Obowiązki płatnika PIT w związku ze zwrotem nienależnie pobranego świadczenia

Updof precyzuje, w jaki sposób można odzyskać podatek od uprzednio opodatkowanego przychodu, gdy dojdzie do zwrotu nienależnie pobranego świadczenia. Świadczeniem nienależnym jest cała kwota przychodu, zarówno dla płatnika, który poniósł wydatek na rzecz pracownika, jak i dla pracownika, mimo że ten otrzymał „fizycznie” kwotę po potrąceniu zaliczki na PIT.

Rozliczenie zwrotu następuje poprzez zastosowanie jednego z dwóch rozwiązań:

• przez płatnika – na podstawie art. 41b updof,
• przez podatnika – na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 updof.

Na mocy art. 41b updof, jeżeli podatnik dokonał zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, przy ustalaniu wysokości podatku (zaliczek) płatnicy, o których mowa w art. 32, art. 33, art. 35 i art. 41 updof, odejmują od dochodu kwotę dokonanych zwrotów, łącznie z pobranym podatkiem (zaliczką).

Płatnik powinien uwzględnić w rozliczeniach zwrócone przez podatnika kwoty w możliwie najkrótszym czasie, czyli przy obliczaniu zaliczek na PIT – pomniejszając miesięczny dochód, ustalany dla celów obliczenia zaliczki, o dokonany przez pracownika zwrot, począwszy od miesiąca, w którym on nastąpił. Jeśli kwota zwrotu przekracza dochód danego miesiąca, płatnik może o powstałą różnicę pomniejszyć dochód z miesiąca następnego, aż do pełnego pomniejszenia. Pomniejszenia mogą być stosowane wyłącznie w tym roku podatkowym, w którym podatnik dokonał zwrotu.

W opisanej sytuacji premia została wypłacona w maju 2022 r., jednak zwrot jej nienależnej części nastąpił w maju 2023 r., tj. w kolejnym roku podatkowym, już po rozwiązaniu stosunku pracy. Jeżeli z uwagi na ustanie źródła przychodów spółka nie będzie mieć możliwości odliczenia zwrotu od bieżących dochodów podatnika, to w takim przypadku odliczenia dokona sam podatnik – na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 updof – od dochodu w zeznaniu rocznym, składanym za rok, w którym zwrócił nienależnie pobrane wynagrodzenie.

W myśl ww. przepisu podstawę obliczenia podatku (…) stanowi dochód (…), po odliczeniu kwot dokonanych w roku podatkowym zwrotów nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegający opodatkowaniu, w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika.

Należy stwierdzić, że „nienależnie pobrane świadczenie w kwotach uwzględniających pobrany podatek dochodowy” to świadczenie w kwocie netto powiększone o pobraną zaliczkę na PIT.

Uwaga: jeżeli odliczana na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 updof kwota przekracza kwotę dochodu, o którym mowa w art. 26 ust. 1 updof, może być odliczona od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych (art. 26 ust. 7h updof).

Trzeba podkreślić, że zarówno art. 41b, jak i art. 26 ust. 1 pkt 5 updof dotyczą sytuacji, w której zwracane przez podatnika nienależnie pobrane świadczenia zwiększały uprzednio dochód podlegający PIT, dlatego też zwrot ten powinien nastąpić w kwocie obejmującej pobrane przez płatnika zaliczki na PIT, co gwarantuje odzyskanie przez podatnika kwoty tych zaliczek.

Podsumowując: spółka nie jest upoważniona do korygowania zaliczki na PIT odprowadzonej w maju 2022 r., od kwoty premii, bo była ona prawidłowa, odzwierciedlała ówczesny stan faktyczny, a więc wysokość faktycznie wypłaconego dochodu i faktycznie pobraną zaliczkę na PIT. Zaprezentowane stanowisko podzielają organy podatkowe (por. interpretacja KIS z 9.01.2023 r., 0113-KDIPT2-3.4011.846.2022.1.KKA).