Odpowiedzialność za rachunkowość i sprawozdawczość finansową jednostek obsługiwanych

Możliwość zapewnienia wspólnej obsługi, w tym administracyjnej, finansowej i organizacyjnej, dla jednostek organizacyjnych gminy, przez tworzenie tzw. centrum usług wspólnych, wynika z ustawy o samorządzie gminnym[1]. W myśl jej art. 10a wspólna obsługa może być ustanowiona w szczególności dla jednostek organizacyjnych gminy zaliczanych do sektora finansów publicznych, w tym dla gminnych jednostek budżetowych.

Wspólną obsługę mogą prowadzić: urząd gminy, inna jednostka organizacyjna gminy, jednostka organizacyjna związku międzygminnego albo jednostka organizacyjna związku powiatowo-gminnego (dalej jednostki obsługujące) – art. 10b ust. 1 ww. ustawy.

Podkreślenia wymaga, że zgodnie z art. 10c ust. 1 ww. ustawy zakres wspólnej obsługi nie może obejmować kompetencji kierowników jednostek, zaliczanych do sektora finansów publicznych, do dysponowania środkami publicznymi oraz zaciągania zobowiązań, a także sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień wydatków w tym planie.

Jednocześnie należy pamiętać, że w przypadku powierzenia obowiązków z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych, o których mowa w art. 10a pkt 1 (m.in. gminnym jednostkom budżetowym) i pkt 2, są one przekazywane w całości (art. 10c ust. 2).

Zwracamy uwagę, że gminne jednostki budżetowe są zobowiązane – na mocy art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. a uor i art. 40 ustawy o finansach publicznych[2] – do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami określonymi w tych ustawach, przy uwzględnieniu zasad szczególnych wynikających z rozporządzenia z 13.09.2017 r. Rachunkowość każdej jednostki prowadzącej księgi rachunkowe obejmuje w szczególności: przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, a także sporządzanie sprawozdań finansowych (art. 4 ust. 3 pkt 1, 2 i 5 uor).

Odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, określonych ustawą – o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej – ponosi kierownik jednostki (art. 4 ust. 5 uor). Takim odrębnym przepisem jest art. 53 ust. 5 ustawy o finansach publicznych. Określa on m.in., że kierownik jednostki obsługującej, o której mowa w art. 10b ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym, jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową oraz rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej, o której mowa w art. 10a pkt 1 i 2 tej ustawy, w zakresie obowiązków powierzonych uchwałą, o której mowa w art. 10b ust. 2, albo porozumieniem, o którym mowa w art. 10b ust. 3 tej ustawy.

Z powyższych uregulowań wynika, że w przypadku ustanowienia przez gminę wspólnej obsługi obowiązki z zakresu rachunkowości i sprawozdawczości jednostek obsługiwanych (m.in. gminnych jednostek budżetowych) są przekazywane w całości do jednostki obsługującej, a odpowiedzialność za rachunkowość, w tym za prowadzenie ksiąg rachunkowych, przyjęcie zasad (polityki) rachunkowości, a także sporządzanie sprawozdań finansowych dla jednostek obsługiwanych, spoczywa na kierowniku jednostki obsługującej.