Konferencja on-line „Wyzwania pracy zdalnej w firmie audytorskiej”

Konferencję, która odbyła się 17.06.2020 r., zorganizował Regionalny Oddział PIBR w Warszawie. Pytania zadawane panelistom wynikały z ankiety przeprowadzonej wśród biegłych rewidentów. Konferencję poświęcono najbardziej istotnym kwestiom (merytorycznym i technicznym) pracy zdalnej w firmie audytorskiej, a także głównym problemom, jakie rodzą zdalne badania i kontrole. Obrady moderowała prof. Joanna Wielgórska-Leszczyńska, biegły rewident.

Zdalne kontrole w pełni przejrzyste

Pierwszy gość, prezes PANA Marcin Obroniecki, przedstawił główne założenia przeprowadzanych przez Agencję zdalnych kontroli. Zapewnił, że PANA nie chce zaskakiwać firm audytorskich, a zainteresowani mają możliwość uczestniczenia w kontroli na każdym jej etapie. Podkreślił, że PANA zależy na jak największej przejrzystości działania, dlatego na stronie internetowej sukcesywnie publikowane są informacje o procedurach i schematach kontroli, a w niedługim czasie będzie dostępna[1] lista dokumentów potrzebnych do jej przeprowadzenia.

Prezes M. Obroniecki wskazał, że kontrole służą nie tylko ujawnianiu nieprawidłowości, ale przede wszystkim zwiększaniu kompetencji biegłych. Zawód biegłego rewidenta jest bowiem istotny w kwestii prawidłowego funkcjonowania gospodarki, a rolą Agencji jest dbanie o autorytet tego zawodu. Dlatego PANA w ramach działalności edukacyjnej planuje publikowanie informacji o dobrych praktykach, wynikających z analizy nieprawidłowości najczęściej spotykanych podczas kontroli, a także dalsze przedstawianie ważnych dla firm audytorskich informacji.

Planowane szkolenia

Z kolei prezes PIBR Barbara Misterska-Dragan, po omówieniu prowadzonych obecnie przez KRBR prac i działań w okresie epidemii poinformowała, że Komisja ds. standaryzacji w najbliższym czasie zajmie się modyfikacją wzorca umowy o badanie w celu uwzględnie‑

nia pracy zdalnej. Komisja monitoruje także rozwiązania publikowane na stronach internetowych IFAC i opracowu‑

je kolejny alert dotyczący usług atestacyjnych. Prezes wskazała również, że Centrum Edukacji PIBR przygo‑

towuje szkolenia poświęcone badaniom i przeglądom przeprowadzanym w formie zdalnej, w tym bezpieczeństwu systemów IT, zgodnie z wnioskiem PANA.

Właściwa komunikacja i zrozumienie procedur

W dyskusji panelowej uczestniczyli przedstawiciele małych, średnich oraz dużych firm audytorskich – dr Agnieszka Baklarz z firmy A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o., Monika Kaczorek z Mazars Audyt, Jarosław Dec z Ernst & Young Audyt oraz Mirosław Szmigielski z PricewaterhouseCoopers – dzieląc się doświadczeniami z przeprowadzania zdalnego badania. Paneliści uznali, że kluczową rolę odgrywa sprawna komunikacja między członkami zespołu badającego. Jako istotne dla jakości sprawozdań finansowych wskazano bezpieczeństwo systemów IT jednostek, obejmujące m.in. zabezpieczenie dokumentów i łączy oraz ogólne bezpieczeństwo informatyczne, w tym wyczulenie na ataki hakerskie. Zwrócono uwagę, że już przy akceptacji zlecenia należy się upewnić, że klient jest w stanie dostarczyć dokumenty biegłemu drogą elektroniczną, gdyż w przeciwnym razie zdalne badanie nie będzie możliwe.

Paneliści wskazali na zmiany w procedurach kontroli, jakie nastąpiły w 2020 r. Praca zdalna zmieniła sposoby kontroli wewnętrznych u klientów, dlatego nie można bazować na wcześniej przeprowadzonych testach kontroli. Zwiększa to pracochłonność badania. Ważne jest przy tym zachowanie zawodowego sceptycyzmu i ponowne przeprowadzenie procedur badania u klienta. Istotne jest zwłaszcza zbadanie, czy dostosował działające u niego kontrole do nowych warunków, jakie stwarza praca zdalna. W przypadku nowego klienta koniecznie należy przeprowadzić zdalne rozmowy z kierownictwem oraz procedury umożliwiające zrozumienie procesów kontroli wewnętrznej.

W dyskusji podkreślano celowość ustalenia dobrych praktyk zdalnego badania oraz zaprojektowania zapytań do kierownictwa.

Inne są też sposoby przeprowadzania procedur zmniejszających ryzyko oszustwa. Przy badaniu zdalnym dostęp do personelu i obiektów jest ograniczony, ale właśnie dlatego należy przestrzegać standardów badania, m.in. zwracać dużą uwagę na autentyczność zeskanowanych dokumentów. Przede wszystkim konieczna jest wnikliwa analiza potencjalnych obszarów oszustwa i poddanie ich pogłębionym badaniom.

Zmienił się sposób obserwacji spisu z natury podczas zdalnego badania. W związku z tym nieodzowne są przejrzenie procedury inwentaryzacyjnej, dobre zrozumienie procesu inwentaryzacji i wiedza o rozlokowaniu zapasów. Niekiedy możliwe jest zdalne uczestniczenie w spisie „przez kamerę”, jednak pod warunkiem dokładnego wskazania spisywanych aktywów (w przypadku stosowania procedur zdalnych w inwentaryzacji powinni brać udział najbardziej doświadczeni członkowie zespołu badającego). Może nastąpić ograniczenie zakresu badania ze względu na niemożność przeprowadzenia procedur inwentaryzacyjnych[2].

Zmienił się sposób pozyskiwania potwierdzeń od banków, prawników i kontrahentów – z formy pisemnej na elektroniczną. Standard MSB 505 pkt A.12 wymaga w takim przypadku zachowania dużej dozy sceptycyzmu i dodatkowych potwierdzeń.

Powstają kwestie techniczne związane z przesyłaniem dużych plików i właściwym ich zabezpieczaniem. Paneliści byli zgodni, że umieszczanie dokumentów w chmurze jest najwłaściwszym sposobem. Powinno się unikać przechowywania dokumentacji na dysku lokalnym jedne‑

go z członków zespołu. Ważna jest dbałość o bezpieczeństwo zasobów firmy audytorskiej. Celowe jest sformułowanie zaleceń, w jaki sposób zabezpieczać, przesyłać i szyfrować dane oraz jakich komunikatorów używać.

Zdalne badanie to wyzwanie, którego nie należy się obawiać

Na zakończenie dyskusji B. Misterska-Dragan zwróciła uwagę, że duże i małe firmy audytorskie mają różną perspektywę, dlatego postrzeganie przez nie badania, w tym zdalnego, może być odmienne. Samorząd, m.in. poprzez szkolenia, będzie wspierać szczególnie małe i średnie firmy, aby mogły sprostać wyzwaniom, jakie niesie zdalne badanie.

Z kolei M. Obroniecki przypomniał, że ani prawo, ani normy wykonywania zawodu nie uległy zmianie od czasu, kiedy Agencja zaczęła sprawować nadzór. Wskazał, że kontrole zdalne są naturalnym rozwinięciem badań zdalnych, a kontrole zdalne różni od kontroli stacjonarnych jedynie sposób komunikacji, dlatego nie należy się ich obawiać. Poinformował, że PANA wystąpiła do Ministerstwa Finansów o umożliwienie wykonywania zdalnych kontroli także po wygaśnięciu pandemii.

Prof. J. Wielgórska-Leszczyńska zwróciła uwagę na potrzebę upewnienia się, już na etapie rozważania podjęcia zlecenia, że u klienta możliwe jest przeprowadzenie zdalnego badania. Podkreśliła konieczność uściślenia warunków technicznych niezbędnych do prowadzenia takiego badania. Wskazała, że nieodzowne jest dostosowanie umowy o badanie do zmienionych warunków.