Nie ma limitu na indywidualne porozumienia w sprawie pracy zdalnej

Różne podstawy

Praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, jest pracą zdalną. Taką definicję zawiera art. 67¹⁸ Kp, otwierający nowy rozdz. IIc (art. 67¹⁸–67³⁴), który od 7.04.2023 r. zastąpił rozdz. IIb (art. 67⁵–67¹⁷) o telepracy oraz art. 3 ustawy z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2021 r. poz. 2095) – o pracy zdalnej. Nowe przepisy dają pracodawcy różne możliwości wprowadzenia tego trybu wykonywania zadań służbowych – patrz tabela. Jednak ich zastosowanie zależy od funkcjonowania w firmie związków zawodowych (dalej strona związkowa) oraz od okoliczności wdrożenia.

Obowiązkowe uzgodnienia

Porozumienie z pracownikiem (pkt 6 tabeli) zostało raczej przewidziane jako ewentualność stosowana w indywidualnych przypadkach, gdy pracodawca nie zdecyduje się (bez względu na powody) zawrzeć porozumienia ze stroną związkową lub wprowadzić regulaminu pracy zdalnej. Jednak art. 67²⁰ § 5 Kp ani żaden inny przepis nie stawia górnej granicy, do której liczba takich porozumień może być zawarta. Oznacza to, że pracodawcy wolno podpisać tego rodzaju porozumienie z każdym pracownikiem, który będzie chciał pracować zdalnie na warunkach w nim ustalonych. Tyle że z każdym z nich będzie musiał uzgodnić zasady:

1) pokrywania kosztów:

• instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, a także energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub
• innych niż ww., bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej,

2) ustalania ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika do pracy zdalnej własnych materiałów i narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych) albo ryczałtu zastępującego pokrywanie kosztów wskazanych w pkt 1 lub wypłatę ekwiwalentu,

3) porozumiewania się z pracownikiem, w tym sposób potwierdzania przez niego obecności na stanowisku pracy,

4) kontroli wykonywania pracy przez pracownika pracującego zdalnie,

5) kontroli w zakresie bhp,

6) kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,

7) instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Wymaga tego art. 67²⁰ § 7 Kp, czyli obliguje pracodawcę i pracownika do uzyskania zgodności we wszystkich tych zagadnieniach.

Brak dyskryminacji

Czy wielokrotne powtarzanie procedury uzgodnieniowej w celu osiągnięcia porozumienia indywidualnego się opłaca? Na to pytanie pracodawca powinien sobie odpowiedzieć, biorąc pod uwagę czas, jaki zajmie każda operacja. Musi też uwzględnić, że efekty ustaleń nie mogą bezpodstawnie różnicować pracowników. Mają oni bowiem równe prawa z tytułu jednakowego wypełniania takich samych obowiązków, szczególnie z uwagi na płeć (art. 11² Kp). Nie ma przy tym znaczenia, w jakiej formie (tradycyjnej czy zdalnej) je wykonują. Dotyczy to również zakazu dyskryminacji, czyli nierównego traktowania przy użyciu niedozwolonych kryteriów dyskryminacyjnych wymienionych w art. 11³ Kp (m.in. płeć, wiek, niepełnosprawność, rasa, religia, narodowość).

Pracodawca nie złamie nakazu równego traktowania w dwóch sytuacjach. Po pierwsze, gdy warunki danego porozumienia indywidualnego będą inne (gorsze) niż w przypadku innych pracowników świadczących pracę zdalnie, bo pracownik realizuje inne obowiązki lub takie same, lecz w odmienny sposób. Po drugie, gdy różnice wynikają z cech osobistych (predyspozycji) pracowników i odmiennego sposobu świadczenia pracy (por. postanowienie SN z 15.05.2020 r., III PK 113/19).