Prywatne jazdy firmowym autem – jak ustalić przychód pracownika w 2022 r.

Ryczałtowy przychód

W razie nieodpłatnego korzystania ze służbowego samochodu (nie ma znaczenia, czy jest to samochód osobowy, czy inny) do przychodu pracownika za dany miesiąc jest doliczana zryczałtowana kwota, zależna od rodzaju pojazdu i liczby dni w miesiącu, w których był wykorzystywany do prywatnych celów.

Zgodnie z art. 12 ust. 2a updof od 1.01.2022 r. wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

• 250 zł miesięcznie – dla samochodów:

• o mocy silnika do 60 kW,

[1] Ustawa z 11.01.2018 r. (tekst jedn. DzU z 2021 r. poz. 110).

[2] Ustawa o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (DzU poz. 2105).

• stanowiących pojazd elektryczny lub pojazd napędzany wodorem (w rozumieniu art. 2 pkt 12 i 15 ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych[1]);

• 400 zł miesięcznie – dla innych samochodów.

Przypomnijmy, że do końca 2021 r. wysokość ryczałtu była zależna od pojemności silnika i wynosiła odpowiednio 250 i 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do i powyżej 1600 cm³. W przypadku samochodów elektrycznych, których pojemności silnika nie da się określić, organy podatkowe uznawały, że ryczałtowy przychód wynosi 250 zł, bo pojemność silnika wynosząca zero mieści się w granicy 1600 cm³ (np. interpretacje KIS z 5.05.2021 r., 0112-KDIL2-1.4011.153.2021.1.DJ, i 11.02.2020 r., 0114-KDIP3-2.4011.587.2019.1.JK3). Nowelizacja updof z 29.10.2021 r.[2] (tzw. Polski Ład) rozwiała wątpliwości w tym zakresie, ale jednocześnie spowodowała, że ryczałt w wyższej wysokości (400 zł) obejmie więcej samochodów.

Wskazane kwoty dolicza się do przychodu pracownika, który korzysta z prywatnego samochodu codziennie przez cały miesiąc kalendarzowy (wliczając dni pracujące, soboty i inne dni wolne od pracy), bez względu na to, jak intensywne jest to korzystanie (przez godzinę czy przez cały dzień).

Jeśli pracownik wykorzystuje do celów prywatnych służbowe auto przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się za każdy dzień takiego wykorzystywania samochodu, w wysokości 1/30 ww. kwot (czyli odpowiednio 8,33 i 13,33 zł za każdy dzień – art. 12 ust. 2b updof). Ta zasada pozostała bez zmian.

Z kolei przychodem pracownika, który wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych za częściową odpłatnością, jest różnica między wartością pieniężną nieodpłatnego świadczenia w formie ryczałtowej i ponoszoną odpłatnością (art. 12 ust. 2c updof).

Paliwo w ramach ryczałtu

Do niedawna organy podatkowe twierdziły, że ryczałt obejmuje samo wykorzystanie samochodu do celów służbowych, nie obejmuje zaś wydatków związanych z eksploatacją samochodu służbowego, w tym kosztów paliwa, które poniesie pracodawca. Są one dla pracownika dodatkowym przychodem.

Odmienne stanowisko konsekwentnie wyrażały sądy administracyjne, twierdząc, że świadczeniem pracodawcy nie jest samo udostępnienie samochodu, z którym utożsamia się jedynie stałe, związane z pojazdem wydatki, takie jak koszty ubezpieczenia, bieżące naprawy, przeglądy, wymiana części eksploatacyjnych, np. wymiana opon. Udostępnienie pracownikowi przez pracodawcę do używania samochodu obejmuje zapewnienie możliwości prawidłowego używania, a więc także ponoszenie wszystkich niezbędnych wydatków umożliwiających takie używanie. Nie ma żadnego uzasadnienia, aby jeden rodzaj tych wydatków, jakim są wydatki na paliwo, uznać za stanowiące odrębne świadczenie (np. wyroki NSA z 22.07.2020 r., II FSK 1116/18, 6.06.2019 r., II FSK 1723/17, 10.07.2018 r., II FSK 1185/16).

Pod wpływem tej jednolitej linii orzeczniczej MF wydał 11.09.2020 r. interpretację ogólną (DD3.8201.1.2020) w sprawie zryczałtowanego przychodu pracownika związanego z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych, w której stwierdził, że ryczałtowo określona w przepisach wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, np. takie jak paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy jako właściciel samochodu musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym.

MF stwierdził jednocześnie, że używanie tak udostępnionego samochodu czasami wiąże się z dodatkowymi kosztami, takimi jak opłaty parkingowe czy opłaty za przejazdy autostradą, które nie mogą być uznawane za świadczenia objęte kwotą określoną w art. 12 ust. 2a updof. Ustawodawca wskazał bowiem wyraźnie, że chodzi o świadczenie związane z wykorzystaniem samochodu służbowego (czy z oddaniem do używania – bezpłatnie – dla celów prywatnych), a nie wszelkimi pochodnymi kosztami związanymi z podróżą samochodem udostępnionym do wykorzystywania w celach prywatnych.

Problem z ładowaniem

W interpretacji ogólnej nie została poruszona kwestia ujmowania w zryczałtowanym przychodzie świadczenia polegającego na finansowaniu przez pracodawcę kosztów ładowania służbowego samochodu elektrycznego wykorzystywanego przez pracownika do celów prywatnych. Jednak, jak wskazał MF w odpowiedzi z 18.07.2021 r. na interpelację poselską nr 24846, te same zasady powinny być stosowane zarówno w przypadku samochodów z silnikami spalinowymi, jak i elektrycznymi.

MF odniósł się do pisma KIS z 5.05.2021 r. (0112-KDIL2-1.4011.153.2021.1.DJ), stwierdzającego, że dopłata pracodawcy do kosztów zużycia energii elektrycznej przez pracowników w związku z ładowaniem samochodów służbowych w ich domach jest przychodem ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof. Wskazał, że 21.06.2021 r. MF wystąpił do dyrektora KIS o przesłanie akt tej interpretacji w celu jej weryfikacji i ew. zmiany w trybie art. 14e § 1 pkt 1 Op.

W odpowiedzi na pytanie Redakcji o efekt tej weryfikacji Ministerstwo Finansów poinformowało, że podatnik zaskarżył interpretację do WSA w Poznaniu, który nieprawomocnym postanowieniem z 12.08.2021 r. (I SA/Po 545/21) skargę odrzucił, w związku z czym Szef KAS nie jest na ten moment uprawniony do jej weryfikacji, w tym ew. zmiany.

Podstawa wymiaru składek ZUS

Ustalone w sposób zryczałtowany kwoty przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia, polegającego na używaniu samochodu do celów służbowych, wchodzą do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracownika, a także na FP, FGŚP i FEP. W myśl bowiem art. 18 ust. 1 usus taką podstawą jest przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym.

Przychód ten nie korzysta z żadnego ze zwolnień wskazanych w rozporządzeniu składkowym, co potwierdza interpretacja ZUS z 29.05.2013 r. (DI/100000/451/659/2013).

ZUS stoi na stanowisku, że również przy częściowo odpłatnym udostępnieniu pojazdu pracownikowi nie jest możliwe zastosowanie zwolnienia z § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, w myśl którego podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające m.in. na uprawnieniu do zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług po cenach niższych niż detaliczne.

Jak wynika z interpretacji ZUS z 24.07.2014 r. (DI/100000/43/803/2014), nie można mówić o korzyściach w rozumieniu tego przepisu, gdy pracodawca umożliwia pracownikom korzystanie z samochodów służbowych, będących jego własnością, czy np. wynajętych lub wziętych w leasing (a więc takich, które nie zostały nabyte z przeznaczeniem udostępniania ich pracownikom). Czym innym jest udostępnienie przez pracodawcę po cenach niższych niż detaliczne określonych usług i towarów, które nabywa z wyraźnym przeznaczeniem na ten cel, a czym innym udostępnienie składników własnego majątku (w tym środków trwałych), służących działalności gospodarczej.