Odpracowanie zwolnienia w celu załatwienia spraw osobistych – sposób rozliczenia

Terminy odpracowywania

W art. 151 § 2¹ Kp są zapisane tylko dwie zasady. Pierwsza stanowi, że pracodawca zwalnia od pracy w sprawach osobistych na pisemny wniosek pracownika, ale gdy otrzyma wniosek w innej formie (np. elektronicznej, dokumentowej), też może udzielić wolnego[1]. Druga przesądza, że odpracowywanie wyjścia prywatnego nie jest pracą w godzinach nadliczbowych, lecz nie może naruszać dobowego i tygodniowego odpoczynku. W konsekwencji reguły i warunki udzielania zwolnienia i jego odpracowywania mogą być uregulowane w obowiązujących u pracodawcy przepisach wewnątrzzakładowych (np. regulaminie pracy) albo każdorazowo ustalane między pracodawcą a pracownikiem (por. stanowisko MPiPS z 28.08.2013 r.). Od tego zależy sposób rozliczenia prywatnego wyjścia.

Możliwe jest nieodpracowywanie zwolnienia w celach osobistych oraz odpracowywanie przed i po jego wykorzystaniu. Resort pracy wyklucza odpracowywanie w dni wolne od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (u Czytelnika sobota) oraz w niedziele i święta.

Podkreśla, że wtedy powstaje obowiązek zapewnienia innego dnia wolnego[2]. Chociaż ministerialna opinia nie wskazuje skutku niewykonania tego zobowiązania, to byłoby nim naruszenie zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy wymienionej w art. 129 § 1 Kp. Takie postępowanie stałoby w sprzeczności z granicami zasady swobody umów (art. 353¹ Kc), która pozwala pracodawcy i pracownikowi prawie dowolnie ukształtować porozumienie o odpracowaniu prywatnego wyjścia na mocy art. 300 Kp. Swobodę ograniczają bowiem: zgodność treści lub celu z właściwością (naturą) stosunku pracy, ustawy (przepisy o charakterze powszechnym, w tym Kp) oraz zasady współżycia społecznego.

Moim zdaniem od tej zasady można wprowadzić wyjątek podyktowany okolicznościami obiektywnymi (np. pracownik uznaje za korzystniejsze rozwiązanie, w którym nie traci na wynagrodzeniu dzięki odpracowaniu zwolnienia w wolną sobotę – jedynym dniu, w którym jest to możliwe), tak jak przy rozliczaniu pracy w sobotę finansowo, zamiast dniem wolnym, o czym mowa dalej. Musi on być jednak wyrazem zgodnych oświadczeń woli pracodawcy i pracownika, złożonych dobrowolnie (por. uzasadnienie wyroku SN z 12.04.2022 r., II PSKP 85/21). Ostatecznie prawidłowość postępowania pracodawcy oceni sąd, jeżeli sprawa do niego wpłynie.

Uwaga: w odpowiedzi z 22.02.2024 r. (UNP:GIP-24-48686, GIP-GBI.0701.3.2024.3)[3] Główny Inspektorat Pracy (GIP) stwierdził, że odpracowanie czasu prywatnego wyjścia może mieć miejsce zarówno w tym samym dniu, w którym pracownik zwolnił się z pracy w celu załatwienia spraw osobistych, jak też w innym dniu niż ten, w ramach którego pracownik zwolnił się z pracy. (…) Choć literalne brzmienie ww. przepisu [art. 151 § 2¹ Kp – przyp. aut.] wskazuje, że odpracowanie czasu prywatnego wyjścia powinno nastąpić dopiero po dniu, w którym miało ono miejsce, nie ma jednak przeszkód prawnych, by uznać za prawidłowe odpracowanie prywatnego wyjścia, zanim to wyjście nastąpiło. Niemniej taka sytuacja może spowodować pewne komplikacje w przypadku, gdyby pracownik najpierw odpracował czas prywatnego wyjścia, a następnie z niego nie skorzystał. W takim przypadku powstanie bowiem praca w godzinach nadliczbowych, którą pracodawca będzie zobowiązany odpowiednio zrekompensować.

Czytelnik nie pisze o żadnych zasadach zbiorowych ani indywidualnych w kwestii odpracowywania zwolnienia w celach osobistych. Odpowiem więc na jego pytanie wariantowo, przyjmując, że pracownik nie miał innych nieobecności w tym miesiącu i że pracodawca:

1) porozumiał się z pracownikiem w sprawie odpracowania codziennych półgodzinnych wyjść prywatnych (łącznie 2,5 godz.) w sobotę wolną od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy (lub taka możliwość wynika z przepisów wewnątrzzakładowych) przy zachowaniu 11 godz. odpoczynku dobowego i 35 godz. odpoczynku tygodniowego (art. 132 i art. 133 Kp) – traktując warunki udzielenia zwolnienia w celach osobistych i jego odpracowanie jako uzasadniające takie działanie, a pozostałe przepracowane tego dnia 2,5 godz. to nadgodziny w rozumieniu art. 151 § 1 Kp (dalej wariant I),

2) zwolnił pracownika od pracy w celach osobistych bez obowiązku odpracowania i bez prawa do wynagrodzenia za czas korzystania ze zwolnienia, a pracę w wolną sobotę polecił jako nadgodziny w trybie art. 151 § 1 Kp (dalej wariant II),

3) udzielił zwolnienia z obowiązkiem odpracowania w następnym okresie rozliczeniowym, czyli w kwietniu (dalej wariant III).

Rozliczenie czasu pracy

Wymiar czasu pracy (tzw. nominał) w okresie rozliczeniowym zmniejsza każda usprawiedliwiona absencja w pracy (taki charakter ma zwolnienie w celach osobistych). Obniża się go o liczbę godzin nieobecności pracownika, które miał do przepracowania w tym okresie, zgodnie z rozkładem czasu pracy (art. 130 § 3 Kp). Pracodawca:

• stosuje tę instrukcję wobec wyjścia prywatnego, jeżeli pracownik go nie odpracowuje w okresie rozliczeniowym,
• pozostawia nominał bez zmian, gdy pracownik odpracuje zwolnienie w sprawach osobistych w okresie rozliczeniowym.

Odpracowywanie wyjścia prywatnego w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy (np. w wolną sobotę) wpłynie na rozliczenie czasu pracy. Wprawdzie zbilansują się godziny absencji i pracy, ale zmniejszy się liczba dni wolnych od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Poza tym, jeśli liczba godzin pracy w takim dniu przewyższa liczbę godzin wyjścia prywatnego lub nie ma z nim nic wspólnego, to może dojść do przekroczenia normy dobowej (podstawowa wynosi 8 godz.) i/lub tygodniowej (podstawowa wynosi średnio 40 godz.) czasu pracy pracownika.

Podstawowa forma rozliczenia pracy w wolną sobotę to cały inny dzień wolny, bez względu na liczbę przepracowanych godzin (stanowisko GIP, GPP-249-4560-52/09/PE/RP). Pracodawca powinien go udzielić do końca okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 151³ Kp). Gdyby nie było to możliwe z przyczyn obiektywnych (np. pracownik nie ma rozkładowych dni pracy przed zakończeniem okresu rozliczeniowego), pracodawca wypłaca wynagrodzenie i dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia. Będzie też zmuszony zapłacić 50 lub 100% dodatku za każdą nadgodzinę dobową, jeżeli takie powstaną.

Jak ma się zatem zachować Czytelnik? Powinien:

1) w wariancie I:

a) utrzymać 168 godz. wymiaru czasu pracy w marcu, mimo że pracownik korzysta ze zwolnienia w sprawach prywatnych, a w ewidencji czasu pracy zaznaczyć 2,5 godz. zwolnienia w sprawach prywatnych, 170,5 godz. przepracowanych oraz 4 dni (zamiast 5 dni) wolnych z tytułu zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,

b) doliczyć 2,5 godz. pracy w sobotę do rozliczenia w sposób finansowy, ponieważ 31.03.2024 r. to pierwszy dzień Świąt Wielkanocnych i ostatni dzień okresu rozliczeniowego, a więc nie ma możliwości zrekompensowania dniem wolnym,

2) w wariantach II i III:

a) obniżyć wymiar czasu pracy za marzec – do 165,5 godz. (168 godz. nominalnych – 2,5 godz. wyjścia prywatnego),

b) zapłacić za 5 godz. pracy w sobotę (udzielnie dnia wolnego jest niemożliwe z powodu opisanego w pkt 1b).

Rodzaj i wymiar zwolnienia w sprawach osobistych pracodawca wpisuje do ewidencji czasu pracy. Umieszcza tu ponadto liczbę godzin nadliczbowych, jeżeli takie powstaną w wyniku pracy w wolną sobotę, a także liczbę dni wolnych z tytułem ich udzielenia. Wymaga tego § 6 pkt 1 lit. a tiret 3, 4 i 6 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369 ze zm.).

Ustalanie wynagrodzenia

Wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za wykonaną pracę, a za czas jej nieświadczenia tylko wtedy, gdy przepisy tak stanowią (art. 80 Kp). Ponieważ żaden przepis powszechny nie zapewnia zachowania prawa do płacy za zwolnienie w sprawach osobistych, pracodawca nie płaci za okres jego trwania (przepisy wewnątrzzakładowe mogą gwarantować odpłatność – art. 9 § 2 Kp). Musi jednak dokonać wypłaty wynagrodzenia za czas odpracowywania wyjścia prywatnego. Oznacza to, że wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik skorzystał z wyjścia prywatnego, pracodawca:

• pozostawia bez zmian, gdy pracownik odpracuje wyjście prywatne w tym samym miesiącu (u Czytelnika wariant I),
• obniża, jeżeli pracownik nie będzie odpracowywał tego zwolnienia (u Czytelnika wariant II) lub odpracuje je w innym miesiącu okresu rozliczeniowego (u Czytelnika wariant III); gdy pracownik jest wynagradzany stałymi stawkami, obliczeń dokonuje zgodnie z § 12 rozporządzenia MPiPS z 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 927).

Czytelnik będzie musiał także policzyć normalne wynagrodzenie i dodatek 100% za 2,5 godz. pracy w sobotę w wariancie I oraz za 5 godz. w wariantach II i III.