Jak w dokumentacji kadrowej i płacowej rozliczyć przywróconego do pracy

Konieczne zgłoszenie chęci podjęcia pracy

Z byłym pracownikiem przywracanym do pracy trzeba reaktywować współpracę na poprzednich warunkach – gdy ten zasygnalizuje gotowość niezwłocznego podjęcia pracy najpóźniej w ciągu 7 dni od daty uprawomocnienia się wyroku.

Niedotrzymanie tego terminu zwalnia pracodawcę z obowiązku ponownego zatrudnienia, chyba że pracownik usprawiedliwi spóźnienie przyczynami od niego niezależnymi, np. ciężką chorobą, pilnym wyjazdem w sprawach rodzinnych czy błędną informacją od adwokata nt. biegu terminu (art. 48 Kp).

Gotowość niezwłocznego podjęcia pracy pracownik zgłasza w dowolny sposób: pisemnie, e-mailem czy telefonicznie (wyrok SN z 25.01.2017 r., II PK 320/15). Dla celów dowodowych najlepiej, aby jego oświadczenie było sporządzone na piśmie; należy je wówczas dołączyć do części B akt osobowych przywracanego pracownika. Jeśli pozostaje on jeszcze gdzie indziej w zatrudnieniu, w ciągu 7 dni od dnia uprawomocnienia się wyroku przywracającego może rozwiązać równoległą umowę o pracę bez wypowiedzenia, za 3-dniowym uprzedzeniem. Takie zakończenie współpracy pociąga za sobą takie same skutki, jak rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę za wypowiedzeniem (art. 48 § 2 Kp).

Powrót na poprzednie stanowisko

Pracodawca ma obowiązek przyjąć przywracanego pracownika po prawidłowym zgłoszeniu przez niego gotowości do niezwłocznego podjęcia pracy. Nie dochodzi wówczas automatycznie do wstecznej kontynuacji wadliwie przerwanego stosunku pracy, lecz do przywrócenia poprzednich warunków pracy i płacy począwszy od dnia podjęcia pracy po wyroku przywracającym (wyrok SN z 26.11.2003 r., I PK 490/02). Nie ma potrzeby zawierania nowej umowy o pracę, bo istnieje stara; pracodawca kontynuuje też prowadzenie dotychczasowych akt osobowych.

Pracownik powinien odzyskać dotychczasowe stanowisko pracy, które zajmował w chwili nieprawidłowego zwolnienia z pracy. Jeżeli jest to utrudnione z przyczyn organizacyjnych (np. stanowisko zostało zlikwidowane), na mocy art. 42 Kp można mu – wyjątkowo – powierzyć inne zadania – pod warunkiem że odpowiadają jego kwalifikacjom, nie powodują obniżenia pensji, a takie przesunięcie nie potrwa dłużej niż 3 mies. w roku kalendarzowym (wyroki SN z 19.04.2006 r., I PK 158/05, i 7.12.2017 r., II PK 323/16).

Zatrudnionemu przysługuje też taka sama pensja, jaką pobierał w chwili nieprawidłowego rozwiązania stosunku pracy, ale powinna ona uwzględniać wszelkie podwyżki, jakie nastąpiły w jego grupie zawodowej w czasie pozostawania przez niego bez pracy (wyrok SN z 12.07.2011 r., II PK 18/11).

Stare świadectwo pracy nie trafia do kosza

Po przywróceniu do pracy pracodawca nie niszczy świadectwa pracy, które wręczył osobie wadliwie zwolnionej, ani go nie koryguje. Na wniosek pracownika musi je jednak uzupełnić o informację nt. orzeczenia przywracającego do pracy i ew. o przyznaniu wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy – w ciągu 7 dni od przedłożenia świadectwa przez pracownika. Dopisek uzupełniający zamieszcza w ust. 8 formularza świadectwa pracy „Informacje uzupełniające”, opatrując go datą i podpisem (§ 7 ust. 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 30.12.2016 r. w sprawie świadectwa pracy, tekst jedn. DzU z 2020 poz. 1862, i zawarte w rozporządzeniu objaśnienia do wzoru świadectwa pracy).

Jeśli restytuowany stosunek pracy ustanie w przyszłości, zakład pracy wyda nowe świadectwo, obejmujące okres od przywrócenia do pracy do rozwiązania umowy o pracę. Nie uwzględni w nim okresu pozostawania bez pracy, kiedy to zatrudniony dochodził swoich praw przed sądem.

Wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy

Pracodawca ma również obowiązek wypłaty osobie przywróconej do pracy zasądzonego wynagrodzenia za czas pozostawania przez nią bez pracy – pod warunkiem że ją podejmie. W razie wadliwie wręczonego wypowiedzenia przysługuje ono w wysokości wynagrodzenia za nie więcej niż 2 mies., a jeżeli obowiązywało wypowiedzenie 3-miesięczne – za nie więcej niż miesiąc. Natomiast w przypadku ciężarnej, pracownika chronionego przed utratą posady na mocy przepisu szczególnego, pracownika w wieku przedemerytalnym lub innego – w okresie od dnia złożenia przez niego wniosku o udzielenie urlopu macierzyńskiego, na warunkach macierzyńskiego, ojcowskiego lub rodzicielskiego pełnego albo częściowego, do zakończenia urlopu – wynagrodzenie przysługuje za cały czas pozostawania bez pracy (art. 47 Kp).

Zasadniczo oblicza się je jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy (§ 1 i 2a rozporządzenia MPiPS z 29.05.1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy, tekst jedn. DzU z 2017 r. poz. 927). Jednak zgodnie z wyrokiem SN z 8.01.2021 r. (I PSKP 2/21) wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy to odszkodowanie za szkodę, jaką poniósł pracownik w wyniku utraty wynagrodzenia za pracę wskutek niezgodnego z prawem rozwiązania przez pracodawcę stosunku pracy. (…) Powinno więc odpowiadać wynagrodzeniu za pracę, jakie otrzymywałby pracownik, gdyby w tym czasie pracował. Należy więc uwzględnić wszystkie prawnie dopuszczalne i konieczne zmiany (podwyższenia, ale i obniżenia) w wysokości tego wynagrodzenia, które nastąpiłyby (musiałyby nastąpić), gdyby pracownik kontynuował zatrudnienie.

Wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy stanowi przychód ze stosunku pracy i należy od niego pobrać zarówno składki ZUS (interpretacja ZUS z 8.08.2023 r., DI/200000/43/756/2023), jak i zaliczkę na PIT (interpretacja KIS z 18.07.2022 r., 0114-KDIP3-2.4011.538.2022.2.MN).

Bez urlopu za czas walki przed sądem

Czas pozostawania bez pracy, za który sąd przyznał wynagrodzenie, wlicza się do okresu zatrudnienia pracownika wracającego na stanowisko w wyniku przywrócenia do pracy (art. 51 § 1 zd. 1 Kp). W wyroku z 3.02.2016 r. (I PK 27/15) SN wyraźnie podkreślił, że nie jest to okres, w którym zatrudniony na mocy fikcji prawnej realnie świadczył pracę, ani okres zatrudnienia czy też uznawany za okres zatrudnienia. Uwzględnia się go jedynie, czysto formalnie, w stażu pracy. Zatrudniony nie nabywa zatem za ten czas prawa do urlopu wypoczynkowego ani innych praw pracowniczych uzależnionych od istnienia stosunku pracy, ale w reaktywowanym stosunku pracy może on wpłynąć na staż urlopowy i spowodować zwiększenie rocznego wymiaru wypoczynku.

Podobnie jeśli podczas okresu pozostawania bez pracy, za który przysługuje wynagrodzenie, upłynął okres uprawniający pracownika do nagrody jubileuszowej za 20 lat pracy zawodowej, pracodawca nie ma obowiązku jej wypłaty po przywróceniu zwolnionego do pracy, jedynie okres ten dolicza do stażu warunkującego nabycie „jubileuszówki” kolejnego szczebla. Zgodnie zaś z art. 51 § 1 zd. 2 Kp okresu pozostawania bez pracy, za który nie przyznano wynagrodzenia, nie uważa się za przerwę w zatrudnieniu, pociągającą za sobą utratę uprawnień uzależnionych od nieprzerwanego zatrudnienia.

Zgłoszenie i korekty w ZUS

Inaczej do okresu pozostawania bez pracy podchodzi ZUS, który uznaje go w całości (bez względu na to, za jaki czas przyznał wynagrodzenie) za okres zatrudnienia, przyjmując fikcję prawną, że stosunek pracy nigdy nie ustał. ZUS nakazuje wstecznie zgłosić przywróconego do pracy do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego – z dniem, z którym został z nich wyrejestrowany w wyniku złożenia mu nieprawidłowego wypowiedzenia. Płatnik musi przekazać zerowe raporty miesięczne ZUS RCA za każdy miesiąc pozostawania bez pracy oraz odpowiednio skorygować deklaracje ZUS DRA przesłane za te okresy.