Ewidencja dni pracy zdalnej
Przepisy regulujące zakres ewidencji czasu pracy nie zostały zmienione i nie wprowadzono do nich obowiązku ewidencjonowania dni pracy zdalnej. Związane jest to z tym, że praca zdalna nie wpływa wprost na jakiekolwiek zmiany w zakresie czasu pracy – to praca według rozkładu czasu pracy, tyle że świadczona w innym miejscu. Jeżeli jednak weźmie się pod uwagę cel prowadzenia ewidencji czasu pracy, to oznaczanie w niej dni, w których praca zdalna była wykonywana, jest uzasadnione w tych wszystkich przypadkach, w których pracownik ma prawo do świadczeń z tego tytułu od pracodawcy (zwrot kosztów bezpośrednich lub ekwiwalent albo ryczałt za dni pracy zdalnej).
Przepisy regulujące zakres ewidencji czasu pracy nie zostały zmienione i nie wprowadzono do nich obowiązku ewidencjonowania dni pracy zdalnej. Związane jest to z tym, że praca zdalna nie wpływa wprost na jakiekolwiek zmiany w zakresie czasu pracy – to praca według rozkładu czasu pracy, tyle że świadczona w innym miejscu. Jeżeli jednak weźmie się pod uwagę cel prowadzenia ewidencji czasu pracy, to oznaczanie w niej dni, w których praca zdalna była wykonywana, jest uzasadnione w tych wszystkich przypadkach, w których pracownik ma prawo do świadczeń z tego tytułu od pracodawcy (zwrot kosztów bezpośrednich lub ekwiwalent albo ryczałt za dni pracy zdalnej).
Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Na tle przepisów o pracy zdalnej można wyróżnić pracę zdalną:
- stałą,
- naprzemienną z wykonywaniem pracy w zakładzie pracy,
- okazjonalną – realizowaną na wniosek pracownika, w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym z bardzo znaczącym zmniejszeniem obowiązków pracodawcy (w tym – co jest istotne w kontekście pytania – obowiązku zwrotu pracownikowi jakichkolwiek kosztów związanych z wykonywaniem tej pracy).
Przepisy o pracy zdalnej nie odnoszą się do kwestii związanych z czasem pracy. Wykonywanie pracy w jakiejkolwiek formie zdalnie nie przekłada się wprost ani na zmianę organizacji pracy (rozkład, system czasu pracy), ani na rozliczanie czasu pracy. Doregulowany powinien zostać (w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie pracy zdalnej albo w ustaleniach indywidualnych z pracownikiem) sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy pracownika pracującego zdalnie (taka regulacja nie jest konieczna przy pracy zdalnej okazjonalnej, ale warto to również ustalić). Przydatne jest także podkreślenie, że pracownik pracujący zdalnie nie ma swobody w wyborze godzin pracy, jest nadal objęty rozkładem czasu pracy i powinien zarówno wykonywać pracę w godzinach rozkładowych, jak i nie może podejmować swobodnie decyzji o pracy poza tymi godzinami. Są to jednak kwestie bardziej porządkowe.
Wprowadzając przepisy o pracy zdalnej do Kp, nie zmieniono rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (DzU poz. 2369 ze zm.) w zakresie treści ewidencji czasu pracy. Zmiany dotyczą jedynie akt osobowych i wskazania, że będą w nich umieszczane dokumenty związane z pracą zdalną (zob. nowelizacja ww. rozporządzenia z 6.03.2023 r., DzU poz. 471). Nie ma zatem wprost narzuconego obowiązku uwzględniania w jakikolwiek sposób w ewidencji dni pracy zdalnej. Warto jednak się zastanowić, czy oznaczenie w ewidencji czasu pracy tych dni, w których praca jest realizowana zdalnie, nie jest uzasadnione. Odpowiedź twierdząca może się opierać na celu prowadzenia ewidencji.
Zgodnie z art. 149 § 1 Kp pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Przy pracy zdalnej – co jest szczególnie istotne w odniesieniu do pracy naprzemiennej – w praktyce koszty, do których zwrotu jest obowiązany pracodawca, będą najczęściej rozliczane ekwiwalentem lub ryczałtem (rozwiązania te są nieporównywalnie wygodniejsze od comiesięcznego wyliczania kosztów na podstawie faktycznych wydatków pracownika). Świadczenia te powinny być odnoszone do dni pracy zdalnej – o ile jeszcze przy pracy zdalnej stałej można myśleć o ekwiwalencie/ryczałcie miesięcznym, o tyle przy pracy naprzemiennej z pracą w zakładzie pracy, z często różną liczbą dni pracy „w domu” w poszczególnych miesiącach, zdecydowanie bardziej trafne jest naliczanie ich na podstawie liczby dni takiej pracy. Pracodawca musi mieć zatem nie tylko informacje do ich naliczenia, lecz także dowód pozwalający na wykazanie prawidłowości ustalenia kwot za poszczególne miesiące w przyszłości, np. w razie wystąpienia z roszczeniami przez pracownika lub byłego pracownika. W pełni uzasadnione byłoby więc oznaczanie w ewidencji czasu pracy dni pracy realizowanej zdalnie.
Obowiązku rozliczania kosztów nie ma przy pracy okazjonalnej, stąd, jeżeli ekwiwalent lub ryczałt nie zostaną ustalone przy takiej pracy dobrowolnie (jest taka możliwość), nie ma potrzeby wykazywania tej pracy w ewidencji, w celu naliczania świadczeń.
Liczba dni pracy zdalnej okazjonalnej jest jednak ograniczona w roku, a limit 24 dni – jakkolwiek jest to dyskusyjne (są w tym zakresie różne opinie) – obowiązuje także w przypadku zmiany pracodawcy. Konieczne jest zatem ich ewidencjonowanie, przy czym aby nie mnożyć liczby dokumentów kadrowych, dni takiej pracy można by ujmować również wprost w ewidencji czasu pracy.
Zaloguj się
Aby czytać dalej, jeśli masz wykupiony abonament
Kup dostęp do tego artykułu
Cena dostępu do pojedynczego artykułu tylko 12,30
Kup abonament
Abonamenty on-line | Prenumeratorzy | Członkowie SKwP | ||||||||
|
Bezpłatny dostęp do tego artykułu i ponad 3500 innych, dla prenumeratorów miesięcznika „Rachunkowość". Pomoc w uzyskaniu dostępu:
|
15% rabat na wszystkie zakupy. Zapytaj o kod w swoim Oddziale. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce jest organizacją, do której należy ponad 26 000 księgowych, a członkostwo wiąże się z licznymi korzyściami. |
„Rachunkowość” - od 75 lat źródło rzetelnej wiedzy!
Skróty w artykułach
- dyrektywa 112 – dyrektywa Rady 2006/112/WE z 28.11.2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (DzUrz UE L 347 z 11.12.2006 r.)
- dyrektywa 2013/34/UE – dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2013/34/UE z 26.06.2013 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych, skonsolidowanych sprawozdań finansowych i powiązanych sprawozdań niektórych rodzajów jednostek (...) (DzUrz UE L 182 z 29.06.2013 r.)
- Kc – ustawa z 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (DzU z 2023 r. poz. 1610)
- KIMSF – interpretacje Komitetu ds. Interpretacji Międzynarodowej Sprawozdawczości Finansowej
- Kks – ustawa z 10.09.1999 r. Kodeks karny skarbowy (DzU z 2023 r. poz. 654)
- Kp – ustawa z 26.06.1974 r. Kodeks pracy (DzU z 2023 r. poz. 1465)
- Kpc – ustawa z 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (DzU z 2023 r. poz. 1550)
- Ksh – ustawa z 15.09.2000 r. Kodeks spółek handlowych (DzU z 2022 r. poz. 1467)
- KSR – Krajowe Standardy Rachunkowości
- MSR – Międzynarodowe Standardy Rachunkowości (ang. International Accounting Standards) wydawane od 2002 r. jako MSSF
- MSSF – Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (ang. International Financial Reporting Standards)
- Op – ustawa z 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (DzU z 2023 r. poz. 2383)
- Ppsa – ustawa z 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU z 2023 r. poz. 1634)
- rozporządzenie o instrumentach finansowych – rozporządzenie Ministra Finansów z 12.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad uznawania, metod wyceny, zakresu ujawniania i sposobu prezentacji instrumentów finansowych (DzU z 2017 r. poz. 277)
- rozporządzenie o konsolidacji – rozporządzenie Ministra Finansów z 25.09.2009 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania przez jednostki inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji skonsolidowanych sprawozdań finansowych grup kapitałowych (DzU z 2017 r. poz. 676)
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU z 2023 r. poz. 728)
- rozporządzenie z 13.09.2017 r. – rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (DzU z 2020 r. poz. 342)
- specustawa – ustawa z 2.03.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tekst jedn. DzU z 2023 r. poz. 1327)
- uobr – ustawa z 11.05.2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (DzU z 2023 r. poz. 1015)
- uor – ustawa z 29.09.1994 r. o rachunkowości (DzU z 2023 r. poz. 120)
- updof – ustawa z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (DzU z 2022 r. poz. 2647)
- updop – ustawa z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (DzU z 2022 r. poz. 2587)
- upol – ustawa z 12.01.1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DzU z 2023 r. poz. 70)
- US GAAP – Amerykańskie Standardy Rachunkowości (ang. Generally Accepted Accounting Principles)
- ustawa akcyzowa – ustawa z 6.12.2008 r. o podatku akcyzowym (DzU z 2023 r. poz. 1542)
- ustawa emerytalna – ustawa z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1251)
- ustawa KAS – ustawa z 16.11.2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (DzU z 2023 r. poz. 615)
- ustawa o KRS – ustawa z 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (DzU z 2023 r. poz. 685)
- ustawa o PCC – ustawa z 9.09.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (DzU z z 2023 r. poz. 170)
- ustawa o VAT – ustawa z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (DzU z 2023 r. poz. 1570)
- ustawa o zfśs – ustawa z 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (DzU z 2023 r. poz. 998)
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2022 r. poz. 1732)
- ustawa zdrowotna – ustawa z 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2022 r. poz. 2561)
- usus – ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2023 r. poz. 1230)
- uzpd – ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne
- Założenia koncepcyjne MSSF – Założenia koncepcyjne sprawozdawczości finansowej (Conceptual Framework for Financial Reporting)
- CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
- EOG – Europejski Obszar Gospodarczy
- FEP – Fundusz Emerytur Pomostowych
- FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
- FP – Fundusz Pracy
- FS – Fundusz Solidarnościowy
- IASB – Rada Międzynarodowych Standardów Rachunkowości
- IS – izba skarbowa
- KAS – Krajowa Administracja Skarbowa
- KIS – Krajowa Informacja Skarbowa
- KNF – Komisja Nadzoru Finansowego
- KRBR – Krajowa Rada Biegłych Rewidentów
- KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
- KSB – Krajowe Standardy Badania
- MF – Minister Finansów
- MPiPS – Minister Pracy i Polityki Społecznej
- MRiF – Minister Rozwoju i Finansów
- MRiPS – Minister Rodziny i Polityki Społecznej
- MSiG – Monitor Sądowy i Gospodarczy
- NSA – Naczelny Sąd Administracyjny
- PANA – Polska Agencja Nadzoru Audytowego
- PIBR – Polska Izba Biegłych Rewidentów
- PKD – Polska Klasyfikacja Działalności
- pkpir – podatkowa księga przychodów i rozchodów
- PPK – pracownicze plany kapitałowe
- RM – Rada Ministrów
- SA – sąd apelacyjny
- sf – sprawozdanie finansowe
- skok – spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa
- SN – Sąd Najwyższy
- SO – sąd okręgowy
- TK – Trybunał Konstytucyjny
- TSUE – Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej
- UCS – urząd celno-skarbowy
- UE – Unia Europejska
- US – urząd skarbowy
- WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów
- WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- WSA – wojewódzki sąd administracyjny
- zfśs – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych