Data publikacji: 2019-12-02
Praca, świadczenia i ubezpieczenia
Okresy archiwizacji dokumentów dotyczących umów zlecenia
Jak długo powinny być przechowywane dokumenty związane z umowami zlecenia?
Nie ma jednego okresu przechowywania dokumentacji związanej z umową zlecenia lub z innego rodzaju umowami cywilnoprawnymi, np. o dzieło czy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu. Do tego typu kontraktów nie stosuje się bowiem Kp, którego regulacje określają podstawowy czas przechowywania dokumentacji pracowniczej. W efekcie okres archiwizacji zależy od rodzaju dokumentów i celu ich wytworzenia oraz zobowiązań publicznoprawnych zleceniodawcy.
Nie ma jednego okresu przechowywania dokumentacji związanej z umową zlecenia lub z innego rodzaju umowami cywilnoprawnymi, np. o dzieło czy o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu. Do tego typu kontraktów nie stosuje się bowiem Kp, którego regulacje określają podstawowy czas przechowywania dokumentacji pracowniczej. W efekcie okres archiwizacji zależy od rodzaju dokumentów i celu ich wytworzenia oraz zobowiązań publicznoprawnych zleceniodawcy.
Okresy archiwizacji dokumentacji z umowy zlecenia
| Rodzaj dokumentów | Okres archiwizacji | Uwagi |
| Dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonywania zlecenia oraz potwierdzające liczbę zrealizowanych godzin, jeśli umowa jest objęta obowiązkiem zagwarantowania minimalnej stawki godzinowej (art. 8a ust. 1 i art. 8d ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę[*]) | 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (powinno być wypłacone) (art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę) |
obowiązek przechowywania obejmuje: - umowę zlecenia - ustalenia sposobu potwierdzania liczby zrealizowanych godzin, jeśli umowa zlecenia nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej - informację o liczbie zrealizowanych godzin zlecenia przedkładaną przez zleceniobiorcę przed terminem wypłaty wynagrodzenia, gdy strony nie określą sposobu ich potwierdzania - ewidencję (rejestr, zestawienie, rozliczenie) zrealizowanych godzin zlecenia, prowadzoną zgodnie z ustalonym sposobem ich potwierdzania - faktury i rachunki - informacje i sprawozdanie przygotowywane na mocy art. 740 Kc |
| Dokumenty stanowiące podstawę regulowania składek na ubezpieczenia społeczne, jeśli umowa zlecenia podlega obowiązkowemu oskładkowaniu (art. 6 ust. 1 pkt 4 i ust. 4 usus) | 5 lat od dnia, w którym należności z tytułu składek stały się wymagalne (powinny być opłacone) (art. 24 ust. 4 usus) |
obowiązek przechowywania obejmuje: - umowę zlecenia - ewidencję (rejestr, zestawienie, rozliczenie) zrealizowanych godzin zlecenia, prowadzoną zgodnie z ustalonym sposobem ich potwierdzania - faktury, rachunki, listy płac |
| Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących | 5 lat od dnia przekazania dokumentów do ZUS (art. 47 ust. 3c usus) | termin jest liczony od przekazania dokumentów w formie pisemnej lub elektronicznej |
| Dokumenty związane z poborem podatków (art. 32 Op) | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 w zw. z art. 32 § 1 Op) | po upływie tego okresu zleceniodawca powinien przekazać zleceniobiorcy dokumenty, a gdy jest to niemożliwe – zniszczyć je |
| Listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty |
50 lat od dnia zakończenia przez zleceniobiorcę (ubezpieczonego) pracy u danego zleceniodawcy (płatnika składek) 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym: - zleceniobiorca zakończył pracę u danego płatnika składek, a był zgłoszony do ubezpieczeń po 31.12.2018 r. - zleceniodawca złożył raport informacyjny za zleceniobiorcę zgłoszonego do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31.12.1998 r., a przed 1.01.2019 r. (art. 125a ust. 4–4b ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych[**] |
jeśli zleceniodawca nie złoży raportu informacyjnego do ZUS za zleceniobiorcę zgłoszonego do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po 31.12.1998 r., a przed 1.01.2019 r., musi przechowywać dokumentację płacową przez 50 lat |
[*] Ustawa z 10.10.2002 r. (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 2177).
[**] Ustawa z 17.12.1999 r. (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 1270).
[1] Ustawa z 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2019 r. poz. 1781).
[2] Stanowisko UODO z 6.05.2019 r., „Dziennik Gazeta Prawna”, 30.05.2019 r
Ma to bezpośrednie przełożenie na okres przechowywania danych osobowych zawartych w dokumentacji dotyczącej umowy zlecenia. Nie powinien on być dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w jakich dane te są przetwarzane (por. art. 5 ust. 1 lit. e RODO[1]), a więc będzie uzależniony od ciążących na zleceniodawcy obowiązków publicznoprawnych[2].
✖
Wyświetlono 9% artykułu
Aby odblokować pełną treść
Zaloguj się
Aby czytać dalej, jeśli masz wykupiony abonament
Kup dostęp do tego artykułu
Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30
Kup abonament
| Abonamenty on-line | Prenumeratorzy | Członkowie SKwP | ||||||||
|
Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość". Pomoc w uzyskaniu dostępu:
|
15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami. |
„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!
Zamknij
Skróty w artykułach
akty prawne, standardy i interpretacje:
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
pozostałe skróty:
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
