Określenie terminu płatności wynagrodzenia – regulamin pracy czy wynagradzania
Na mocy art. 85 § 1 Kp wynagrodzenie za pracę należy wypłacać co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie. Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Nie dotyczy to tylko – siłą rzeczy – tych składników wynagrodzenia, które przysługują za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premia kwartalna). Określając termin wypłaty wynagrodzenia, trzeba wskazać konkretną datę, np. wynagrodzenie za pracę wypłaca się 28. dnia miesiąca, za który ono przysługuje. W ten sposób konkretyzuje się termin wypłaty; jednocześnie pracodawca może (a w przypadku gdy termin jest dniem wolnym od pracy – musi) wypłacić wynagrodzenie wcześniej.
Termin wypłaty wynagrodzenia powinien być określony w regulaminie pracy, a nie w regulaminie wynagradzania. Wprost wskazują na to przepisy Kp. Ponadto ważne są kwestie obowiązków informacyjnych wobec pracownika; trzeba też brać pod uwagę procedurę zmiany obu tych regulaminów.
Na mocy art. 85 § 1 Kp wynagrodzenie za pracę należy wypłacać co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie. Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Nie dotyczy to tylko – siłą rzeczy – tych składników wynagrodzenia, które przysługują za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premia kwartalna). Określając termin wypłaty wynagrodzenia, trzeba wskazać konkretną datę, np. wynagrodzenie za pracę wypłaca się 28. dnia miesiąca, za który ono przysługuje. W ten sposób konkretyzuje się termin wypłaty; jednocześnie pracodawca może (a w przypadku gdy termin jest dniem wolnym od pracy – musi) wypłacić wynagrodzenie wcześniej.
Wielu pracodawców ma wątpliwości, czy wydając regulamin wynagradzania, właśnie w nim nie powinni umieścić zapisów o terminie wypłaty. W sposób oczywisty kojarzony jest on bowiem z szeroko rozumianą kwestią wynagradzania za pracę. W wielu publikacjach zawierających przykłady regulaminu wynagradzania we wzorach umieszcza się również zapisy o terminie płatności. Nie jest to zgodne z przepisami, ale pojawiają się głosy, że to bez różnicy, skoro wydawane są oba regulaminy. Analiza regulacji Kp wskazuje jednak, że różnica jest, a w niektórych aspektach nawet bardzo znacząca.
Co mówią przepisy
Za tym, że termin płatności wynagrodzenia powinien być uregulowany w regulaminie pracy, przemawiają przede wszystkim dwa argumenty:
- wyrażenie tego wprost w art. 1041 § 1 pkt 5 Kp,
- obowiązująca procedura zmian regulaminu pracy i wynagradzania.
W myśl ww. przepisu w regulaminie pracy obowiązkowo powinny się znaleźć m.in. termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia. Skoro przepisy wprost przypisują termin wypłaty wynagrodzenia do regulaminu pracy, to trudno przyjąć, że może on zostać określony w innym regulaminie. Stanowi to bezpośrednie naruszenie art. 1041 Kp, kreującego zakres treści regulaminu pracy.
Wynika to także z innych przepisów, m.in. z art. 29 § 3 Kp, który narzuca obowiązek informacyjny w stosunku do nowo zatrudnionych pracowników. W ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę pracodawca informuje pracownika o indywidualnych warunkach zatrudnienia wskazanych w tym przepisie. Poza wymienionymi tam pięcioma elementami informacyjnymi wskazuje się: a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
W oczywisty sposób przyjęto, że jest to element regulaminu pracy, a nie wynagradzania. Wiąże się to z obowiązkiem informacyjnym wynikającym z art. 1043 § 2 Kp, zgodnie z którym pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy jest obowiązany zapoznać go z treścią regulaminu pracy. Jakkolwiek pracodawcy przedstawiają nowo zatrudnionym pracownikom także regulaminy wynagradzania, to jednak przepisy nie wskazują wprost na taki obowiązek.
Również rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) w § 3 pkt 2 lit. e nakłada na pracodawcę obowiązek umieszczenia w części B akt osobowych potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy. Znowu nie ma takiego obowiązku odnośnie do regulaminu wynagradzania. Odczytywane łącznie obowiązki informacyjne wskazują na to, że pracownik rozpoczynający pracę musi się dowiedzieć o terminie wypłaty wynagrodzenia.
Do regulaminu wynagradzania stosuje się część przepisów dotyczących układów zbiorowych pracy, m.in. art. 24112 § 2 Kp, zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany:
- zawiadomić pracowników o wejściu układu w życie, o zmianach dotyczących układu oraz o wypowiedzeniu i rozwiązaniu układu,
- dostarczyć zakładowej organizacji związkowej (zoz) niezbędną liczbę egzemplarzy układu; na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst układu i wyjaśnić jego treść.
Nie są to jednak obowiązki zrównane z obowiązkiem zapoznania pracownika z treścią regulaminu pracy.
Procedura zmian regulaminów
Wreszcie istotna – dla części pracodawców nawet bardzo – może być analiza procedury zmiany regulaminów, co obejmuje wszystkie zawarte w nich zapisy.
Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zoz. Pracodawca wraz z zoz powinni ustalić termin, do którego upływu uzgodnią treść regulaminu. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zoz w ustalonym przez strony terminie, a także gdy u pracodawcy nie działa zoz, regulamin pracy ustala pracodawca. Dotyczy to również zmian tego regulaminu.
[1] Czy strona związkowa może zablokować wprowadzenie regulaminu pracy?, „Monitor Prawniczy” 2012, nr 6, poz. 297.
Jak podkreślają M. Romanowski, P. Haiduk, P. Mazur[1]: brzmienie art. 1042 Kp wskazuje wyraźnie, iż nadrzędnym celem jest umożliwienie pracodawcy wywiązania się z obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy. Zgodnie z art. 1042 § 2 Kp „w razie nieuzgodnienia treści regulaminu z zakładową organizacją związkową (…) regulamin pracy ustala pracodawca”. Intencja ustawodawcy wyrażona została zatem w sposób niebudzący wątpliwości. Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy jest w tym przypadku wartością nadrzędną, natomiast uwzględnienie strony społecznej w procedurze wypracowywania jego treści ma charakter pomocniczy. Pracodawca i organizacje związkowe powinni dokonać ustaleń co do treści regulaminu w drodze konsultacji. Bezowocne zakończenie konsultacji nie może jednak blokować możliwości wprowadzenia regulaminu samodzielnie przez pracodawcę.
Pomimo braku zgody związku zawodowego pracodawca może zatem wprowadzić regulamin pracy o określonej treści, a także wprowadzić do niego określone zmiany. Dotyczy to również zawartego w regulaminie pracy terminu „wypłaty wynagrodzenia”. Co jednak wówczas, gdy termin wypłaty będzie zawarty w regulaminie wynagradzania, pracodawca będzie chciał go zmienić, a zoz nie wyrazi na to zgody? Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zoz, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania. Przepisy nie przewidują możliwości wydania regulaminu wynagradzania samodzielnie przez pracodawcę, jeśli w zakładzie pracy działa jedna organizacja związkowa, z którą nie może on uzgodnić treści regulaminu (lub zmian do niego). Nie ma tu żadnego odesłania do zasad ustalania regulaminu pracy.
TK w wyroku z 2.10.2018 r. (K 26/15) wskazał, że nie jest prawidłowa wykładnia, zgodnie z którą pracodawca ma bezwzględny obowiązek uregulowania spraw płacowych w regulaminie wynagradzania także wówczas, gdy jego propozycje spotykają się z negatywnym stanowiskiem jedynej organizacji związkowej lub ze wspólnym negatywnym stanowiskiem organizacji związkowych u danego pracodawcy. Przeciwnie – w takim przypadku pracodawca w ogóle nie ma prawa wydawać regulaminu wynagradzania, gdyż ten akt prawa pracy nie został uzgodniony ze stroną pracowniczą.
Bez zgody związku nie można też wprowadzić zmian do regulaminu wynagradzania. Pracodawca nie miałby zatem możliwości zmiany terminu wypłaty.
Biorąc pod uwagę powyższe, należy przyjąć, że termin wypłaty wynagrodzenia nie powinien być regulowany regulaminem wynagradzania, a regulaminem pracy. Nie tylko wynika to wprost z przepisów, lecz także może być bezpieczniejszym rozwiązaniem dla pracodawcy.
Zaloguj się
Aby czytać dalej, jeśli masz wykupiony abonament
Kup dostęp do tego artykułu
Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30
Kup abonament
Abonamenty on-line | Prenumeratorzy | Członkowie SKwP | ||||||||
|
Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość". Pomoc w uzyskaniu dostępu:
|
15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami. |
„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych