadku, gdy pracodawca udziela pracownikowi zwolnienia w sprawach osobistych bez konieczności odpracowania jego czasu. Decyzja leży więc wyłącznie w kompetencjach pracodawcy – bez względu na to, czy pracownik przedłożył wniosek w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej (np. przesłał e-mailem), czy wyraził go ustnie. Przy jej podejmowaniu powinien wziąć pod uwagę obowiązek dokumentacyjny. Wnioski o zwolnienie w sprawach prywatnych mają być bowiem przechowywane w dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, prowadzonej w postaci papierowej lub elektronicznej. Wymaga tego § 6 pkt 1 lit. b tiret pierwsze rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369 ze zm.).

Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna

Definicję przyczyn usprawiedliwiających absencję pracownika zawiera § 1 rozporządzenia MPiPS z 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn. DzU z 2014 r. poz. 1632). Obejmuje ona:

• zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także
• inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.

Wyjście prywatne ma status usprawiedliwionej nieobecności w pracy o charakterze niepłatnym. To konsekwencja zasady, że wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za wykonaną pracę, a za czas jej nieświadczenia tylko wtedy, gdy przepisy tak przewidują. W porządku prawnym nie istnieje przepis, który gwarantuje zachowanie prawa do płacy za zwolnienie w sprawach osobistych, podczas którego pracownik nie pracuje. Pracownikowi należy się jednak wynagrodzenie za czas uzgodnionego odpracowywania wyjścia prywatnego.

Rodzaj i wymiar zwolnienia w sprawach osobistych pracodawca wpisuje do ewidencji czasu pracy (§ 6 pkt 1 lit. a tiret szóste rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej).

Sposób ustalania wynagrodzenia

Wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik skorzystał ze zwolnienia w sprawach osobistych, należy:

• obniżyć – jeżeli pracownik nie będzie w ogóle odpracowywał tego zwolnienia (z informacji przedstawionych w pytaniu wynika, że dotyczy to Czytelnika) lub odpracuje je w innym miesiącu okresu rozliczeniowego,
• pozostawić bez zmian – gdy pracownik odpracuje to zwolnienie w tym samym miesiącu.

Kwotę obniżenia ustala się zgodnie z § 12 rozporządzenia MPiPS z 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 927). Wymaga to najpierw podzielenia miesięcznej stawki wynagrodzenia przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu, w którym pracownik korzystał z wyjścia prywatnego, a następnie pomnożenia stawki godzinowej przez liczbę godzin zwolnienia w sprawach osobistych. Jeżeli wynagrodzenie za miesiąc, w którym korzystał ze zwolnienia w sprawach osobistych, jest dopiero ustalane do wypłaty, od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc trzeba odjąć uzyskany wynik.

W razie wypłaty wynagrodzenia bez pomniejszenia o kwotę obniżenia za zwolnienie w sprawach osobistych pracodawca może ją odliczyć z wynagrodzenia za następny miesiąc (art. 87 § 7 Kp). Jeżeli tego nie zrobi, na jej potrącenie w kolejnym terminie wypłaty będzie musiał uzyskać pisemną zgodę pracownika (art. 91 Kp).