Przekazanie pracownikom kart podarunkowych – obowiązki płatnika PIT

Nieodpłatne świadczenia jako przychody z pracy

Przychodami ze stosunku pracy są zatem – w świetle tego przepisu – wszelkie świadczenia otrzymywane przez pracownika w związku z pozostawaniem w stosunku pracy, w tym otrzymywane nieodpłatnie.

Jednocześnie updof nie definiuje pojęcia „nieodpłatnego świadczenia”. W praktyce przyjmuje się, że chodzi o każde zdarzenie prawne i zjawisko gospodarcze, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku danej osobie, mające konkretny wymiar finansowy. Przysporzenie to może polegać na zwiększeniu majątku (aktywów) bądź uniknięciu jego pomniejszenia (zaoszczędzenie wydatków) – por. interpretacja KIS z 30.06.2022 r. (0113-KDIPT2-3.4011.337.2022.2.GG).

TK w wyroku z 8.07.2014 r. (K 7/13) uznał, że nieodpłatne świadczenia mogą być uznane za przychód pracownika, tylko gdy:

• zostały spełnione za jego zgodą (pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
• zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, jaki musiałby ponieść,
• korzyść jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna dla wszystkich podmiotów).

Kiedy przychód nie powstaje

Trybunał wskazał ponadto, że nie wszystkie świadczenia otrzymywane przez pracowników od pracodawców można uznać za przychód. W ocenie Trybunału jest oczywiste, że pracodawcy (poza wyjątkowymi sytuacjami) nie dokonują darowizn na rzecz swoich pracowników. Jednocześnie jest oczywiste, że wynagrodzenie za pracę może przybierać nie tylko pieniężną postać, lecz także postać różnego rodzaju świadczeń, które – nawet nieujęte w umowie o pracę – w praktyce są postrzegane jako jego element. Gdyby się zdarzyło, że pracodawca rzeczywiście chce obdarować konkretnego pracownika, np. z okazji jubileuszu zatrudnienia wręcza mu zegarek, wówczas korzyść tę należałoby potraktować jako podlegającą ustawie o podatku od spadków i darowizn.

Dalej TK stwierdził jednak, że to nie zamiar obdarowania stanowi kryterium odróżnienia świadczeń pracodawcy, o których wartość należy podnieść podlegający opodatkowaniu dochód pracownika, od tych, które jego dochodu nie zwiększają. Kryterium tym musi być obiektywna ocena, czy świadczenie leżało w interesie pracownika, a jest tak wtedy, gdy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku.

Również Ministerstwo Finansów w odpowiedzi z 5.12.2024 r. na pytanie mediów (eureka.mf.gov.pl, id 616911) stwierdziło, że nie można wykluczyć, iż określone świadczenia otrzymane od pracodawcy mogą stanowić:

• darowiznę (objętą podatkiem od spadków i darowizn, a przez to na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 updof wyłączoną z opodatkowania PIT) albo
• świadczenia, które – w związku z uwzględnieniem przesłanek wynikających z ww. wyroku TK – nie są przychodem w rozumieniu updof.

Według resortu finansów, aby prawidłowo ocenić, jakiego rodzaju świadczenie otrzymuje pracownik i/lub członek jego rodziny, a w konsekwencji, jakie skutki podatkowe z tego wynikają, należy za każdym razem analizować charakter czynności, ich powtarzalność, ekwiwalentność. W danych okolicznościach istotne jest również, jakie są źródła finansowania przekazywanych rzeczy, określanych jako upominki czy prezenty.

Karty przekazywane tytułem darowizny

W myśl art. 888 § 1 Kc przez umowę darowizny darczyńca zobowiązuje się do bezpłatnego świadczenia na rzecz obdarowanego kosztem swojego majątku.

Na mocy art. 2 ust. 1 pkt 3 updof przepisów tej ustawy nie stosuje się do przychodów podlegających przepisom o podatku od spadków i darowizn. Wyłączenie to dotyczy przychodów, które co do zasady mogą podlegać PIT, uzyskanych w sposób nieodpłatny, na podstawie jednego z tytułów wymienionych w art. 1 ustawy z 28.07.1983 r. o podatku od spadków i darowizn (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 1837). Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 2 tej ustawy podatkowi od spadków i darowizn podlega nabycie przez osoby fizyczne własności rzeczy znajdujących się na terytorium RP lub praw majątkowych wykonywanych na terytorium RP, m.in. tytułem darowizny.

Uwzględniając wnioski płynące z wyroku TK, organy podatkowe potwierdzają, że otrzymane od pracodawcy przez pracowników prezenty okolicznościowe (towary, karty upominkowe lub podarunkowe), które nie stanowią dla pracowników dodatkowej formy gratyfikacji za wykonaną pracę i nie są elementem wynagrodzenia, stanowią darowizny i jako takie nie podlegają PIT, stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 3 updof. Dotyczy to w szczególności prezentów z okazji:

• istotnych w ich życiu prywatnym uroczystości (np. ślubu pracownika, narodzin dziecka) – por. interpretacje KIS z 4.12.2024 r. (0114-KDIP3-1.4011.771.2024.1.MS2), 11.07.2022 r. (0113-KDIPT2-3.4011.294.2022.2.KK) i 18.04.2019 r. (0115-KDIT2-2.4011.74.2019.1.MU),
• obchodów jubileuszu firmy – interpretacja KIS z 4.01.2022 r. (0113-KDIPT2-3.4011.890.2021.3.GG),
• święta branżowego – interpretacja KIS z 13.06.2019 r. (0113-KDIPT2-2.4011.339.2019.1.AKU),
• świąt (np. Bożego Narodzenia) – interpretacje KIS z 13.01.2025 r. (0112-KDIL2-1.4011.898.2024.2.KF) i 28.06.2022 r. (0115-KDIT2.4011.297.2022.2.ENB),
• przejścia na emeryturę – interpretacja KIS z 11.07.2022 r. (0113-KDIPT2-3.4011.295.2022.2.KK).

Jak wskazała KIS w przywołanym wyżej piśmie z 13.01.2025 r., uznać należy, że planowane przekazywanie pracownikom upominków (kart przedpłaconych) z okazji świąt, które – jak sama Pani wskazała we wniosku – nie będą stanowić dodatkowej formy wynagrodzenia, jak również nie będą się wiązać z jakimkolwiek świadczeniem wzajemnym ze strony pracowników, lecz ich celem będzie wzmacnianie relacji i zaangażowania pracowników, co do zasady będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn. W konsekwencji, z uwagi na wyłączenie z opodatkowania na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 updof, wartość wręczonych pracownikom przez Panią upominków (kart przedpłaconych) w okolicznościach wskazanych we wniosku, nie będzie stanowić dla nich przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu updof. Zatem z ww. tytułu nie będą na Pani ciążyć obowiązki płatnika (…) PIT na podstawie art. 32 ust. 1 updof.

Podobnie w piśmie KIS z 14.02.2024 r. (0112-KDIL2-1.4011.39.2024.2.DJ) czytamy: Prezenty będą wydawane okolicznościowo. Sam prezent i jego wartość nie mają związku z wykonywaną pracą ani jej rezultatami. (…) Pracownikowi (…) nie będzie przysługiwało roszczenie (…) o wydanie prezentu – inaczej niż (…) w przypadku roszczenia o wypłatę wynagrodzenia. Nabycie upominku będzie następowało ze środków obrotowych spółki (…). Otrzymywanie tego rodzaju prezentu (…) nie będzie wynikało z zawartych z Państwem umów o pracę, regulaminu pracy lub innych aktów wewnętrznych.

(…) Planowane przekazywanie pracownikom prezentów (upominków), (…) które nie będą stanowić elementu wynagrodzenia wynikającego z zawartej umowy o pracę, lecz ich celem będzie uhonorowanie pracownika i sprawienie mu przyjemności lub wyrażenie podziękowania bądź złożenia kondolencji (w zależności od okoliczności) w ważnym dla niego dniu, co do zasady będzie podlegać opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn. W konsekwencji (…) nie będzie stanowić (…) przychodu ze stosunku pracy w rozumieniu updof.

Karty jako pozapłacowy element wynagrodzenia

Jeżeli przekazanie pracownikom kart upominkowych lub podarunkowych nie jest darowizną, a ma być elementem wynagrodzenia, to po stronie pracowników powstanie przychód ze stosunku pracy, a na pracodawcy mogą ciążyć obowiązki płatnika PIT (por. interpretacja KIS z 28.11.2024 r., 0113-KDIPT2-3.4011.576.2024.2.GG). Dla powstania przychodu nie ma znaczenia, czy karty zostały zakupione ze środków obrotowych pracodawcy, czy ze środków zfśs. Jednak w tym drugim przypadku przychód może korzystać ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof.

Zwolnienie obejmuje wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zfśs, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Dla zastosowania zwolnienia muszą być łącznie spełnione wszystkie wynikające z przepisu przesłanki, w myśl których świadczenia pracodawcy na rzecz pracownika powinny:

1) mieć związek z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zfśs – działalnością taką (art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs) są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową;

2) mieć charakter rzeczowy bądź pieniężny (przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi) – zgodnie z art. 45 Kc rzeczami są tylko przedmioty materialne; jako świadczenie rzeczowe można zakwalifikować np. bilety wstępu do kina, teatru, karnety na basen, siłownię, fitness, paczki świąteczne; karnety (karty), które uznaje się za rodzaj abonamentu, nie uprawniają bowiem posiadacza do ich wymiany na usługę lub towar, lecz umożliwiają mu skorzystanie ze ściśle oznaczonego świadczenia (por. interpretacja KIS z 3.10.2024 r., 0113-KDIPT2-3.4011.503.2024.1.GG); organy podatkowe przyjmują, że karty przedpłacone (np. podarunkowe lub upominkowe), zasilane środkami pieniężnymi i umożliwiające dokonywanie płatności w sklepach mających terminale płatnicze, to swoisty rodzaj karty płatniczej, dlatego ich wartość można uznać, co do zasady, za świadczenie pieniężne (instrument dostępu do określonych wartości pieniężnych, co finalnie umożliwia regulowanie zobowiązań pieniężnych); przekazanie takich kart, zasilonych środkami pieniężnymi z zfśs, korzysta ze zwolnienia od PIT (pismo KIS z 7.04.2021 r., 0113-KDIPT2-3.4011.225.2021.1.AK);

3) być w całości sfinansowane ze środków zfśs – pracodawca nie może sfinansować tych świadczeń z innych źródeł (np. ze środków obrotowych firmy);

4) nie przekraczać w roku podatkowym kwoty 1000 zł – limit dotyczy wszystkich świadczeń wypłacanych w danym roku z zfśs i funduszy związków zawodowych, niezależnie od ilu podmiotów uprawnionych (pracodawców i związków zawodowych) pracownik je otrzymuje; nadwyżka ponad tę kwotę podlega opodatkowaniu; pracodawca nie ma obowiązku monitorowania, czy pracownik uzyskał w roku podatkowym świadczenia od innego podmiotu i w jakiej kwocie, a na pracowniku nie ciąży obowiązek złożenia pracodawcy oświadczenia w tej kwestii; płatnik pobiera PIT, gdy suma przekazanych przez niego świadczeń przekroczy ustalony limit; obowiązkiem pracownika jest kontrola wysokości otrzymanych w danym roku świadczeń i opodatkowanie nadwyżki ponad limit w zeznaniu podatkowym.

Podsumowanie

Dla opodatkowania PIT kart upominkowych przekazywanych przez pracodawców swoim pracownikom istotne znaczenie ma to, czy są one:

• darowizną – podlegają wówczas wyłączeniu z opodatkowania PIT (zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 updof),
• świadczeniami ze stosunku pracy (pozapłacowym elementem wynagrodzenia) – są wtedy kwalifikowane jako przychody ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 updof) i w granicach ustawowego limitu mogą korzystać ze zwolnienia od PIT na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 updof, jeśli są w całości sfinansowane ze środków zfśs, natomiast jeżeli zostały zakupione ze środków obrotowych pracodawcy – podlegają opodatkowaniu, a pracodawca jako płatnik powinien pobrać i odprowadzić od nich zaliczkę na PIT.