Opóźnienie w zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oznacza, że będzie przesłane do KRS dwukrotnie

W jednostce podlegającej obowiązkowemu badaniu (zwykle spółce z o.o. spełniającej kryteria z art. 64 ust. 1 pkt 4 uor), której rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, modelowy harmonogram prac nad zamknięciem roku obrotowego powinien być następujący:

• IV kwartał roku obrotowego: wybór przez zwyczajne zgromadzenie wspólników (zzw) firmy audytorskiej, z którą kierownik jednostki zawiera umowę o badanie sprawozdania finansowego (sf) w terminie umożliwiającym udział biegłego w inwentaryzacji (art. 66 ust. 5 uor),
• styczeń–marzec: zamknięcie ksiąg, inwentaryzacja, sporządzenie sf i sprawozdania z działalności oraz ich podpisanie najpóźniej 31 marca,
• kwiecień–maj (najpóźniej pierwsza połowa czerwca): badanie sf przez biegłego rewidenta i wydanie sprawozdania z badania,
• najpóźniej 15 dni przed zzw: udostępnienie wspólnikom sf, sprawozdania z działalności oraz sprawozdania z badania (art. 68 uor),
• do 30 czerwca: podjęcie przez zzw uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania sf oraz o jego podziale (jeżeli jest dodatni) albo o pokryciu straty.
• do 15 lipca: złożenie przez kierownika jednostki do KRS, za pośrednictwem Repozytorium Dokumentów Finansowych, kompletu dokumentów: sf w formacie XML, sprawozdania z badania, sprawozdania z działalności, odpisu uchwały o zatwierdzeniu sf oraz odpisu uchwały o podziale wyniku (art. 69 ust. 1 uor).

W efekcie do KRS trafia zamknięty, spójny komplet dokumentów, a jednostka wywiązuje się ze wszystkich obowiązków terminowo i w sposób niebudzący wątpliwości.

Termin zatwierdzenia rocznego sf bywa jednak niedotrzymywany – najczęściej z powodu opóźnień w badaniu sf przez biegłego rewidenta lub trudności ze zwołaniem zzw. W takim przypadku – zgodnie z art. 69 ust. 2 uor – po 30 czerwca, najpóźniej do 15 lipca, należy przekazać do KRS niezatwierdzone sf. Następnie po zatwierdzeniu sf trzeba je przesłać ponownie – najlepiej wraz z wnioskiem Z-30 o wpis wzmianki, ze wskazaniem, że jest to ponowne zgłoszenie z art. 69 ust. 2 uor. Minimalizuje to ryzyko dublowania wpisów w rejestrze.

Choć samo opóźnienie zatwierdzenia sf nie jest sankcjonowane karnie, materiały dokumentujące obiektywne jego przyczyny (np. protokoły posiedzeń zarządu spółki, korespondencja z biegłym rewidentem, uchwała o zmianie firmy audytorskiej) mogą mieć znaczenie w razie późniejszego postępowania przymuszającego lub karnego.

Co istotne, w okresie, w którym sf pozostaje niezatwierdzone, wspólnicy spółki nie powinni podejmować decyzji skutkujących rozporządzaniem wynikiem roku poprzedniego. Uchwała o podziale zysku podjęta bez opinii biegłego rewidenta – bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami – jest nieważna z mocy prawa.

Więcej na ten temat w: Konsekwencje opóźnienia badania i zatwierdzenia sprawozdania finansowego, „Rachunkowość” 2026, nr 7.