Nieodpłatne otrzymanie żywności w księgach organizacji pozarządowej

Ustawa o przeciwdziałaniu marnowaniu żywności[1] (dalej ustawa) nakłada na niektórych dużych sprzedawców żywności (sklepy wielkopowierzchniowe), w których udział żywności w przychodach wynosi co najmniej 50%, obowiązek zawarcia z wybraną organizacją pozarządową umowy na nieodpłatne przekazywanie jej żywności nienadającej się do sprzedaży z powodu wad, jej wyglądu lub wyglądu opakowania albo której okres przydatności do spożycia lub trwałości jest bliski zakończenia.

Nie każda organizacja pozarządowa może nieodpłatnie przyjmować żywność na podstawie przepisów ustawy. Warunkiem jest, aby statut takiej organizacji zawierał jeden z trzech celów działalności, wymienionych w art. 2 pkt 2 ustawy, tj.:

• pomoc społeczna, w tym pomoc rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywanie szans tych rodzin i osób,
• wspieranie rodziny i systemu pieczy zastępczej,
• działalność charytatywna, polegająca w szczególności na przekazywaniu żywności osobom potrzebującym lub prowadzeniu zakładów żywienia zbiorowego dla potrzebujących.

Realizacja tych celów przez organizację ma pozwolić na przekazywanie potrzebującym osobom fizycznym żywności do konsumpcji.

Aby odpowiedzieć na pytanie, czy konieczne jest ewidencjowanie otrzymywanej nieodpłatnie żywności, trzeba przypomnieć, że w myśl art. 4 ust. 2 uor w księgach rachunkowych ujmuje się zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Z kolei art. 28 ust. 2 uor zawiera zapis: Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu.

W literaturze przedmiotu za „operacje gospodarcze” uważa się świadomie dokonane zdarzenia (procesy), które:

• wywierają bezpośredni wpływ na zmiany stanu majątku, zobowiązań i/lub działalność jednostki,
• można wyrazić w pieniądzu,
• potwierdza dowód księgowy.

Otrzymanie darowizny rzeczowej w postaci żywności spełnia przesłanki operacji gospodarczej, gdyż bezpośrednio dotyczy działalności organizacji pozarządowej prowadzącej bank żywności, można ustalić wartość pieniężną darowizny, potwierdza ją dokument wystawiony przez darczyńcę, a także wpływa na wartość aktywów i przychodów organizacji. Dlatego darowizna żywności wymaga ujęcia w księgach rachunkowych darbiorcy. Organizacje, które nie ujawniły w księgach przyjętej darowizny, mogą być narażone na sankcje wobec nieujawnienia przychodów, kosztów i aktywów organizacji (art. 6, art. 46, art. 47 uor).

Otrzymaną jako darowiznę żywność ewidencjonuje się najczęściej na podstawie specyfikacji lub dokumentów magazynowych (WZ/PZ) bądź faktury wystawionej przez sklep wielkopowierzchniowy albo dokumentów magazynowych wystawionych przez organizację pozarządową. Dokumenty, które będą stanowić dowód księgowy, powinny zawierać dane przewidziane w art. 21 uor.

W przypadku przechowywania dużej ilości żywności, np. w ramach banku żywności, prowadzenie magazynu wydaje się koniecznością. Najczęściej podstawę zapisu stanowi dokument zewnętrzny, otrzymany od darczyńcy, w którym podano rodzaj, ilość i wartość przekazanej żywności. Zazwyczaj jest to dowód wydanie zewnętrzne (WZ), ale sklep może wystawić również specyfikację lub fakturę z wyceną artykułów, jednak bez VAT i z „zerową” wartością do zapłaty (w interesie sprzedawcy żywności leży udowodnienie wywiązywania się z zapisów ustawy). Wartość otrzymanych nieodpłatnie rzeczy zostaje określona na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku (art. 28 ust. 2 uor).

W umowie o przekazywaniu żywności nie określa się wartości darowizny, gdyż sprzedawca żywności (sklep wielkopowierzchniowy) nie może przewidzieć, ile jakiej żywności zostanie za każdym razem przekazane organizacji pozarządowej. W umowie można natomiast zawrzeć zapis, że dostawca żywności będzie określał w wydanym przez siebie dokumencie ilość i wartość darowizny (tak zrobił np. Bank Żywności w Krakowie w swojej wzorcowej umowie). Pozwala to uniknąć konieczności samodzielnego ustalania wartości daru.

Obowiązkiem organizacji jest sprawdzenie, czy ilość i wartość przekazanych darów zgadzają się z otrzymanym dokumentem. W przypadku różnic między faktyczną ilością przekazanej żywności a ilością podaną w dokumencie wystawionym przez sprzedawcę żywności organizacja ewidencjonuje rzeczywiście otrzymaną ilość i wartość żywności na podstawie wystawionego przez siebie dokumentu przyjęcia zewnętrznego (PZ) oraz spisuje protokół różnic.

Otrzymana nieodpłatnie przez organizację pozarządową darowizna jest jej przychodem (niepodlegającym opodatkowaniu, jeśli zostanie przekazana na cele statutowe określone w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie[2]). Przepisy uor, co do zasady, zaliczają otrzymane nieodpłatnie aktywa (inne niż środki trwałe, środki trwałe w budowie albo wartości niematerialne i prawne) do pozostałych przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g).

W organizacji pozarządowej należy jednak wziąć pod uwagę fakt, że darowana żywność została przekazana w celu realizacji celów statutowych organizacji. Dlatego, uwzględniając art. 4 ust. 2 uor, zgodnie z którym zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną, wartość otrzymanej nieodpłatnie żywności ujmuje się jako przychody z działalności statutowej (najlepiej na wyodrębnionym analitycznie koncie „Darowizny żywności”).

Otrzymaną darowiznę księguje się na podstawie dokumentu wystawionego przez sklep, a w razie jego braku, na podstawie własnego dowodu:

Wn konto 31 „Materiały”,

Ma konto 70 „Przychody nieodpłatnej działalności statutowej”.

Rozchód żywności (wydanie jej bezpośrednio do rąk beneficjentów lub do kuchni gotującej potrawy dla beneficjentów) księguje się na podstawie własnego dokumentu magazynowego, wystawionego przez właściwego pracownika organizacji (nie powinna to być osoba prowadząca magazyn):

Wn konto 50 „Koszty nieodpłatnej działalności statutowej” (ew. wstępnie koszty ogółu działalności organizacji są gromadzone na kontach zespołu 4, np. żywność – na koncie 40 „Zużycie materiałów”, a następnie rozliczane na właściwe konta zespołu 5),

Ma konto 31 „Materiały”.

Poza darowizną rzeczową w postaci artykułów żywnościowych organizacja pozarządowa, z którą sprzedawca żywności zawarł umowę o nieodpłatnym przekazywaniu żywności, może otrzymywać od darczyńcy środki pieniężne z tytułu opłaty za jej marnowanie. Sposób obliczania opłaty określa art. 5 ust. 1 ustawy. Opłatę pomniejsza się o koszty transportu i dystrybucji żywności oraz o koszty kampanii edukacyjno-informacyjnej dotyczącej marnowania żywności, prowadzonej przez sprzedawcę żywności. Ustala on, we własnym zakresie, wysokość należnej opłaty i wnosi ją na rachunek bankowy organizacji pozarządowej, z którą zawarł umowę. Opłaty nie wnosi się, jeśli nie przekracza ona 300 zł. Otrzymanie takiej opłaty organizacja pozarządowa ujmuje następująco:

Otrzymanie opłaty (na podstawie wyciągu bankowego)

Wn konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”,

Ma konto 70 „Przychody nieodpłatnej działalności statutowej”.

Opłatę należy przeznaczyć na cele statutowe wskazane w art. 2 ust. 2 ustawy, w tym na koszty administracyjne związane z realizacją tych celów (nie więcej niż 20% otrzymanej kwoty opłaty). Opłatę księguje się również jako przychód z działalności statutowej, gdyż organizacja uzyskuje ją w ramach swojej działalności statutowej i służy realizacji celów statutowych. Jest to przychód banku żywności (danej organizacji). Otrzymywanie nieodpłatnie, na podstawie ustawy, żywności przez organizację pozarządową rodzi dla niej wiele obowiązków sprawozdawczych.

Organizacja pozarządowa składa, do 31 marca roku następującego po roku sprawozdawczym:

• Głównemu Inspektorowi Ochrony Środowiska – pisemne roczne sprawozdanie o sposobie zagospodarowania otrzymanej żywności, zawierające w szczególności dane o masie żywności, otrzymanej od sprzedawców żywności, oraz o masie żywności przekazanej na rzecz potrzebujących, wraz z wykazem sprzedawców żywności, od których otrzymała żywność,
• sprzedawcom żywności, z którymi zawarła umowę – pisemną roczną informację o wykorzystaniu środków pochodzących z opłaty za marnowanie żywności, a w szczególności informację, ile środków przeznaczono na pokrycie kosztów administracyjnych.

Pierwsze sprawozdania mają być złożone do końca marca 2021 r. za 2020 r. Do tego czasu powinien zostać opublikowany wzór sprawozdania.