Pokrycie kosztów przejazdów miejscowych w delegacji na podstawie biletów komunikacji miejskiej

Co do zasady jeszcze przed poniesieniem wydatków pracownicy powinni ustalić z pracodawcą, że ten pokryje faktyczne koszty ich przemieszczania komunikacją miejską, co jest rozwiązaniem nie tylko wprost wynikającym z przepisów, lecz także najbardziej klarownym. Pracodawca może jednak – i w wielu przypadkach wręcz powinien – już po fakcie w pełni uznać poniesiony wydatek. Potwierdzeniem jego poniesienia może być skasowany bilet. Bilet nieskasowany potwierdza nabycie biletu, ale nie potwierdza odbycia przejazdu, a nawet pośrednio wskazuje, że przejazd się nie odbył, skoro pracownik nie skasował biletu.

Według § 9 rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167) za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej – w wysokości 20% diety. Po niedawnych zmianach wysokości diety (podniesieniu jej do 38 zł) jest to 7,60 zł (planowana jest kolejna podwyżka diety – na 45 zł, co skutkowałoby podwyższeniem ryczałtu do 9 zł).

Ryczałt nie przysługuje, jeśli:

• pracownik nie ponosi kosztów takich przejazdów,
• pracodawca wyrazi na wniosek pracownika zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (pracownik musi wówczas przedstawić dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków).

Drugi punkt może obejmować wiele sytuacji faktycznych, nie tylko wprost związanych z większą liczbą przejazdów, która nie pozwala na ich pokrycie kwotą ryczałtu. Przykładowo czas dojazdu do danej miejscowości może wymuszać skorzystanie z taksówki, by punktualnie dotrzeć na spotkanie (przepisy nie wskazują, że pracodawca pokrywa jedynie koszty dojazdów środkami publicznej komunikacji zbiorowej).

Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych ze zleconą mu delegacją (art. 775 § 1 Kp), koszty realizacji poleceń służbowych pokrywa zaś pracodawca i nie może tych wydatków przerzucać na pracownika. Rozporządzenie nie nakłada na pracodawcę wprost obowiązku pokrywania wyższych kosztów (nie występuje w nim określenie „pracodawca pokrywa”), ale też nie można odczytywać § 9 ust. 3 rozporządzenia jako pozwalającego na całkowitą dowolność po stronie pracodawcy. Zlecając zadanie służbowe, pracodawca narzuca pośrednio pracownikowi pewne koszty. Jeżeli wykonanie zadania wymaga obiektywnie poniesienia określonego wydatku, to nadrzędną zasadą powinno być jego rozliczenie przez pracodawcę. Skoro zaś nie kwestionuje się tego, że ryczałt w konkretnie zlecanych wyjazdach jest niewystarczający, to należałoby przyjąć rozliczenie według faktycznych kosztów.

To, że prawodawca „nie nadąża” za sytuacją rynkową i w rozporządzeniu delegacyjnym nie zmienia stawek, nie oznacza, iż pracodawca może obciążać kosztami pracy pracowników. W niektórych zaś miastach obecnie jeden bilet – i to na stosunkowo krótki czas przejazdu – kosztuje ponad 4 zł, co wprost oznacza, że kwota ryczałtu nie wystarcza na przejazd w obie strony, nawet przy założeniu, że odległość nie jest duża.

Skoro pracodawca nie kwestionuje, że pracownik musiał wydatkować na przejazdy lokalne więcej niż wynosi kwota ryczałtu, należy uznać, że powinien ten koszt delegowanemu zwrócić. Jako zasadę powinno się jednak przyjąć uzgadnianie takich wydatków przed wyjazdem lub kontaktowanie się z pracodawcą przed ich poniesieniem. W drodze wyjątku uznawane byłyby jedynie wydatki, o których pracodawca dowiadywałby się po fakcie.

Zgodnie z § 5 ust. 2 przywołanego rozporządzenia do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Przepisy wskazują na szeroki zakres dokumentów potwierdzających wydatki. Przy rozliczeniu podroży służbowej za dokument taki uznać należy również bilet komunikacji miejskiej.

Tutaj pojawia się jednak istotna kwestia. Pracownikowi przysługuje zwrot „udokumentowanych kosztów dojazdów”. Dla otrzymania zwrotu konieczne jest, aby:

• odbył się przejazd,
• przejazd ten był obiektywnie konieczny (trudno mówić o korzystaniu z przejazdów, gdy np. miejsce docelowe znajduje się 200 m od dworca kolejowego, na którym pracownik wysiada z pociągu, jadąc w podróż służbową),
• przejazd był udokumentowany, co oznacza, że przedstawiony dokument potwierdza fakt przejazdu.

Przejazd komunikacją miejską wymaga nabycia oraz skasowania biletu. Sam zakup biletu potwierdza jedynie wydatek, który potencjalnie może pozwolić na przejazd, jednak nie potwierdza przejazdu. Nieskasowanie biletu przez pracownika byłoby niewypełnieniem warunków przewozu komunikacją miejscową, a więc można przyjąć domniemanie, że sam przejazd się nie odbył. Stąd bilety nieskasowane nie powinny być podstawą do naliczenia zwrotu kosztów.