Inwentaryzacja należności – terminy

Uor nakłada na jednostki obowiązek wystąpienia z inicjatywą uzgodnienia (inwentaryzacji) drogą potwierdzenia sald należności od kontrahentów.

W myśl art. 26 ust. 1 pkt 2 uor jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację należności drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń stanu tych aktywów, wykazanego w księgach rachunkowych jednostki, oraz wyjaśnienia i rozliczenia ew. różnic (inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald).

Możliwe jest przy tym zastosowanie ułatwienia polegającego, zgodnie z art. 26 ust. 3 pkt 1 uor, na tym, że inwentaryzację metodą potwierdzenia sald można rozpocząć 3 mies. przed końcem roku obrotowego (ale nie wcześniej), a zakończyć do 15. dnia następnego roku. Ustalenie stanu na dzień bilansowy następuje w takim przypadku przez dopisanie, jeżeli uzgodnienie nastąpiło na dzień poprzedzający, lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą uzgodnienia a dniem bilansowym (stan wynikający z ksiąg rachunkowych na dzień kończący rok obrotowy).

Dodatkowo w przypadku inwentaryzacji należności można się posłużyć wskazówkami zamieszczonymi w pkt 8 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami. Przewidują one, że przed rozpoczęciem procedury uzgodnienia sald należności z kontrahentami jednostka dokonuje przeglądu należności w celu określenia ich statusu na dzień uzgodnienia. Pozwala to wyeliminować należności, które nie podlegają inwentaryzacji drogą potwierdzenia sald.

Są to należności:

• sporne i wątpliwe, a także przewidziane do umorzenia lub odpisania jako nieściągalne (z ich charakteru nie wynika, że nie nastąpi ich uzgodnienie),
• od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych (chodzi tu głównie o jednostki prowadzące księgę przychodów i rozchodów, ryczałtowców; nie są oni zobowiązani do prowadzenia ewidencji rozrachunków i ich inwentaryzacji),
• z tytułów publicznoprawnych (urzędy prowadzą ewidencję należności jednostek na podstawie deklaracji z wpływu, a więc dokumentu, którym dysponują),

a także – naszym zdaniem:

• od kontrahentów zagranicznych, jeżeli próba uzgodnienia sald w przeszłości, wobec braku odpowiedzi, zakończy się niepowodzeniem; kontrahentów zagranicznych z reguły nie obowiązują przepisy o inwentaryzacji,
• których wysokość nie przekracza kwoty uzasadniającej ich odpisanie jako nieściągalnych, a których termin zapłaty minął, monity zaś okazały się bezskuteczne; byłoby nieopłacalne, gdyby koszty administracyjne, ponoszone w celu uzgodnienia sald, stanowiły znaczny odsetek należności.

Należności takie jednostka inwentaryzuje drogą porównania danych ujętych w księgach rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz weryfikacji ich wartości (art. 26 ust. 1 pkt 3 uor).

Jednostka uzgadnia z kontrahentem również salda zerowe należności, jeżeli w ciągu roku obrotowego wystąpiły z nim istotne, pod względem częstotliwości lub kwot, obroty.

Przedmiotem uzgodnienia jest kwota należności wyrażona w walucie, w której powinna nastąpić zapłata bez odsetek za zwłokę.

W celu uzyskania od kontrahenta potwierdzenia, że uznaje on kwotę wymaganej zapłaty należności, jednostka wysyła do niego 2 egz. pisma (wezwania do potwierdzenia wysokości salda) informującego o wysokości i składowych salda należności, z prośbą o jego potwierdzenie przez odesłanie do jednostki 1 egz. pisma podpisanego przez osobę upoważnioną przez kontrahenta.

W przypadku stwierdzenia przez kontrahenta różnic w wysokości salda należności lub jego składowych, sporządza on ich specyfikację na egzemplarzu, który zwrotnie przesyła do jednostki. Wezwanie do potwierdzenia wysokości salda oraz odpowiedź na nie mogą być wymienione między kontrahentami drogą elektroniczną (np. e-mailem), jeżeli ta forma potwierdzania stanu wzajemnych rozrachunków została przez nich uzgodniona, a przekazane informacje zostaną odpowiednio uwierzytelnione.

Jeżeli we wskazanym przez jednostkę terminie, umożliwiającym rozliczenie wyników inwentaryzacji i sporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z uor, kontrahent nie potwierdzi salda należności, a jednostka po monitach uzna, że saldo nie może być potwierdzone, to w myśl art. 26 ust. 1 pkt 3 uor przeprowadza się inwentaryzację niepotwierdzonego salda metodą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i wpłatami oraz weryfikacji ich wartości.

Biorąc pod uwagę cel oraz czasochłonność inwentaryzacji, jednostka, stosując przytoczone przepisy uor oraz stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości, powinna – w przypadku inwentaryzacji należności metodą potwierdzenia sald – wysłać do kontrahentów prośby o potwierdzenie salda do 15. dnia następnego roku.

Ustalając termin wysłania prośby, należy również uwzględnić art. 27 ust. 2 uor, w myśl którego ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych wymagają wyjaśnienia i rozliczenia w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.