Inwentaryzacja składników aktywów – jaki podpis pod elektronicznym potwierdzeniem sald

Jednostki stosujące przepisy uor są zobowiązane do przeprowadzania inwentaryzacji składników aktywów i pasywów zgodnie z zasadami określonymi w rozdz. 3 „Inwentaryzacja” tej ustawy, na ostatni dzień każdego roku obrotowego, jedną z trzech metod wskazanych w art. 26 ust. 1 uor, tj. w drodze spisu z natury, potwierdzeń sald lub weryfikacji.

W myśl art. 26 ust. 1 pkt 2 uor inwentaryzacją metodą uzgodnień sald (otrzymania potwierdzeń od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu oraz wyjaśnienia i rozliczenia ew. różnic) obejmuje się aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych lub przechowywane przez inne jednostki (np. papiery wartościowe w formie zdematerializowanej), należności, w tym udzielone pożyczki, z zastrzeżeniem wymienionych w pkt 3, oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów.

Uor nie reguluje natomiast zagadnień dotyczących procedury przeprowadzania inwentaryzacji, w tym metodą uzgodnień. Zważywszy, że w sprawach nieuregulowanych uor jednostki same określają właściwe zasady (politykę) rachunkowości, dotyczy to także procedur inwentaryzacji. Jednostki mogą przy tym (por. art. 10 ust. 3 uor) kierować się wskazówkami, wytycznymi i objaśnieniami zawartymi w krajowych standardach rachunkowości i stanowiskach wydanych przez Komitet Standardów Rachunkowości.

Zagadnieniom dotyczącym elektronicznego potwierdzania sald rozrachunków od kontrahentów poświęcony jest pkt 8 stanowiska Komitetu w sprawie rozrachunków z kontrahentami. Jednostka – jako wierzyciel – inicjuje uzgodnienie salda należności, natomiast dłużnik potwierdza zgodność z należnością kwoty zobowiązania bądź wskazuje na ew. rozbieżności.

Przed rozpoczęciem uzgodnień sald należności od kontrahentów jednostka dokonuje ich przeglądu w celu określenia statusu rozrachunków na dzień uzgodnienia (należności bezsporne, których termin zapłaty jeszcze nie upłynął, przeterminowane w podziale na terminy opóźnienia oraz sporne, dochodzone na drodze sądowej, nieściągalne, przedawnione, umorzone). Jednostka uzgadnia z kontrahentem kwotę wymaganej zapłaty należności bezspornej, ustaloną zgodnie z pkt 5 stanowiska, tj. należności głównej oraz naliczonych na dzień uzgodnienia: odsetek (umownych, ustawowych, za opóźnienie), kar umownych itp.

W celu uzyskania od kontrahenta potwierdzenia kwoty wymagającej zapłaty należności jednostka wysyła do niego 2 egz. podpisanego przez upoważnioną do tego osobę pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda), informującego o wysokości i składowych salda należności, z prośbą o jego potwierdzenie przez odesłanie do jednostki 1 egz. tego pisma, podpisanego przez upoważnioną osobę. W przypadku stwierdzenia przez kontrahenta różnic w wysokości salda należności lub jego składowych specyfikuje je ona na egzemplarzu, który zwraca wierzycielowi. Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą nastąpić także drogą elektroniczną (np. w postaci wiadomości e-mail), jeżeli strony uzgodniły taką formę przekazywania informacji o wzajemnych rozrachunkach.

W przypadku wiadomości e-mail może być ona podpisana – zależnie od umowy lub w razie jej braku zgodnie z wolą każdej strony – zwykłym podpisem elektronicznym (np. podanie imienia i nazwiska pod treścią e-maila) albo podpisem kwalifikowanym, zaufanym lub osobistym.

W wyniku przeprowadzonego uzgodnienia stanu rozrachunków z kontrahentami mogą – jak wspomniano – wystąpić różnice pomiędzy kwotami figurującymi w księgach rachunkowych jednostki a kwotami wykazanymi przez kontrahenta. Różnice te jednostka wyjaśnia, ustalając przyczyny ich powstania, sposób ich rozliczenia, oraz ujmuje je – jeżeli uznaje korekty salda za zasadne – w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, którego inwentaryzacja dotyczy.