Księgowanie rocznej opłaty za usługi prawne Prokuratorii Generalnej

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z 15.12.2016 r. o Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. DzU z 2022 r. poz. 2100) może ona odpłatnie wykonywać zastępstwo: innych niż Skarb Państwa państwowych osób prawnych, osób prawnych z udziałem Skarbu Państwa oraz osób prawnych z udziałem państwowych osób prawnych. Wykaz takich podmiotów, jak również sposób, tryb uiszczania i wysokość opłat określa rozporządzenie Prezesa RM z 11.05.2017 r. w sprawie osób prawnych zastępowanych przez Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej oraz opłat ponoszonych za usługi prawne świadczone przez Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej, a także opłat za przeprowadzenie postępowania przed Sądem Polubownym przy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn. DzU z 2022 r. poz. 115).

Osoba zastępowana przez Prokuratorię Generalną uiszcza na jej rachunek bankowy, z góry, do końca I kwartału każdego roku kalendarzowego (a więc do 31 marca), roczną opłatę abonamentową za wykonywanie zastępstwa oraz wydawanie opinii prawnych. Są z niej pokrywane opłaty za wykonanie ww. czynności, w wysokości określonej w rozporządzeniu. Wykorzystanie rocznej opłaty abonamentowej oblicza się w taki sposób, że od kwoty tej opłaty (uiszczonej z góry) są odejmowane kolejne opłaty za rzeczywiście wykonane w danym roku kalendarzowym zastępstwa i sporządzone opinie prawne.

Jeżeli rzeczywiste koszty zastępstwa procesowego oraz sporządzonych opinii prawnych przewyższają kwotę opłaty abonamentowej, jednostka korzystająca z usług Prokuratorii Generalnej wpłaca brakującą kwotę w terminie 14 dni odpowiednio od przekazania przez Prokuratorię Generalną zawiadomienia o dokonaniu czynności w postępowaniu sądowym/arbitrażowym lub od doręczenia opinii prawnej.

Opłata abonamentowa oraz wartość usług przekraczająca abonament są opodatkowane stawką 23% VAT. Urząd Prokuratorii Generalnej dokumentuje opłatę abonamentową, wystawiając fakturę – w marcu każdego roku, nie wcześniej niż na 30 dni przed upływem terminu płatności, chyba że jednostka uiści opłatę abonamentową przed wystawieniem faktury – wówczas faktura jest wystawiana niezwłocznie po otrzymaniu płatności. Dodatkowo są fakturowane czynności, których wykonanie powoduje przekroczenie abonamentu – na kwotę, na jaką występuje przekroczenie.

Po wykonaniu czynności związanej z obowiązkiem uiszczenia opłaty Prokuratoria Generalna każdorazowo potwierdza wysokość opłaty należnej z tego tytułu. Informuje jednostkę o wysokości opłaty zarówno gdy jest ona pokrywana z rocznej opłaty abonamentowej, jak i w przypadku przekroczenia opłaty abonamentowej (również o tym, że w związku z taką czynnością będzie wystawiona odrębna faktura). Prokuratoria Generalna nie informuje jednostki o pozostałej do wykorzystania kwocie abonamentu, jednak – na podstawie przekazywanych na bieżąco informacji o czynnościach na rzecz jednostki i opłatach za nie – jest ona łatwa do ustalenia.

Odpowiadając na pytanie o sposób ujęcia w księgach rachunkowych opłaty abonamentowej, należy zwrócić uwagę na:

• art. 6 ust. 2 uor – określający zasadę współmierności, która w tym przypadku oznacza, że w danym okresie należy ująć koszty dotyczące tego okresu,
• art. 39 ust. 1 uor – określający zasady rozliczania kosztów w czasie,
• art. 8 ust. 1 uor – określający zasadę istotności.

Biorąc pod uwagę powyższe, można zaproponować następujące księgowania:

1. Zapłata opłaty abonamentowej (na podstawie faktury): Wn konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” (w analityce „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów”) oraz Wn konto 22-1 „VAT naliczony i jego rozliczenie” (jeżeli naliczony VAT podlega odliczeniu), Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”.

2. Wykonanie przez Prokuratorię Generalną czynności zastępstwa procesowego i otrzymanie przez jednostkę informacji o wysokości opłaty pokrywanej z abonamentu: Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” (wartość netto, bez podlegającego odliczeniu VAT), Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

3. Wykonanie przez Prokuratorię Generalną opinii prawnej i otrzymanie przez jednostkę informacji o wysokości opłaty pokrywanej z abonamentu: Wn konto 40-2 „Usługi obce” bądź odpowiednie konto zespołu 5 (wartość netto, bez podlegającego odliczeniu VAT), Ma konto 64 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.

4. Powstanie zobowiązania z tytułu przekroczenia abonamentu: Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne” lub konto 40-2 „Usługi obce” bądź odpowiednie konto zespołu 5 (w zależności od tego, czy chodzi o zastępstwo procesowe, czy opinię prawną), Wn konto 22-1 „VAT naliczony i jego rozliczenie”, Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”; spłata zobowiązania: Wn konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”, Ma konto 13 „Rachunki i kredyty bankowe”.

Jeśli w danym roku kalendarzowym Prokuratoria Generalna nie wykonywała na rzecz osoby zastępowanej czynności zastępstwa i nie wydała żadnej opinii prawnej, roczną opłatę abonamentową zalicza się na poczet tej opłaty na kolejny rok kalendarzowy (§ 8 pkt 4 rozporządzenia z 11.05.2017 r.).