Odmowa złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym przez członka zarządu

W myśl art. 52 ust. 2 uor sprawozdanie finansowe [dalej sf] podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sf.

Przepisy dotyczące podpisywania sf odnoszą się odpowiednio do sprawozdania z działalności, z tym że nie podpisuje go osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Regulacja uor z pewnością ułatwia życie menedżerom, jednak z punktu widzenia spółek kapitałowych i ich rynkowego otoczenia jest rozwiązaniem co najmniej dziwnym. Jak bowiem rozumieć to, że członek zarządu, organu kierującego działalnością spółki, odmawia podpisania sf spółki, którą zarządza? Że się od tego sprawozdania dystansuje?

W skrajnych przypadkach może dojść do absurdalnej sytuacji: sf spółki nie jest podpisane tylko dlatego, że prezes, a w przypadku zarządu wieloosobowego – żaden członek zarządu nie chciał tego uczynić (odmowa podpisu nie może być uznana za równoznaczną z podpisaniem sf).

Przypomnijmy: zgodnie z Ksh zarząd „prowadzi sprawy spółki” i ją „reprezentuje” (art. 201 § 1 i art. 368 § 1). Żadne z tych pojęć nie doczekało się definicji legalnej, a więc takiej, która zostałaby zawarta w ustawie. I choć ich znaczenie nie jest w literaturze przedmiotu bezsporne, najbardziej przekonujące wydaje się stanowisko, że prawo reprezentacji to możność dokonywania w imieniu spółki czynności prawnych, natomiast prowadzenie spraw spółki to kierowanie jej bieżącą działalnością.

Sporządzenie sf mieści się w prowadzeniu spraw. Jest ono obowiązkowe, gdyż sf wymaga przedłożenia zgromadzeniu właścicieli (wspólników, akcjonariuszy) oraz przekazania do KRS, a za jego pośrednictwem – do KAS. Art. 52 uor można zatem interpretować jako swego rodzaju wyjątek od ustalonych w Ksh zasad prowadzenia spraw spółki o wieloosobowym zarządzie. W spółce z o.o. – o ile jej umowa nie stanowi inaczej – każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia owych spraw (art. 208 § 1 i 2 Ksh). W spółce akcyjnej natomiast – o ile jej statut nie stanowi inaczej – wszyscy członkowie tego organu są obowiązani i uprawnieni do wspólnego prowadzenia spraw spółki (art. 371 § 1 Ksh).

W szczególności sf i sprawozdanie z działalności, podpisane przez członków zarządu na znak przyjęcia przez nich odpowiedzialności za prawdziwość i zgodność z przepisami zawartych w nich danych (informacji), stanowią podstawę podjęcia przez wspólników (akcjonariuszy), podczas zwyczajnego walnego zgromadzenia, uchwał (art. 231 § 2 i art. 395 ust. 2 Ksh) o:

• zatwierdzeniu sprawozdania zarządu z działalności oraz sf,
• udzieleniu członkom zarządu absolutorium z wykonania przez nich obowiązków,
• podziale zysku lub pokryciu straty.

Niepodpisane sf nie spełnia warunków do jego przyjęcia i podziału zysku.

Cel art. 52 ust. 2 uor jest poniekąd zrozumiały: skład zarządu mógł się zmienić w ciągu roku obrotowego lub po jego zakończeniu i nowi menedżerowie nie muszą się palić do podpisywania sf za okres, gdy ich jeszcze nie było w spółce (to samo dotyczy zresztą zatrudnienia nowego księgowego przez spółkę – tyle że księgowy, w przeciwieństwie do zarządu, nie prowadzi jej spraw). Ew. podziały w zarządzie odzwierciedlają konflikt wśród jego członków i jeden czy większa ich liczba pozostaje w mniejszości wobec polityki realizowanej przez pozostałych. We wszystkich tych przypadkach ustawodawca wykazuje się wyrozumiałością i nie zmusza ich do podpisywania dokumentu, za który nie chcą odpowiadać.

Powyższe rozwiązanie – moim zdaniem – nie jest jednak właściwe. Trzeba przyjąć, że taka jest specyfika przyjęcia funkcji członka zarządu, a zwłaszcza prezesa – że jest on odpowiedzialny za rachunkowość spółki (art. 4 ust. 5 uor). Ze sprawowaną funkcją wiążą się nie tylko uprawnienia, lecz także obowiązki, a czasem i zawodowe ryzyko. Jeśli zarząd nie akceptuje sf przygotowanego przez księgowego, powinien zlecić sporządzenie właściwego sprawozdania przez tego samego księgowego lub inną osobę. Jeżeli członek zarządu nie zgadza się ze zdaniem większości, powinien przedstawić sprawę organowi, który go powołał, lub zrezygnować z funkcji.

Dodajmy, że obecnie – zarówno w spółce z o.o., jak i akcyjnej – odwołany członek zarządu (o ile akt odwołania nie stanowi inaczej) jest uprawniony i obowiązany do złożenia, w toku przygotowania sf, wyjaśnień obejmujących okres pełnienia przez niego tej funkcji oraz do udziału w zgromadzeniu zatwierdzającym sf (art. 203 § 3 i art. 370 § 3 Ksh).

Pragnę zauważyć na koniec, że choć w pytaniu jest mowa o spółkach, problem ten dotyczy w równym stopniu innych osób prawnych – spółdzielni, przedsiębiorstw państwowych, samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej itd.

Według mojej najlepszej wiedzy żaden z sądów nie rozpatrywał dotychczas tego rodzaju kwestii, stąd wyrażone zdanie stanowi pogląd własny autora.