Pomoc przyznana z pominięciem regulaminu socjalnego nie pochodzi z zfśs

Ze środków zfśs pracodawca ma wspomagać niezamożnych pracowników i inne osoby uprawnione oraz ich rodziny, co do zasady po uprzedniej analizie spełniania przez nich tzw. kryteriów socjalnych, czyli po indywidualnej ocenie ich statusu życiowego, rodzinnego i materialnego.

Trudna sytuacja rodziny opisanej w pytaniu kwalifikuje ją do grona osób mogących się starać o takie wsparcie, jednak z funduszu socjalnego można wypłacać tylko świadczenia wskazane w regulaminie socjalnym i wyłącznie (z niewielkimi odstępstwami) na podstawie kryteriów socjalnych w nim określonych (art. 2 pkt 5 oraz art. 8 ust. 1 i 2 ustawy o zfśs).

Zgodnie z wyrokiem SA w Szczecinie z 18.05.2017 r. (III AUa 544/16) przywołana ustawa stawia (…) wymóg uzależniania świadczeń z funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej oraz (…) określenia zasad i warunków korzystania ze środków funduszu właśnie w regulaminie socjalnym. W świetle zaś orzeczenia SA w Białymstoku z 27.03.2017 r. (III AUa 874/16) wprawdzie pracodawca administruje zasobami funduszu, lecz nie ma prawa tego czynić z pominięciem ustawy i przyjętego u siebie regulaminu socjalnego.

Dofinansowanie do zorganizowanego wypoczynku dzieci i młodzieży do 18 lat to bardzo popularna forma beneficjów z zfśs stosowana przez zakłady pracy. Otrzymującym takie świadczenie przysługują z tego tytułu zwolnienia:

• podatkowe – obejmujące dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym połączonego z nauką; pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, a także przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu – dzieci i młodzieży do lat 18, pokryte z:

• funduszu socjalnego, zfśs oraz zgodnie z odrębnymi przepisami właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,
• innych źródeł (tu ze środków obrotowych pracodawcy) – do 2000 zł na osobę w roku kalendarzowym, a przejściowo począwszy od 2020 r. do końca roku kalendarzowego następującego po roku, w którym zostanie zniesiony stan epidemii wprowadzony z powodu COVID-19 – do 3000 zł w roku kalendarzowym na osobę (art. 21 ust. 1 pkt 78 w zw. z art. 52l updof);

• ubezpieczeniowe – dotyczące świadczeń finansowanych ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs (§ 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego).

  Skoro regulamin zfśs spółki nie przewiduje dopłat do zorganizowanego wypoczynku małoletnich dzieci i młodzieży, nie należy ich wypłacać z tego źródła. Jeśli mimo wszystko pracodawca zdecyduje się na taki krok, nie można będzie ich uznać za świadczenia z zfśs i w konsekwencji nie będą objęte ww. ulgami. W takiej sytuacji dopłatę należałoby uznać za bonus, choćby o charakterze socjalnym, jednak pochodzący ze środków obrotowych pracodawcy, i potrącić składki ZUS oraz zaliczkę na PIT od kwoty przekraczającej 3000 zł na osobę.

  Pracodawca może jednak wybrać dwa inne rozwiązania.

  Po pierwsze może przyznać rodzinie wyższą od standardowej zapomogę losową (tu z tytułu długotrwałej choroby matki), pod warunkiem że pozwala na to regulamin socjalny. To wariant szybki (nie wymaga zmian regulaminu funduszu), zapewniający ulgę podatkową i składkową. Zapomoga z tytułu długotrwałej choroby pozostaje bowiem wolna:

  • od PIT – niezależnie od jej wysokości, jeśli została otrzymana z funduszu socjalnego, zfśs, funduszy związków zawodowych lub zgodnie z odrębnymi przepisami właściwego ministra, a z innych źródeł – zasadniczo do kwoty 6000 zł w roku kalendarzowym, choć przejściowo (począwszy od 2020 r. do końca roku kalendarzowego, w którym zostanie odwołany stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19) do kwoty 10 000 zł w roku kalendarzowym (art. 21 ust. 1 pkt 26 w zw. z art. 52l updof),
  • w całości od składek – bez względu na sposób jej finansowania (§ 2 ust. 1 pkt 22 rozporządzenia składkowego).

  Część uzyskanej zapomogi ojciec może przeznaczyć na wypoczynek dzieci.

  Po drugie pracodawca może zmienić regulamin socjalny w celu ujęcia w nim dofinansowań do wypoczynku małoletnich dzieci i młodzieży oraz udzielić ojcu wnioskowanego wsparcia. Zasadniczo wymaga to czasu, gdyż korekta regulaminu zfśs jest procesem obejmującym kilka etapów:

  • uzgodnienie jej projektu w tym przypadku z przedstawicielem pracowników wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów,
  • podanie zmian do wiadomości pracowników, np. przez upublicznienie na tablicy ogłoszeń, w firmowym intranecie,
  • odczekanie 14 dni od ogłoszenia zmian, po upływie których zaczynają one obowiązywać.

  Przy obopólnej zgodzie stron można jednak przyspieszyć wejście w życie postanowień korzystnych dla uprawnionych. Dlatego spółka może w uzgodnieniu z reprezentantem pracowników zapisać w projekcie zmian regulaminu, że zostaną one wdrożone np. od następnego dnia po dacie ich ogłoszenia. Wypłacone na tej podstawie dofinansowanie wypoczynku dzieci do ukończenia 18. roku życia podlega pełnym zwolnieniom od PIT i składek ZUS.

  Postanowienia regulaminu nt. dopłat do wypoczynku dzieci powinny szczegółowo ustalać zasady ich przyznawania, wysokość, częstotliwość wypłaty itd. (przykład w ramce na następnej stronie).

  Wyciąg z regulaminu socjalnego dotyczący dopłat do zorganizowanego wypoczynku małoletnich dzieci i młodzieży

  Rozdział III. Dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18

  § 5. [Definicja i warunki przyznania] 1. Osoba uprawniona do korzystania z Funduszu (dalej Osoba Uprawniona) może się starać na każde dziecko o dopłatę do wypoczynku dzieci i młodzieży do ukończenia 18. roku życia, zorganizowanego w szczególności w formie wczasów, kolonii, półkolonii, obozów i zimowisk, zielonych szkół, wycieczek, w tym połączonego z nauką pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz do przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu. 2. Dopłaty przysługują na wypoczynek zorganizowany przez podmiot prowadzący w tym zakresie działalność gospodarczą lub statutową, z wyjątkiem takich form wypoczynku, jak: wczasy pod gruszą, zaaranżowany na własną rękę przez rodzinę pobyt u rodziny, znajomych, w gospodarstwie agroturystycznym, hotelu, na kwaterze itd. W razie wątpliwości co do statusu podmiotu organizującego wypoczynek, na żądanie Komisji Socjalnej Osoba Uprawniona przedstawia oświadczenie tego podmiotu, że zorganizował wypoczynek w zakresie swojej działalności gospodarczej bądź statutowej. 3. Dopłaty należą się na dziecko, które kończy 18 lat najpóźniej w trakcie trwania wypoczynku. 4. Dla Osoby Uprawnionej, w której rodzinie średni dochód na osobę mieści się w następujących kategoriach dochodowych: I (poniżej 1200 zł na osobę) – dopłata wynosi 1200 zł na dziecko, II (od 1200 do 2500 zł na osobę) – dopłata wynosi 1000 zł na dziecko, III (powyżej 2500 do 4000 zł na osobę) – dopłata wynosi 700 zł na dziecko, IV (powyżej 4000 zł na osobę) – dopłata nie przysługuje. 5. Osoba Uprawniona, która wychowuje co najmniej: - jedno dziecko niepełnosprawne w stopniu znacznym lub umiarkowanym, - jedno dziecko samotnie, - troje dzieci, ma prawo do dopłaty podwyższonej o 30% na każde ze wskazanych dzieci, czyli odpowiednio do 1560 zł w I kategorii dochodowej, 1300 zł – w II, i 910 zł – w III. 6. Osoba Uprawniona ma prawo się starać o dopłatę na każde dziecko w roku kalendarzowym: a) raz, b) dwa razy – jeśli, będąc w szczególnie trudnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, złoży umotywowany wniosek i zaakceptuje go Komisja Socjalna. 7. Jeśli w zakładzie pracy są zatrudnione dwie lub więcej Osób Uprawnionych, tworzących jedną rodzinę w rozumieniu niniejszego Regulaminu, na każde dziecko należy się jedna, pojedyncza dopłata w roku kalendarzowym lub wyjątkowo dwie w roku kalendarzowym, zgodnie z ust. 6 pkt b. § 6 [Składanie wniosku i dokumentowanie prawa do dopłaty] 1. Osoba Uprawniona starająca się o dopłatę składa pisemny wniosek (patrz zał. nr 2 do Regulaminu), w którym deklaruje m.in.: - przynależność do I, II lub III kategorii dochodowej, - liczbę dzieci, na które występuje o dopłaty, - okoliczności uprawniające ją do podwyższonych dopłat, określone w § 5 ust. 5 Regulaminu, - okoliczności uprawniające ją do 2-krotnego złożenia wniosku o dopłaty w roku kalendarzowym, określone w § 5 ust. 6 Regulaminu. 2. Wnioski o dopłaty można składać co roku w dwóch terminach – do 15 czerwca i do 15 listopada, a w szczególnie uzasadnionych sytuacjach – z przekroczeniem tych terminów. Komisja Socjalna rozpatruje je w ciągu 14 dni od ich otrzymania. 3. Dopłaty wypłaca się niezwłocznie po ich przyznaniu przez Komisję Socjalną, najpóźniej w ciągu 7 dni. 4. Osoba Uprawniona, która chce skorzystać ze zwolnienia od PIT, określonego w art. 21 ust. 1 pkt 78 updof, musi przedstawić pracodawcy dowód zapłaty za wypoczynek na rzecz podmiotu – organizatora wypoczynku, z którego wynikają co najmniej: nazwa i adres podmiotu prowadzącego działalność w zakresie organizacji wypoczynku, na rzecz którego została dokonana wpłata, forma wypoczynku (wczasy, kolonie, obóz, zimowisko itd.), imię i nazwisko dziecka korzystającego ze zorganizowanej formy wypoczynku, imię i nazwisko osoby dokonującej zapłaty, kwota i data zapłaty.