Określenie terminu płatności wynagrodzenia – regulamin pracy czy wynagradzania

Co mówią przepisy

Za tym, że termin płatności wynagrodzenia powinien być uregulowany w regulaminie pracy, przemawiają przede wszystkim dwa argumenty:

• wyrażenie tego wprost w art. 104¹ § 1 pkt 5 Kp,
• obowiązująca procedura zmian regulaminu pracy i wynagradzania.

W myśl ww. przepisu w regulaminie pracy obowiązkowo powinny się znaleźć m.in. termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia. Skoro przepisy wprost przypisują termin wypłaty wynagrodzenia do regulaminu pracy, to trudno przyjąć, że może on zostać określony w innym regulaminie. Stanowi to bezpośrednie naruszenie art. 104¹ Kp, kreującego zakres treści regulaminu pracy.

Wynika to także z innych przepisów, m.in. z art. 29 § 3 Kp, który narzuca obowiązek informacyjny w stosunku do nowo zatrudnionych pracowników. W ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę pracodawca informuje pracownika o indywidualnych warunkach zatrudnienia wskazanych w tym przepisie. Poza wymienionymi tam pięcioma elementami informacyjnymi wskazuje się: a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

W oczywisty sposób przyjęto, że jest to element regulaminu pracy, a nie wynagradzania. Wiąże się to z obowiązkiem informacyjnym wynikającym z art. 104³ § 2 Kp, zgodnie z którym pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy jest obowiązany zapoznać go z treścią regulaminu pracy. Jakkolwiek pracodawcy przedstawiają nowo zatrudnionym pracownikom także regulaminy wynagradzania, to jednak przepisy nie wskazują wprost na taki obowiązek.

Również rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369) w § 3 pkt 2 lit. e nakłada na pracodawcę obowiązek umieszczenia w części B akt osobowych potwierdzenia zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy. Znowu nie ma takiego obowiązku odnośnie do regulaminu wynagradzania. Odczytywane łącznie obowiązki informacyjne wskazują na to, że pracownik rozpoczynający pracę musi się dowiedzieć o terminie wypłaty wynagrodzenia.

Do regulaminu wynagradzania stosuje się część przepisów dotyczących układów zbiorowych pracy, m.in. art. 241¹² § 2 Kp, zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany:

• zawiadomić pracowników o wejściu układu w życie, o zmianach dotyczących układu oraz o wypowiedzeniu i rozwiązaniu układu,
• dostarczyć zakładowej organizacji związkowej (zoz) niezbędną liczbę egzemplarzy układu; na żądanie pracownika udostępnić do wglądu tekst układu i wyjaśnić jego treść.

Nie są to jednak obowiązki zrównane z obowiązkiem zapoznania pracownika z treścią regulaminu pracy.

Procedura zmian regulaminów

Wreszcie istotna – dla części pracodawców nawet bardzo – może być analiza procedury zmiany regulaminów, co obejmuje wszystkie zawarte w nich zapisy.

Regulamin pracy ustala pracodawca w uzgodnieniu z zoz. Pracodawca wraz z zoz powinni ustalić termin, do którego upływu uzgodnią treść regulaminu. W razie nieuzgodnienia treści regulaminu pracy z zoz w ustalonym przez strony terminie, a także gdy u pracodawcy nie działa zoz, regulamin pracy ustala pracodawca. Dotyczy to również zmian tego regulaminu.

Jak podkreślają M. Romanowski, P. Haiduk, P. Mazur[1]: brzmienie art. 104² Kp wskazuje wyraźnie, iż nadrzędnym celem jest umożliwienie pracodawcy wywiązania się z obowiązku wprowadzenia regulaminu pracy. Zgodnie z art. 104² § 2 Kp „w razie nieuzgodnienia treści regulaminu z zakładową organizacją związkową (…) regulamin pracy ustala pracodawca”. Intencja ustawodawcy wyrażona została zatem w sposób niebudzący wątpliwości. Obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy jest w tym przypadku wartością nadrzędną, natomiast uwzględnienie strony społecznej w procedurze wypracowywania jego treści ma charakter pomocniczy. Pracodawca i organizacje związkowe powinni dokonać ustaleń co do treści regulaminu w drodze konsultacji. Bezowocne zakończenie konsultacji nie może jednak blokować możliwości wprowadzenia regulaminu samodzielnie przez pracodawcę.

Pomimo braku zgody związku zawodowego pracodawca może zatem wprowadzić regulamin pracy o określonej treści, a także wprowadzić do niego określone zmiany. Dotyczy to również zawartego w regulaminie pracy terminu „wypłaty wynagrodzenia”. Co jednak wówczas, gdy termin wypłaty będzie zawarty w regulaminie wynagradzania, pracodawca będzie chciał go zmienić, a zoz nie wyrazi na to zgody? Regulamin wynagradzania ustala pracodawca. Jeżeli u danego pracodawcy działa zoz, pracodawca uzgadnia z nią regulamin wynagradzania. Przepisy nie przewidują możliwości wydania regulaminu wynagradzania samodzielnie przez pracodawcę, jeśli w zakładzie pracy działa jedna organizacja związkowa, z którą nie może on uzgodnić treści regulaminu (lub zmian do niego). Nie ma tu żadnego odesłania do zasad ustalania regulaminu pracy.

TK w wyroku z 2.10.2018 r. (K 26/15) wskazał, że nie jest prawidłowa wykładnia, zgodnie z którą pracodawca ma bezwzględny obowiązek uregulowania spraw płacowych w regulaminie wynagradzania także wówczas, gdy jego propozycje spotykają się z negatywnym stanowiskiem jedynej organizacji związkowej lub ze wspólnym negatywnym stanowiskiem organizacji związkowych u danego pracodawcy. Przeciwnie – w takim przypadku pracodawca w ogóle nie ma prawa wydawać regulaminu wynagradzania, gdyż ten akt prawa pracy nie został uzgodniony ze stroną pracowniczą.

Bez zgody związku nie można też wprowadzić zmian do regulaminu wynagradzania. Pracodawca nie miałby zatem możliwości zmiany terminu wypłaty.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy przyjąć, że termin wypłaty wynagrodzenia nie powinien być regulowany regulaminem wynagradzania, a regulaminem pracy. Nie tylko wynika to wprost z przepisów, lecz także może być bezpieczniejszym rozwiązaniem dla pracodawcy.