Podpisywanie i zatwierdzanie sprawozdania finansowego w stowarzyszeniach zwykłych

Rachunkowość stowarzyszenia zwykłego

Jeśli nie podjęto decyzji o prowadzeniu uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów(2), stowarzyszenie zwykłe jest zobligowane do prowadzenia pełnej księgowości i sporządzania sprawozdań finansowych (sf).

Do rachunkowości stowarzyszeń zwykłych stosuje się uor, co wynika z art. 2 ust. 1 pkt 5 tej ustawy. Stowarzyszenia zwykłe, jako jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, są jednymi z podmiotów zobligowanych prawnie do prowadzenia pełnej księgowości. Wynika to z brzmienia art. 4 ust. 3 pkt 2 uor: Rachunkowość jednostki obejmuje: prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym. A ilekroć w uor jest mowa o „jednostce”, rozumie się przez to podmioty i osoby określone w art. 2 ust. 1 tej ustawy (art. 3 ust. 1 pkt 1 uor).

Kto podpisuje sf…

Konieczność sporządzania i zatwierdzania sf w stowarzyszeniu zwykłym prowadzącym księgi rachunkowe rodzi z kolei pytania, kto jest zobligowany do sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania. Za zapewnienie sporządzenia sf odpowiedzialny jest kierownik jednostki, który podpisuje sprawozdanie razem z osobą, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (art. 52 ust 1 uor). Przez „kierownika jednostki” należy rozumieć członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę (art. 3 ust. 1 pkt 6 uor). W stowarzyszeniu zwykłym organem zarządzającym może być wieloosobowy zarząd lub jednoosobowy przedstawiciel. Jeśli nie powołano zarządu, to przedstawiciel pełni funkcję kierownika jednostki oraz jest odpowiedzialny za zapewnienie sporządzenia sf i podpisuje je razem z księgowym stowarzyszenia faktycznie sporządzającym to sf.

…a kto zatwierdza

Za zatwierdzenie sf odpowiada zaś organ zatwierdzający, czyli organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sf jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 7 uor).

Stowarzyszenia zwykłe nie działają na podstawie statutu, tylko regulaminu. Zgodnie z art. 43 pkt 2 Prawa o stowarzyszeniach, ilekroć w ustawie jest mowa o statucie, należy przez to rozumieć regulamin stowarzyszenia zwykłego. Informacji o tym, jaki organ zatwierdza sf, należy więc szukać odpowiednio w statucie stowarzyszenia rejestrowanego w KRS lub w regulaminie stowarzyszenia zwykłego. Jeśli w statucie/regulaminie nie określono, do czyjej kompetencji należy zatwierdzenie sf (jaki organ pełni rolę organu zatwierdzającego), trzeba się odwołać do przepisów wyższego rzędu. W przypadku stowarzyszeń rejestrowych nie stanowi to problemu, gdyż zgodnie z art. 11 ust. 1 Prawa o stowarzyszeniach najwyższą władzą stowarzyszenia jest walne zebranie członków. W sprawach, w których statut nie określa właściwości władz stowarzyszenia, podejmowanie uchwał należy do walnego zebrania członków. Jeżeli więc statut nie wskazuje, kto zatwierdza sf, jest to kompetencja walnego zebrania.

Stowarzyszenie zwykłe nie ma jednak, w przeciwieństwie do stowarzyszeń rejestrowych, takiego organu. Art. 11 ust. 1 Prawa o stowarzyszeniach nie odnosi się do stowarzyszeń zwykłych, gdyż art. 43 pkt 1 tej ustawy wyłącza stosowanie do nich m.in. art. 9–12. Należy zaznaczyć, że w części interpretacji prawnych zwraca się uwagę na to, że tych przepisów nie stosuje się do stowarzyszeń zwykłych nawet pomocniczo, więc nie można powołać w nich takiego organu jak walne zebranie członków (jedynym obligatoryjnym organem jest przedstawiciel stowarzyszenia oraz fakultatywnie – zarząd zamiast przedstawiciela i organ nadzoru).

W praktyce jednak wiele stowarzyszeń zwykłych, formułując swoje regulaminy, powołuje inne organy wewnętrzne (np. często walne zebranie członków) i regulaminy te są przyjmowane przez starostów powiatów, którzy prowadzą ewidencje stowarzyszeń zwykłych. Nadal jednak, nawet w przypadku powołania takiego organu w regulaminie, nie można stosować wobec niego art. 11 ust. 1 Prawa o stowarzyszeniach.

Skoro więc w omawianej sytuacji mamy do czynienia ze stowarzyszeniem zwykłym, które ma tylko jeden obligatoryjny organ wewnętrzny, czyli przedstawiciela, to jest on zarówno kierownikiem jednostki, jak i organem zatwierdzającym. To przypadek analogiczny do sytuacji innej organizacji pozarządowej, tj. fundacji z jednoosobowym zarządem. Jeśli statut fundacji nie przewiduje, że zatwierdzenie sf leży w gestii innego powołanego w fundacji organu (np. organu nadzoru lub fundatora), to zarówno sporządzanie, jak i zatwierdzanie sf należy do obowiązków tej samej osoby – jednoosobowego zarządu.

W przypadku stowarzyszeń zwykłych może to być o tyle niekomfortowe dla ich członków, że w odróżnieniu od stowarzyszeń rejestrowych, wszyscy oni odpowiadają za zobowiązania stowarzyszenia bez ograniczeń całym swoim majątkiem solidarnie z pozostałymi członkami oraz ze stowarzyszeniem (art. 40 ust. 1b Prawa o stowarzyszeniach). Dotyczy to także zobowiązań podatkowych. Brak kontroli nad treścią sf, które sporządza i zatwierdza ta sama osoba, może być trudny do zaakceptowania dla członków.

Można by rozważyć, czy zatwierdzanie rocznego sf nie jest czynnością przekraczającą zwykły zarząd stowarzyszeniem, która wymagałaby zgody wszystkich jego członków. Katalog takich czynności zawiera art. 41a ust. 3 Prawa o stowarzyszeniach. Nie znajdziemy w nim zatwierdzenia sf i choć jest to katalog otwarty, więc za czynności przekraczające zwykły zarząd można też uznać inne niewymienione tam działania, to sporządzanie i zatwierdzenie corocznego sf (co jest obowiązkiem stowarzyszenia) trudno byłoby uznać za przekroczenie zwykłego zarządu. Można tylko zarekomendować członkom stowarzyszeń zwykłych, aby powołali organ nadzoru i nadali mu prawo do zatwierdzania sf, wprowadzając zmiany w istniejących regulaminach stowarzyszeń.

Podsumowując: jeśli w stowarzyszeniu zwykłym jest tylko jeden organ wewnętrzny, tj. przedstawiciel stowarzyszenia, pełni on równocześnie funkcję kierownika jednostki i organu zatwierdzającego, a więc jest odpowiedzialny zarówno za sporządzenie sf, jak i za jego zatwierdzenie.