Jak ustalić ekwiwalent urlopowy i odprawę rentową po długiej absencji pracownika

Identyczne zasady

Pracodawca musi wypłacić ekwiwalent za urlop wypoczynkowy (dalej ekwiwalent), którego pracownik nie wykorzystał w związku z rozwiązaniem lub z wygaśnięciem stosunku pracy (art. 171 § 1 Kp). Ma też obowiązek wypłacić odprawę pieniężną w wysokości miesięcznego wynagrodzenia (dalej odprawa), jeśli stosunek pracy pracownika, spełniającego warunki uprawniające do emerytury, ustaje w związku z przejściem na rentę z tytułu niezdolności do pracy (art. 92¹ § 1 Kp).

Podstawę odprawy rentowej i ekwiwalentu urlopowego oblicza według tych samych zasad. Wynika to z:

• § 2 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia MPiPS[1] w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy,
• § 14–17 rozporządzenia MPiPS[2] w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (dalej rozporządzenie urlopowe).

Składniki stałe

Sposób wliczania poszczególnych składników płacowych do podstawy ekwiwalentu i odprawy zależy od ich charakteru. Składniki określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (składniki stałe) uwzględnia się w kwocie należnej w miesiącu nabycia prawa do danego świadczenia (§ 15 rozporządzenia urlopowego). Należy do nich wynagrodzenie pracownika ustalone na poziomie minimum ustawowego, o którym mowa w pytaniu. Rośnie ono automatycznie w ślad za rokroczną podwyżką minimalnego wynagrodzenia za pracę. Następuje to również w przypadku nieobecności pracownika w pracy np. z powodu niezdolności do jej wykonywania w wyniku choroby lub rehabilitacji. Gwarancja minimalnej płacy nie jest bowiem niczym warunkowana (art. 6 ust. 1 i art. 8 ust. 1 ustawy[3] o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Pracownikowi zatrudnionemu na cały etat należało się w 2020 r. nie mniej niż 2600 zł. Natomiast w 2021 r. musi otrzymywać 2800 zł, a w 2022 r. będzie to 3010 zł. Te wartości są podstawą do obliczenia minimalnego wynagrodzenia za pracę osób zatrudnionych na część etatu. Nie jest to jednak iloczyn minimum ustawowego i wielkości etatu. Płaca minimalna „niepełnoetatowców” to wynik pomnożenia minimum ustawowego przy pełnym etacie przez liczbę godzin pracy przypadającej do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu. Dlatego jest inna w poszczególnych miesiącach danego roku (patrz tabela).

Inne składowe

Jeżeli pracownik jest wynagradzany składnikami zmiennymi za okresy miesięczne (np. prowizja, wynagrodzenie godzinowe czy za godziny nadliczbowe), uwzględnia się je w podstawie ekwiwalentu i odprawy w średniej wysokości z 3 mies. poprzedzających miesiąc nabycia prawa do tych świadczeń (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Gdy przez całe 3 mies. lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełen miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, nie przysługiwało mu wynagrodzenie zmienne, to do podstawy przyjmuje się najbliższe miesiące, za które to wynagrodzenie się należało (§ 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Ta zasada mogłaby dotyczyć Czytelnika, jeśli pracownik z pytania byłby uprawniony do składników zmiennych. W takich okolicznościach należałoby odwołać się do 3 mies. sprzed absencji chorobowej i rehabilitacyjnej, w których zostały one wypłacone.

Trzeba ponadto pamiętać o składnikach za okresy dłuższe niż miesiąc, wypłaconych w okresie 12 mies. bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu/odprawy. Włącza się je do podstawy tych świadczeń w średniej wysokości z tego okresu (§ 17 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).

Dopełnienie podstawy

Podstawę ekwiwalentu i odprawy z wynagrodzenia zmiennego oraz składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc należy dopełnić, jeżeli pracownik nie przepracował pełnych 3 lub 12 mies. (np. z powodu choroby). W tym celu:

• dzieli się wynagrodzenie faktycznie wypłacone w okresie przyjmowanym do podstawy przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie,
• otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy na podstawie wymiaru czasu pracy, obliczonego według art. 130 Kp (§ 16 ust. 2 i § 17 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Ustalanie terminów

Przepisy nie definiują pojęcia „miesiąc nabycia prawa” do ekwiwalentu i odprawy ani nie określają terminu ich wypłaty. Z interpretacji sądowych wynika, że oba świadczenia powinny być wypłacone w ostatnim dniu trwania stosunku pracy. Takie stanowisko zajął SN m.in. w wyrokach z 1.03.2017 r. (II BP 11/15), 2.10.1990 r. (I PR 264/90) oraz 9.04.1998 r. (I PKN 508/97), przy czym dwa ostatnie dotyczą odprawy emerytalnej, wobec której obowiązują te same reguły, co wobec odprawy rentowej.

Powyższa wykładnia jest zatem wskazówką, jak należy rozumieć miesiąc nabycia prawa do odprawy i ekwiwalentu. Jest to miesiąc, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy. Ciągle aktualny jest też pogląd zawarty w wyroku SN z 15.10.1976 r. (I PRN 1/76), że wysokość ekwiwalentu [a więc i odprawy – przyp. aut.] oblicza się na podstawie wynagrodzenia z okresu bezpośrednio poprzedzającego miesiąc, w którym nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy, chociażby ekwiwalent przysługiwał pracownikowi za urlopy należne za poprzednie lata pracy.

Końcowe rachunki

Do wyliczenia odprawy wystarczy ustalenie jej podstawy, skoro odpowiada ona miesięcznemu wynagrodzeniu pracownika, ustalonemu zgodnie z przedstawionymi powyżej regułami. Nie dokonuje się dalszych obliczeń jak przy ekwiwalencie urlopowym (por. uchwała SN z 9.05.2000 r., III ZP 12/00).

Ustalenie ekwiwalentu wymaga natomiast:

• podzielenia podstawy przez współczynnik urlopowy (21 przy pełnym etacie, a 15,75 przy 3/4 etatu w 2021 r.), aby uzyskać ekwiwalent za 1 dzień urlopu,
• podzielenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu przez 8 godz. (również dla pracowników niepełnoetatowych), aby wyliczyć stawkę ekwiwalentu za 1 godz. urlopu,
• pomnożenia stawki ekwiwalentu za 1 godz. urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu w celu otrzymania pełnej wartości ekwiwalentu.