Elektroniczny system potwierdzania obecności a ewidencja czasu pracy

Potwierdzenie przybycia do pracy

Określenie przyjętego u danego pracodawcy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy jest jednym z elementów regulaminu pracy. U pracodawców, którzy nie wydają regulaminu, określa się go w pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia, przekazywanej każdemu pracownikowi. Może to być tradycyjna pisemna lista obecności, zgłoszenie SMS-em, logowanie w systemie, potwierdzenie przez kartę magnetyczną na wejściu do firmy itp. Podstawowym celem jest wykazanie samej obecności pracownika w pracy w określonym dniu. Znaczenie listy obecności może być jednak szersze, szczególnie przy systemie elektronicznym:

• daje możliwość wejścia na teren zakładu pracy bez angażowania ochrony (karta umożliwia otwarcie bramki),
• pozwala na założenie, że osoba, która weszła, a system nie wykazuje jej wyjścia, przebywa na danym terenie (może mieć to znaczenie np. dla celów bezpieczeństwa, gdy konieczne jest szybkie ustalenie liczby osób na danym obszarze w razie np. zagrożenia, ewakuacji),
• pośrednio może służyć potwierdzeniu punktualności.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy

System elektroniczny nie może być jednak wprost ewidencją czasu pracy. Zakres informacji podawanych w takiej ewidencji określa § 6 rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jedn. DzU z 2024 r. poz. 535). Są to informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego
• pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ewidencja może być prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej, przy czym w razie wyboru postaci elektronicznej konieczne jest stosowanie się do wymagań określonych w rozdz. 3 rozporządzenia.

Jak wynika z powyższego, system elektroniczny nie obejmuje wszystkich niezbędnych danych. Oczywiście może umożliwiać wprowadzanie wszelkich dalszych danych i – przy odpowiednim jego zabezpieczeniu – po takim uzupełnieniu byłoby możliwe potraktowanie go jako ewidencji. Z jednym jednak istotnym zastrzeżeniem.

Czas pracy to niekoniecznie czas przebywaniaw zakładzie pracy

Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. To okres spełniający łącznie następujące warunki:

• w tym czasie pracownik:

• pozostaje w dyspozycji pracodawcy,
• przebywa w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy;

• okres ten przypada na rozkładowe godziny pracy pracownika lub wykracza poza nie, o ile spełnione są warunki do uznania, że jest to praca w godzinach nadliczbowych.

Oczywiście pracownicy nie będą odbijać karty dokładnie o godzinie rozpoczynania pracy zgodnie z rozkładem. Oznaczałoby to, że są niepunktualni, bo o godzinie oznaczonej w rozkładzie czasu pracy jako godzina rozpoczęcia pracy powinni być na swoim stanowisku przygotowani do pracy, aby mogli ją wykonywać. Również samo przebywanie na terenie zakładu pracy poza godzinami pracy nie jest równoznaczne z kwalifikowaniem tego przedziału czasu do czasu pracy.

To tylko potwierdzenie obecności

Jak czytamy w wyroku SN z 10.11.2009 r. (II PK 51/09): Czasu przypadającego poza normalnymi godzinami pracy, w którym pracownik – pozostając w dyspozycji pracodawcy w rozumieniu art. 128 § 1 Kp lub jedynie przebywając w zakładzie pracy – nie wykonuje pracy, nie wlicza się do czasu pracy w godzinach nadliczbowych (art. 151 § 1 Kp). Zważywszy na to, że w przypadku pracy nadliczbowej w razie wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy ocena, czy wystąpiły takie potrzeby, należy z natury rzeczy do pracodawcy, warunkiem uznania, że podjęta przez pracownika praca ma taki charakter, jest polecenie pracodawcy (wydane w jakiejkolwiek formie dostatecznie jasno wyrażającej wolę pracodawcy) lub co najmniej świadomość pracodawcy, że pracownik taką pracę wykonuje z jednoczesną choćby dorozumianą akceptacją jej wykonywania. Wyjątkowo dopuszcza się uznanie za pracę w godzinach nadliczbowych pracy podyktowanej szczególnymi potrzebami podjętej bez wiedzy pracodawcy.

System elektronicznej kontroli wejścia i wyjścia z zakładu pracy (miejsca pracy) potwierdza jedynie czas obecności pracownika w miejscu pracy, na który mogą się składać okresy pozostawania w dyspozycji pracodawcy w normalnych godzinach pracy, praca w godzinach nadliczbowych, czas dyżuru zakładowego, a także czas niewliczany do czasu pracy, jak np. czas pozostawania w zakładzie pracy w oczekiwaniu na dogodny ze względów komunikacyjnych moment wyjścia z pracy, czas uczestniczenia w zebraniu związkowym itp.

Czytnik elektroniczny nie powinien więc być utożsamiany z rejestracją czasu pracy. Może być pomocniczo stosowany do prowadzenia ewidencji, ale nie można danych z niego wprost przenosić na ewidencję. Do czasu pracy wliczany będzie czas wynikający z rozkładu czasu pracy oraz ten, który pracownik wypracował w związku z otrzymanym poleceniem pracy w godzinach nadliczbowych lub dniach wolnych od pracy.

Warto doprecyzować w regulaminie

Wprowadzając system elektroniczny, należy wyraźnie określić w regulaminie pracy, że służy on przede wszystkim potwierdzaniu obecności w pracy i że dane o godzinie wejścia na teren i wyjścia z terenu zakładu pracy nie wyznaczają czasu pracy pracownika.