Pokrycie kosztów przejazdów miejscowych w delegacji na podstawie biletów komunikacji miejskiej
Co do zasady jeszcze przed poniesieniem wydatków pracownicy powinni ustalić z pracodawcą, że ten pokryje faktyczne koszty ich przemieszczania komunikacją miejską, co jest rozwiązaniem nie tylko wprost wynikającym z przepisów, lecz także najbardziej klarownym. Pracodawca może jednak – i w wielu przypadkach wręcz powinien – już po fakcie w pełni uznać poniesiony wydatek. Potwierdzeniem jego poniesienia może być skasowany bilet. Bilet nieskasowany potwierdza nabycie biletu, ale nie potwierdza odbycia przejazdu, a nawet pośrednio wskazuje, że przejazd się nie odbył, skoro pracownik nie skasował biletu.
Co do zasady jeszcze przed poniesieniem wydatków pracownicy powinni ustalić z pracodawcą, że ten pokryje faktyczne koszty ich przemieszczania komunikacją miejską, co jest rozwiązaniem nie tylko wprost wynikającym z przepisów, lecz także najbardziej klarownym. Pracodawca może jednak – i w wielu przypadkach wręcz powinien – już po fakcie w pełni uznać poniesiony wydatek. Potwierdzeniem jego poniesienia może być skasowany bilet. Bilet nieskasowany potwierdza nabycie biletu, ale nie potwierdza odbycia przejazdu, a nawet pośrednio wskazuje, że przejazd się nie odbył, skoro pracownik nie skasował biletu.
Według § 9 rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167) za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej – w wysokości 20% diety. Po niedawnych zmianach wysokości diety (podniesieniu jej do 38 zł) jest to 7,60 zł (planowana jest kolejna podwyżka diety – na 45 zł, co skutkowałoby podwyższeniem ryczałtu do 9 zł).
Ryczałt nie przysługuje, jeśli:
- pracownik nie ponosi kosztów takich przejazdów,
- pracodawca wyrazi na wniosek pracownika zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (pracownik musi wówczas przedstawić dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków).
Drugi punkt może obejmować wiele sytuacji faktycznych, nie tylko wprost związanych z większą liczbą przejazdów, która nie pozwala na ich pokrycie kwotą ryczałtu. Przykładowo czas dojazdu do danej miejscowości może wymuszać skorzystanie z taksówki, by punktualnie dotrzeć na spotkanie (przepisy nie wskazują, że pracodawca pokrywa jedynie koszty dojazdów środkami publicznej komunikacji zbiorowej).
Pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów związanych ze zleconą mu delegacją (art. 775 § 1 Kp), koszty realizacji poleceń służbowych pokrywa zaś pracodawca i nie może tych wydatków przerzucać na pracownika. Rozporządzenie nie nakłada na pracodawcę wprost obowiązku pokrywania wyższych kosztów (nie występuje w nim określenie „pracodawca pokrywa”), ale też nie można odczytywać § 9 ust. 3 rozporządzenia jako pozwalającego na całkowitą dowolność po stronie pracodawcy. Zlecając zadanie służbowe, pracodawca narzuca pośrednio pracownikowi pewne koszty. Jeżeli wykonanie zadania wymaga obiektywnie poniesienia określonego wydatku, to nadrzędną zasadą powinno być jego rozliczenie przez pracodawcę. Skoro zaś nie kwestionuje się tego, że ryczałt w konkretnie zlecanych wyjazdach jest niewystarczający, to należałoby przyjąć rozliczenie według faktycznych kosztów.
To, że prawodawca „nie nadąża” za sytuacją rynkową i w rozporządzeniu delegacyjnym nie zmienia stawek, nie oznacza, iż pracodawca może obciążać kosztami pracy pracowników. W niektórych zaś miastach obecnie jeden bilet – i to na stosunkowo krótki czas przejazdu – kosztuje ponad 4 zł, co wprost oznacza, że kwota ryczałtu nie wystarcza na przejazd w obie strony, nawet przy założeniu, że odległość nie jest duża.
Skoro pracodawca nie kwestionuje, że pracownik musiał wydatkować na przejazdy lokalne więcej niż wynosi kwota ryczałtu, należy uznać, że powinien ten koszt delegowanemu zwrócić. Jako zasadę powinno się jednak przyjąć uzgadnianie takich wydatków przed wyjazdem lub kontaktowanie się z pracodawcą przed ich poniesieniem. W drodze wyjątku uznawane byłyby jedynie wydatki, o których pracodawca dowiadywałby się po fakcie.
Zgodnie z § 5 ust. 2 przywołanego rozporządzenia do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Przepisy wskazują na szeroki zakres dokumentów potwierdzających wydatki. Przy rozliczeniu podroży służbowej za dokument taki uznać należy również bilet komunikacji miejskiej.
Tutaj pojawia się jednak istotna kwestia. Pracownikowi przysługuje zwrot „udokumentowanych kosztów dojazdów”. Dla otrzymania zwrotu konieczne jest, aby:
- odbył się przejazd,
- przejazd ten był obiektywnie konieczny (trudno mówić o korzystaniu z przejazdów, gdy np. miejsce docelowe znajduje się 200 m od dworca kolejowego, na którym pracownik wysiada z pociągu, jadąc w podróż służbową),
- przejazd był udokumentowany, co oznacza, że przedstawiony dokument potwierdza fakt przejazdu.
Przejazd komunikacją miejską wymaga nabycia oraz skasowania biletu. Sam zakup biletu potwierdza jedynie wydatek, który potencjalnie może pozwolić na przejazd, jednak nie potwierdza przejazdu. Nieskasowanie biletu przez pracownika byłoby niewypełnieniem warunków przewozu komunikacją miejscową, a więc można przyjąć domniemanie, że sam przejazd się nie odbył. Stąd bilety nieskasowane nie powinny być podstawą do naliczenia zwrotu kosztów.
Zaloguj się
Aby czytać dalej, jeśli masz wykupiony abonament
Kup dostęp do tego artykułu
Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30
Kup abonament
Abonamenty on-line | Prenumeratorzy | Członkowie SKwP | ||||||||
|
Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość". Pomoc w uzyskaniu dostępu:
|
15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami. |
„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych