Podróż służbowa prywatnym autem elektrycznym – zwrot wydatków bez PIT

Pytanie Czytelnika bierze się stąd, że obowiązujące przepisy nie określają stawek, według których pracownikowi należy się zwrot kosztów podróży służbowej prywatnymi samochodami o napędzie elektrycznym.

Na mocy § 3 ust. 3 rozporządzenia MPiPS z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167 ze zm.) na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub zagranicznej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przebytych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, ustalonej przez pracodawcę (tzw. kilometrówka), która jednak nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25.03.2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (DzU nr 27 poz. 271 ze zm.).

Rozporządzenie to wskazuje, że koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 km przebiegu pojazdu, które od 17.01.2023 r., w zależności od pojemności skokowej silnika samochodu osobowego, wynoszą maksymalnie:

• 0,89 zł – do 900 cm3,
• 1,15 zł – powyżej 900 cm3.

Problemem jest to, że rozporządzenie określa zasady zwrotu pracownikom kosztów używania pojazdów zasilanych tradycyjnym silnikiem spalinowym. Nie odnosi się natomiast do samochodów z napędem elektrycznym, wodorowym czy zasilanych innymi alternatywnymi źródłami energii. Tymczasem na mocy:

• art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof przychód pracownika z tytułu diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika jest wolny od PIT do wysokości określonej w odrębnych przepisach (w tym przypadku w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury),
• art. 16 ust. 1 pkt 30 updop i art. 23 ust. 1 pkt 36 updof nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników, z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy w podróży służbowej (tzw. jazdy zamiejscowe) – w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu maksymalnych stawek za 1 km przebiegu pojazdu, określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.

Powstałą lukę organy podatkowe zapełniają w taki sposób, że uznają, iż auto elektryczne ma pojemność silnika równą „0”, więc do obliczenia wysokości zwrotu kosztów używania takiego pojazdu należy przyjąć niższą ze stawek za 1 km przebiegu, określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, właściwą dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3. Jest to przy tym stawka maksymalna, pracodawca może zatem ustalić ją w niższej wysokości.

Takie stanowisko zaprezentowała np. KIS w interpretacjach z 16.05.2023 r. (0114-KDWP.4011.9.2023.1.ŁZ) i 19.06.2023 r. (0114-KDIP2-2.4010.211.2023.1.IN). Stwierdziła, że zgodnie z bezwzględnie obowiązującym art. 775 § 1 Kp wykluczone jest przerzucenie na pracownika kosztów podróży służbowej, pracodawca nie może więc odmówić zwrotu kosztów przejazdów w podróży służbowej odbytej prywatnym samochodem (np. elektrycznym) pracownika. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury nie reguluje w sposób odrębny zasad określania kwoty kosztów używania do celów służbowych samochodów elektrycznych, hybrydowych i napędzanych wodorem. Stosować należy jednak stawkę określoną w § 2 pkt 1 lit. a rozporządzenia, wynoszącą nie więcej niż 0,89 zł za 1 km przebiegu. Wypłata kilometrówki w ramach wskazanego limitu nie skutkuje powstaniem po stronie pracodawcy obowiązków płatnika PIT.

Jeśli zatem Czytelnik zastosuje tę stawkę do wyliczenia zwrotu kosztów podróży służbowej pracownika, prawidłowość rozliczenia PIT od przychodu pracownika (niepobranie zaliczki) ani wysokość kosztów podatkowych, jakie uwzględni z tego tytułu, nie powinny być kwestionowane przez fiskusa.