Można będzie odliczyć VAT z faktury wystawionej z pominięciem KSeF

Potwierdziła to KIS w interpretacji z 18.11.2025 r. (0112-KDIL1-3.4012.722.2025.1.MR). Wynika z niej, że wprowadzenie od 1.02.2026 r. wymogu wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF nie wpływa na podstawową zasadę konstrukcyjną VAT – jego neutralność dla podatników wykonujących działalność opodatkowaną.

Wniosek o interpretację złożyła spółka, która od 1.02.2026 r. będzie otrzymywać od dostawców faktury w różnych formach: papierowe, elektroniczne (zdefiniowane w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT), ustrukturyzowane, wystawiane w KSeF. Pytała, czy jeśli dostawca – mimo ustawowego obowiązku – wystawi fakturę poza KSeF, nadal będzie mogła korzystać z prawa do odliczenia VAT. Wskazywała, że przyczyny tego mogą być różne, np. wystawca:

• błędnie oceni, że od 1.02.2026 r. nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, bo nie spełnia kryterium przychodowego (tj. powinien takie faktury wystawiać dopiero od kwietnia 2026 r.),

• z powodu awarii czy niedostępności KSeF prześle fakturę poprawną pod względem merytorycznym, ale w innej formie niż ustrukturyzowana,

• wbrew obowiązkowi nie udostępni w KSeF faktur wystawianych w ramach trybów awaryjnych.

Spółka podnosiła, że żaden przepis nie nakazuje nabywcy, by weryfikował zasadność wystawiania przez sprzedającego faktury w określonej postaci, zwłaszcza badał, czy kontrahent był uprawniony do wystawiania faktur poza KSeF. Nie została również nałożona na nabywcę sankcja w postaci zakazu odliczenia VAT, w sytuacji gdy faktura, wbrew obowiązkowi, będzie wystawiona (i tym samym otrzymana) poza KSeF. Negatywne konsekwencje mają dotyczyć jedynie wystawcy faktury (zgodnie z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT od 1.01.2027 r. naczelnik US nałoży na niego karę pieniężną).

KIS podkreśliła, że prawo do odliczenia podatku zapłaconego w cenie towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą jest jedną z podstawowych zasad konstrukcji VAT. Wszelkie jego ograniczenia wpływają na neutralność podatku i mogą wynikać tylko z wyraźnej regulacji ustawowej.

Aby skorzystać z tego prawa, muszą być spełnione warunki z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT (posiadanie przez podatnika statusu czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT oraz związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi), a ponadto nie mogą zaistnieć przesłanki negatywne, wskazane w art. 88. Ten ostatni przepis enumeratywnie określa, w jakich przypadkach podatnik jest pozbawiony prawa do odliczenia. Nie ma w nim powołania na sytuację, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych – wbrew obowiązkowi – poza KSeF.

Co prawda, prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej, pod kątem formalnym i materialnym, stanowi – według KIS – spełnienie jednej z przesłanek skorzystania z prawa do odliczenia, ale jej wystawienie poza KSeF nie powoduje, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia tego prawa.

Spółka może zatem odliczyć VAT z faktur zakupowych wystawionych przez dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, przy założeniu że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające ją do odliczenia.

Analogiczny pogląd KIS wyraziła także w interpretacjach z 12.08.2025 r. (0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG) i 4.03.2025 r. (0114-KDIP1-3.4012.838.2024.1.MPA).