Odprawa emerytalna po zmianie sposobu ustalania premii regulaminowej

Pracownik ma prawo do odprawy emerytalnej, gdy spełnia warunki uprawniające do emerytury, a jego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na emeryturę. Przysługuje mu ona w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia (art. 92¹ § 1 Kp). Pracodawca oblicza to wynagrodzenie według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu urlopowego (§ 2 pkt 7 rozporządzenia MPiPS z 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy, tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 927). Ogranicza się przy tym do reguł dotyczących podstawy ekwiwalentu, zawartych w § 6, 10, 11 i 15–17 w zw. z § 14 rozporządzenia MPiPS z 8.01.1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, DzU z 1997 r. nr 2 poz. 14, dalej rozporządzenie urlopowe).

Pracodawca postępuje w następujący sposób.

W podstawie odprawy emerytalnej pracodawca uwzględnia:

• wynagrodzenie (rozumiane jako wynagrodzenie za pracę) – na ogół świadczenie złożone (lecz może być jednolite) w zamian za wykonaną pracę, stanowiące zbiorczą nazwę dla rozmaitych wypłat dokonywanych przez pracodawcę na rzecz pracownika, które zawiera obowiązkową płacę zasadniczą i inne przewidziane u tego pracodawcy fakultatywne składniki, np. premię regulaminową (art. 78 w zw. z art. 22 § 1 Kp i m.in. wyrok SN z 15.10.2015 r., II PK 260/14),
• inne świadczenia ze stosunku pracy – przysługujące na podstawie przepisów powszechnych lub wewnątrzzakładowych świadczenie, które nie jest ekwiwalentem pracy, ale ściśle się wiąże ze stosunkiem pracy (m.in. wyrok SN z 14.02.2018 r., I PK 354/16).

Przyjmuje jednak tylko te, które nie zostały wymienione w § 6 rozporządzenia urlopowego. Pomija zatem m.in. wynagrodzenia urlopowe i chorobowe, a także premie uznaniowe (będące tak naprawdę nagrodami), jeśli nie mają charakteru roszczeniowego (wyrok SN z 20.07.2000 r., I PKN 17/00). Premię, nazwaną uznaniową, będzie musiał włączyć do podstawy, jeżeli wypłaca ją systematycznie przez dłuższy okres za zwykłe wykonywanie obowiązków pracowniczych, w oderwaniu od przesłanek nagrody wskazanych w art. 105 Kp (wyroki SN z 5.12.2016 r., III PK 30/16, i 18.01.2022 r., III PSKP 52/21). Zaliczenie świadczenia do premii lub nagrody następuje bowiem według warunków jego nabycia, a nie nazwy (m.in. postanowienie SN z 29.08.2023 r., I PSK 110/22).

Pracodawca włącza do podstawy premię regulaminową, którą wypłaca co miesiąc w wysokości ustalanej według postanowień regulaminu (wynagradzania lub premiowania).

O sposobie wliczenia danego składnika do podstawy odprawy emerytalnej decyduje jego charakter. Miesięczne składniki stałe (ustalone w stałej kwocie lub jako jej stały procent) pracodawca uwzględnia w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do odprawy emerytalnej, czyli ustania stosunku pracy (art. 171 § 1 Kp i § 15 rozporządzenia urlopowego). Pracodawca przyjmie zatem pensję zasadniczą w wysokości przysługującej pracownikowi w listopadzie, gdy ustanie stosunek pracy w związku z przejściem na emeryturę.

Składniki zmienne (ich wysokość jest za każdym razem inna) pracodawca włącza do podstawy odprawy emerytalnej w średniej wysokości, wypłaconej w ciągu:

• 3 mies. bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odprawy – jeśli przysługują za okresy nie dłuższe niż miesiąc (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego),
• 12 mies. bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do odprawy – jeżeli przysługują za okresy dłuższe niż miesiąc (§ 17 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).

Pracodawca uwzględnia premię regulaminową wypłaconą w październiku, we wrześniu i w sierpniu jako składnik zmienny. Wysokość tej premii nadal jest inna w poszczególnych miesiącach, mimo ustalania jej jako sumy kwoty stałej i zmiennej. Pracodawca musi jednak zwrócić uwagę na krok 4.

Krok 3. Wyjątkowe reguły

Do podstawy odprawy emerytalnej pracodawca nie zawsze może włączyć miesięczny składnik zmienny w trybie opisanym w kroku 2. Przyjmuje go w średniej wysokości z najbliższych miesięcy, za które pracownikowi przysługiwał, jeżeli ten składnik nie należał się przez całe 3 mies. lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc lub pełne miesiące kalendarzowe (§ 16 ust. 3 w zw. z § 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).

Z kolei gdy pracownik otrzymał wynagrodzenie zmienne za okres krótszy niż 3 mies., pracodawca uwzględnia je w wysokości wypłaconej za okres faktycznie przepracowany (§ 16 ust. 3 w zw. z § 11 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Wreszcie pracodawca musi dopełnić wysokość miesięcznego składnika zmiennego, gdy pracownik nie przepracował pełnych 3 mies. (§ 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego). Wykonuje dwa działania:

• dzieli kwotę wypłaconą w okresie przyjmowanym do podstawy odprawy przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, tj. faktyczną liczbę dni pracy,
• mnoży otrzymaną stawkę dzienną przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, czyli przez rozkładową liczbę godzin pracy.

Pracodawca dopełnia składniki zmienne za cały okres przyjmowany do podstawy ekwiwalentu, a nie za poszczególne miesiące wchodzące w jego skład (§ 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego oraz stanowisko GIP z 13.09.2010 r., GPP-364-4560-48-1/10/PE/RP). 

Pracodawca musi ponownie ustalić podstawę ze składników zmiennych, jeśli przed nabyciem przez pracownika prawa do odprawy emerytalnej lub w miesiącu jej nabycia wprowadził zmiany w tych składnikach lub w ich wysokości (§ 10 w zw. z § 14 rozporządzenia urlopowego). Ma obowiązek uwzględnić te zmiany w okresie, z którego liczy podstawę. Ta reguła odnosi się do pracodawcy, ponieważ od 1.10.2024 r. wprowadził nowy sposób ustalania premii regulaminowej.

Wyliczona podstawa odprawy emerytalnej to jej wartość brutto. Pracodawca jej nie oskładkowuje (§ 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia składkowego i art. 81 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Jest natomiast zobligowany ją opodatkować, także wtedy, gdy pracownik korzysta z tzw. ulgi dla pracującego seniora (art. 11 ust. 1 w zw. z art. 12 ust. 1 oraz art. 21 ust. 1 pkt 154 updof, a także interpretacja KIS z 15.06.2022 r., 0115-KDIT2.4011.254.2022.2.ENB).