Prezentacja kaucji w sprawozdaniu finansowym

Umowa kaucji nie jest kompleksowo unormowana prawnie. Przyjmuje się zazwyczaj, że jest to umowa, na podstawie której dłużnik – w rozpatrywanym przypadku najemca – przekazuje wierzycielowi (wynajmującemu) pieniądze lub inne rzeczy zamienne celem zabezpieczenia ew. roszczeń wierzyciela, jakie mogą powstać w toku istniejącego między stronami stosunku prawnego (umowy najmu).

Jeżeli kaucja nie została w całości wykorzystana przez wierzyciela (wynajmującego) jako zabezpieczenie roszczeń (np. na pokrycie zaległego czynszu, zapłatę kosztów znaczącego zniszczenia lokalu), to zależnie od postanowień umowy służy – pod koniec trwania umowy najmu – do zapłaty ostatnich rat czynszu lub z chwilą wygaśnięcia umowy podlega zwrotowi najemcy.

Ocena, jakiego rodzaju zabezpieczenie strony uzgodniły, posługując się pojęciem „kaucja”, wymaga w konkretnej sprawie dokonania wykładni oświadczeń woli wynikających z całokształtu postanowień umownych.

Pojęcie „kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu lokalu” pojawia się w ustawie o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego[1]. Z jej art. 6 wynika, że zawarcie umowy najmu może być uzależnione od wpłaty przez najemcę kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu lokalu, przysługujących wynajmującemu w dniu opróżnienia lokalu. Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu lub nabycia jego własności przez najemcę, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu.

Zwyczajowo równowartość kwoty środków pieniężnych wpłaconych tytułem kaucji, która z chwilą wygaśnięcia umowy najmu będzie podlegać zwrotowi, ujmuje się w księgach rachunkowych jednostki (najemcy) na koncie „Pozostałe rozrachunki”. Na dzień bilansowy kaucję wykazuje się w aktywach bilansu w pozycji:

• A.III.1, A.III.2 lub A.III.3 – jako należność długoterminową, jeżeli jej rozliczenie, w myśl umowy najmu, nastąpi w okresie dłuższym niż 12 mies. od dnia bilansowego, lub
• B.II.1b, B.II.2b lub B.II.3c – jako inne należności krótkoterminowe, jeżeli jej rozliczenie nastąpi w okresie dłuższym niż 12 mies. od dnia bilansowego.

Natomiast gdy kaucja będzie również służyła do spłaty ostatniej raty należności za wynajem, wówczas celowe byłoby ją zaliczyć do należności z tytułu dostaw i usług, które – jak wiadomo – są wykazywane w dwóch wierszach: do 12 mies. i powyżej 12 mies. Kaucja taka jest wykazywana w aktywach bilansu w poz. B.II.1a, B.II.2a lub B.II.3a – w zależności od tego, czy są to należności od jednostki powiązanej, od pozostałych jednostek, w których jednostka posiada zaangażowanie w kapitale, czy od jednostek pozostałych.