Ewidencja dni pracy zdalnej

Przepisy regulujące zakres ewidencji czasu pracy nie zostały zmienione i nie wprowadzono do nich obowiązku ewidencjonowania dni pracy zdalnej. Związane jest to z tym, że praca zdalna nie wpływa wprost na jakiekolwiek zmiany w zakresie czasu pracy – to praca według rozkładu czasu pracy, tyle że świadczona w innym miejscu. Jeżeli jednak weźmie się pod uwagę cel prowadzenia ewidencji czasu pracy, to oznaczanie w niej dni, w których praca zdalna była wykonywana, jest uzasadnione w tych wszystkich przypadkach, w których pracownik ma prawo do świadczeń z tego tytułu od pracodawcy (zwrot kosztów bezpośrednich lub ekwiwalent albo ryczałt za dni pracy zdalnej).

Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Na tle przepisów o pracy zdalnej można wyróżnić pracę zdalną:

• stałą,
• naprzemienną z wykonywaniem pracy w zakładzie pracy,
• okazjonalną – realizowaną na wniosek pracownika, w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym z bardzo znaczącym zmniejszeniem obowiązków pracodawcy (w tym – co jest istotne w kontekście pytania – obowiązku zwrotu pracownikowi jakichkolwiek kosztów związanych z wykonywaniem tej pracy).

Przepisy o pracy zdalnej nie odnoszą się do kwestii związanych z czasem pracy. Wykonywanie pracy w jakiejkolwiek formie zdalnie nie przekłada się wprost ani na zmianę organizacji pracy (rozkład, system czasu pracy), ani na rozliczanie czasu pracy. Doregulowany powinien zostać (w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie pracy zdalnej albo w ustaleniach indywidualnych z pracownikiem) sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy pracownika pracującego zdalnie (taka regulacja nie jest konieczna przy pracy zdalnej okazjonalnej, ale warto to również ustalić). Przydatne jest także podkreślenie, że pracownik pracujący zdalnie nie ma swobody w wyborze godzin pracy, jest nadal objęty rozkładem czasu pracy i powinien zarówno wykonywać pracę w godzinach rozkładowych, jak i nie może podejmować swobodnie decyzji o pracy poza tymi godzinami. Są to jednak kwestie bardziej porządkowe.

Wprowadzając przepisy o pracy zdalnej do Kp, nie zmieniono rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369 ze zm.) w zakresie treści ewidencji czasu pracy. Zmiany dotyczą jedynie akt osobowych i wskazania, że będą w nich umieszczane dokumenty związane z pracą zdalną (zob. nowelizacja ww. rozporządzenia z 6.03.2023 r., DzU poz. 471). Nie ma zatem wprost narzuconego obowiązku uwzględniania w jakikolwiek sposób w ewidencji dni pracy zdalnej. Warto jednak się zastanowić, czy oznaczenie w ewidencji czasu pracy tych dni, w których praca jest realizowana zdalnie, nie jest uzasadnione. Odpowiedź twierdząca może się opierać na celu prowadzenia ewidencji.

Zgodnie z art. 149 § 1 Kp pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Przy pracy zdalnej – co jest szczególnie istotne w odniesieniu do pracy naprzemiennej – w praktyce koszty, do których zwrotu jest obowiązany pracodawca, będą najczęściej rozliczane ekwiwalentem lub ryczałtem (rozwiązania te są nieporównywalnie wygodniejsze od comiesięcznego wyliczania kosztów na podstawie faktycznych wydatków pracownika). Świadczenia te powinny być odnoszone do dni pracy zdalnej – o ile jeszcze przy pracy zdalnej stałej można myśleć o ekwiwalencie/ryczałcie miesięcznym, o tyle przy pracy naprzemiennej z pracą w zakładzie pracy, z często różną liczbą dni pracy „w domu” w poszczególnych miesiącach, zdecydowanie bardziej trafne jest naliczanie ich na podstawie liczby dni takiej pracy. Pracodawca musi mieć zatem nie tylko informacje do ich naliczenia, lecz także dowód pozwalający na wykazanie prawidłowości ustalenia kwot za poszczególne miesiące w przyszłości, np. w razie wystąpienia z roszczeniami przez pracownika lub byłego pracownika. W pełni uzasadnione byłoby więc oznaczanie w ewidencji czasu pracy dni pracy realizowanej zdalnie.

Obowiązku rozliczania kosztów nie ma przy pracy okazjonalnej, stąd, jeżeli ekwiwalent lub ryczałt nie zostaną ustalone przy takiej pracy dobrowolnie (jest taka możliwość), nie ma potrzeby wykazywania tej pracy w ewidencji, w celu naliczania świadczeń.

Liczba dni pracy zdalnej okazjonalnej jest jednak ograniczona w roku, a limit 24 dni – jakkolwiek jest to dyskusyjne (są w tym zakresie różne opinie) – obowiązuje także w przypadku zmiany pracodawcy. Konieczne jest zatem ich ewidencjonowanie, przy czym aby nie mnożyć liczby dokumentów kadrowych, dni takiej pracy można by ujmować również wprost w ewidencji czasu pracy.