Jak w dobie pandemii sporządzać listę płac

Wprowadziła je nowelizacja z 31.03.2020 r. wielu ustaw, w tym tzw. specustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, która w przeważającej mierze weszła w życie z tą datą.

Abolicja składkowa

W myśl nowego art. 31zo specustawy na wniosek płatnika składek, który 29.02.2020 r. zgłosił do ubezpieczeń społecznych mniej niż 10 osób (wliczając siebie), zwalnia się z obowiązku opłacenia nieuregulowanych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, na FP, Fundusz Solidarnościowy, FGŚP lub FEP należnych za okres od 1.03.2020 do 31.05.2020 r., wykazanych w deklaracjach rozliczeniowych złożonych za ten okres.

Zatrudniający skorzysta z tego przywileju, jeżeli spełni łącznie 3 warunki:

• został zgłoszony jako płatnik składek przed 1.02.2020 r.,
• prześle do ZUS deklaracje rozliczeniowe i/lub raporty imienne za marzec, kwiecień i maj 2020 r. w obowiązujących terminach, ale najpóźniej 30.06.2020 r.,
• złoży do ZUS wniosek o to zwolnienie najpóźniej 30.06.2020 r.

We wniosku płatnik podaje swoje dane, informacje niezbędne do umorzenia składek, o otrzymanej innej pomocy rekompensującej straty z powodu COVID-19 i składa podpis. Wniosek może złożyć drogą elektroniczną przez PUE ZUS, za pośrednictwem poczty lub osobiście w jednostce ZUS (do skrzynki na dokumenty, bez kontaktu z pracownikiem). ZUS rozpatruje go najpóźniej w ciągu 30 dni od przesłania deklaracji rozliczeniowych i/lub imiennych raportów miesięcznych za ostatni miesiąc objęty wnioskiem (za maj), czyli najpóźniej 15.07.2020 r. O przyznaniu zwolnienia ZUS poinformuje na PUE ZUS lub za pośrednictwem poczty. Od decyzji odmownej płatnik ma prawo się odwołać do Prezesa ZUS, w ciągu 14 dni od jej doręczenia.

Cytowany art. 31zo specustawy wzbudza kontrowersje co do zakresu „abolicji” składkowej. Wydaje się jednak, że obejmuje ona wszystkie wskazane wyżej składki pochodzące z wynagrodzeń pracowników i zleceniobiorców (a także składki samego indywidulanego przedsiębiorcy) – finansowane zarówno przez ubezpieczonego, jak i przez płatnika.

Obliczenie wynagrodzenia pracownika czy zleceniobiorcy przebiega zatem tak, że płatnik pobiera z niego pełne składki na ubezpieczenia społeczne (13,71% pracownikowi i ew. 11,26% zleceniobiorcy) oraz zdrowotne (9%), tylko nie odprowadza ich do ZUS (zachowując dla siebie). Jednocześnie płatnik nie przekazuje do ZUS składek na ubezpieczenia społeczne (przy założeniu składki wypadkowej 2% jest to 18,26% podstawy wymiaru) i inne fundusze w pokrywanej przez siebie części. Nie wpływa to na zmianę dotychczasowego sposobu rozliczania wynagrodzeń na liście płac; nadal więc:

• przychód pracownika/zleceniobiorcy pomniejsza się o składki na ubezpieczenia społeczne pobrane z jego środków, bo odpowiednio art. 32 ust. 2 (zakłady pracy) i art. 41 ust. 1 updof (zleceniodawcy) mówią o składkach na ubezpieczenia społeczne pobranych przez płatników, nie wymagając ich fizycznego odprowadzenia do ZUS,
• zaliczkę na PIT pomniejsza się o część składki zdrowotnej w wysokości 7,75% podstawy wymiaru, ponieważ odpowiednio art. 32 ust. 3b i art. 41 ust. 1a updof posługują się pojęciem składki zdrowotnej pobranej przez płatnika ze środków podatnika.

Na uldze przysługującej płatnikowi nie stracą również zatrudnieni, gdyż za okres zwolnienia zachowają prawo do świadczeń chorobowych i zasiłków oraz do świadczeń zdrowotnych. Ponadto za ten czas nieopłacone składki i tak zostaną zapisane na ich kontach ubezpieczonych w ZUS, gdyż następuje to na podstawie złożonych dokumentów rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych (art. 40 ust. 1 pkt 1 usus).

Odsunięcie płatności zaliczek na PIT

Zakłady pracy, które poniosły negatywne konsekwencje w następstwie COVID-19, nie muszą przekazywać do US na czas zaliczek na PIT pobranych w marcu i kwietniu 2020 r. od przychodów ze stosunku pracy, stosunku służbowego, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy oraz od zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego. Mogą je wpłacić do 1.06.2020 r. Dotyczy to odpowiednio zleceniodawców wypłacających wynagrodzenia z działalności wykonywanej osobiście (umowy zlecenia i o dzieło) oraz z tytułu praw autorskich i pokrewnych (nowy art. 52o specustawy).

Większa pomoc socjalna

W latach 2020 i 2021 pracodawcy mogą udzielać pracownikom wyższego wsparcia z zfśs, bez konieczności pobierania podatku dochodowego. W tym okresie został bowiem zwiększony górny limit rocznego zwolnienia PIT – z 1 tys. do 2 tys. zł – na otrzymane przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w ustawie o zfśs, świadczenia rzeczowe i pieniężne z funduszu. Nadal jednak do świadczeń rzeczowych nie będzie się zaliczać bonów, talonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi; te są i pozostaną opodatkowane (art. 52l specustawy w zw. z art. 21 ust. 1 pkt 67 updof).

W 2020 i 2021 r. zakłady pracy nie pobiorą również podatku dochodowego od wyższych dopłat do zorganizowanego wypoczynku dzieci do lat 18 członków załogi, sfinansowanych ze swoich środków obrotowych – limit zwolnienia podatkowego wzrósł z 2 tys. do 3 tys. zł rocznie (nowy art. 52l specustawy w zw. z art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b updof). Przypominamy, że wskazane dopłaty pochodzące z zfśs wciąż pozostają w całości wolne od PIT.

Ze środków obrotowych pracodawca ma również prawo wypłacić pracobiorcy (nie tylko pracownikowi) większą zapomogę z tytułu indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci, nieobciążoną podatkiem dochodowym do kwoty 10 tys. zł rocznie w 2020 r. Potem limit ulgi wróci do poziomu 6 tys. zł rocznie (nowy art. 52l specustawy w zw. z art. 21 ust. 1 pkt 26 lit. b). Wskazane zapomogi losowe sfinansowane z zasobów zfśs korzystają i będą korzystać z nieograniczonego zwolnienia od PIT, jednak problem jest taki, że większość regulaminów socjalnych nie przyznaje zleceniobiorcom czy samozatrudnionym prawa do ubiegania się o świadczenia z funduszu.

Z 1 tys. do 2 tys. zł rocznie zwiększony został również, ale tylko w 2020 r., górny pułap zwolnienia podatkowego dla zapomóg innych niż losowe, wypłacanych z funduszy zakładowej lub międzyzakładowej organizacji związkowej pracownikom będącym jej członkami (nowy art. 52l specustawy w zw. z art. 21 ust. 1 pkt 9a updof).

Świadczenia dla pracowników infrastruktury krytycznej

Do chwili odwołania stanu epidemii pracodawcy zarządzający tzw. infrastrukturą krytyczną mogą zmienić system lub rozkład czasu pracy zatrudnionych, polecić im pracę w nadgodzinach, odmówić udzielania urlopu, przesunąć go lub odwołać w celu zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dotyczy to następujących pracodawców:

• prowadzących działalność polegającą na zapewnieniu funkcjonowania systemów i obiektów tzw. infrastruktury krytycznej w rozumieniu art. 3 pkt 2 lit. a, c, f, h i k ustawy o zarządzaniu kryzysowym,
• podwykonawców lub dostawców, którzy nie stanowią części ww. infrastruktury krytycznej, ale są kluczowi do zapewniania ciągłości jej działania,
• prowadzących stacje paliw i stacje gazu ziemnego,
• którym polecenie wydał prezes RM w celu zwalczania COVID-19.

Muszą oni zapewnić pracownikom zakwaterowanie i wyżywienie niezbędne do realizacji obowiązków na nowych, „kryzysowych” warunkach. Wartość tych świadczeń, przyznanych do czasu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii, nie wchodzi do podstawy wymiaru składek (art. 15x ust. 3 pkt 1 spec‑

ustawy) oraz pozostaje wolna od PIT (art. 52m pkt 2 specustawy).

Potrącenia z wynagrodzeń

Biorąc pod uwagę czas trwania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii oraz ich skutki, RM może wstrzymać – w drodze rozporządzenia – administracyjne postępowania egzekucyjne (prowadzone np. przez dyrektora oddziału ZUS lub naczelnika US) należności pieniężnych (np. z tytułu zaległych składek czy podatków), określając w szczególności zakres terytorialny i okres tego zwolnienia. W czasie wstrzymania tych postępowań organy egzekucyjne mogą dokonywać wypłat z zajętych rachunków bankowych czy też prowadzonych w skok (nowy art. 15zzk specustawy).

Jednocześnie tarcza antykryzysowa nie zawiera analogicznych uregulowań co do możliwości zawieszenia cywilnych (komorniczych) egzekucji, np. z tytułu niezapłaconych alimentów na dzieci.

Ewidencja umów o dzieło

Tarcza antykryzysowa (art. 22 w zw. z art. 101 pkt 1 lit. b) wprowadziła też rozwiązanie, zgodnie z którym od 2021 r. płatnik i osoba fizyczna zawierająca umowę o dzieło z osobą, która nie jest ich pracownikiem, będzie musiała poinformować o tym ZUS. Dane te będzie się też odpowiednio notować na koncie płatnika składek. Wzór zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS ma być określony w rozporządzeniu MRPiPS.