Ekwiwalent za pranie odzieży i obuwia roboczego – zwolnienie od PIT i składek ZUS

Nie ma obowiązku uzależnienia wysokości ekwiwalentów za pranie odzieży roboczej od liczby dni przepracowanych w danym miesiącu. Ekwiwalenty wypłacane uprawnionym pracownikom w takiej samej wysokości są zwolnione od PIT. Stanowisko ZUS jest bardziej rygorystyczne, ale w razie sporu pracodawca ma duże szanse na wygraną przed sądem.

Obowiązki wynikające z prawa pracy

Pracodawca ma obowiązek dostarczać pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach, gdy (art. 2377 § 1 Kp):

• odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
• jest to uzasadnione wymaganiami technologicznymi, sanitarnymi lub bhp.

W tym celu duży pracodawca (zatrudniający co najmniej 50 pracowników) – w regulaminie pracy, a mały (poniżej 50 pracowników) – w odrębnym wykazie – określają stanowiska, na których jest niezbędne stosowanie odzieży i obuwia roboczego, oraz przewidywane okresy ich użytkowania (art. 2378 § 1 Kp).

Pracodawcy mogą częściowo się uwolnić od tego obowiązku, ustalając stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników – za ich zgodą – własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających warunki bhp, za ekwiwalentem pieniężnym uwzględniającym aktualne ceny (art. 2377 § 2 i 4 Kp). Nie dotyczy to jednak stanowisk, na których są wykonywane prace:

• związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych,
• powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi albo promieniotwórczymi bądź materiałami biologicznie zakaźnymi.

W takich przypadkach pracodawca ma obowiązek sam, na własny koszt, dostarczyć odzież i obuwie robocze (art. 2377 § 3 Kp).

Pracodawcy nie wolno dopuścić do pracy osoby bez odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych na danym stanowisku pracy. Jest także zobowiązany zapewnić, by posiadały one właściwości ochronne i użytkowe, a także odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

Pracownik może – pod warunkiem uzyskania ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych kosztów – sam prać odzież roboczą, jeśli pracodawca nie jest w stanie tego zapewnić (art. 2379 Kp). Jednak przepisy zakazują powierzania zatrudnionemu prania, konserwacji, odpylania i odkażania odzieży, która uległa skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 23710 § 2 Kp).

Dodajmy, że żadne przepisy czy interpretacje nie nakazują proporcjonalnego obniżania ryczałtu za pranie o dni nieobecności w pracy w danym miesiącu. Jednak ważne jest, by ryczałt nie przysługiwał pracownikom, którzy w danym miesiącu w ogóle nie pracowali, np. z powodu choroby czy urlopu.

Podatek dochodowy

Zwolnienie z PIT obejmuje świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia przysługujące na podstawie przepisów bhp, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na ich podstawie (art. 21 ust. 1 pkt 11 updof).

Organy podatkowe nie kwestionują stosowanych zwykle przez pracodawców ryczałtów – w wysokości równej dla wszystkich uprawnionych – jako ekwiwalentów za pranie odzieży roboczej. Uznają, że Kp nie narzuca sposobu ustalenia wysokości tego ekwiwalentu pieniężnego, a nakazuje jedynie uwzględnienie wysokości poniesionych przez pracownika kosztów.

Zdaniem fiskusa ekwiwalent może być ustalony w drodze porozumienia stron, w postaci ryczałtu miesięcznego, skalkulowanego na podstawie uśrednionych parametrów uwzględniających aktualne ceny (np. wody, proszku, prądu).

Wysokość ekwiwalentu wypłacanego pracownikowi może być ustalona także w sposób inny niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Jako ekwiwalent wypłacane pracownikowi kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez niego poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracownika, i wynikać z wewnętrznego zarządzenia (na podstawie uśrednionych cen rynkowych) – czytamy w interpretacji KIS z 9.07.2018 r. (0114-KDIP3-3.4011.235.2018.2.MP). Podobne stanowisko KIS zajęła również w piśmie z 14.09.2018 r. (0114-KDIP3-3.4011.326.2018.2.MP).

Składki ZUS

Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nie wlicza się m.in. wartości świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bhp oraz ekwiwalentów za te świadczenia wypłacanych zgodnie z przepisami wydanymi przez RM lub właściwego ministra, a także ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego). Pracodawcom trudno było dotychczas skorzystać z tej ulgi składkowej wskutek rygorystycznego podejścia ZUS, który zawężająco interpretował pojęcie „ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej”, twierdząc, że musi on ściśle odzwierciedlać koszty poniesione przez zatrudnionego.

Ekwiwalent w myśl definicji słownikowych oznacza równowartość, rzecz zawierającą w sobie wartość innej rzeczy (...), jak również rzecz równą innej wartością oraz towar, w którym jest wyrażona wartość innego towaru (...). Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie więc spełniony w sytuacji, gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną ustaloną na podstawie średniej ceny rynkowej z przeznaczeniem na pranie i używanie przez nich odzieży własnej do celów służbowych. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne na pranie oraz używanie odzieży własnej przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, nie zaś ekwiwalentu pieniężnego – wynika z interpretacji ZUS z 17.07.2017 r. (DI/100000/43/615/2017).

Podobne stanowisko ZUS zajął w interpretacji z 18.10.2016 r. (WPI/200000/43/1074/2016), nakazując oskładkowanie ekwiwalentu wypłacanego co miesiąc, w kwocie ustalonej na podstawie kalkulacji jednostkowego kosztu usługi prania z 3 zakładów pralniczych, bez sprawdzania faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów prania.

Restrykcyjne podejście ZUS do ekwiwalentów za pranie odzieży roboczej spotkało się z krytyką sądownictwa. SO w Legnicy w wyroku z 20.09.2016 r. (V U 449/16) stwierdził, że przepisy bhp nie określają, w jaki sposób należy ustalać wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, wskazując jedynie, że jego wysokość powinna odpowiadać kosztom faktycznie poniesionym przez pracownika. Nie jest konieczne ścisłe ustalenie kosztów prania, można poprzestać jedynie na przybliżonym ich ustaleniu, np. w zryczałtowanej, niewysokiej kwocie 35 zł, kierując się zdrowym rozsądkiem i doświadczeniem życiowym.

Z kolei SN w wyroku z 19.04.2017 r. (II UK 198/16) uznał, że ryczałt nie jest pojęciem konkurencyjnym względem ekwiwalentu. Ryczałt jest ekwiwalentny, jeżeli wypłacona kwota jest odpowiednia do wysokości poniesionych kosztów, a więc wtedy, gdy jej wysokość została określona w stałej kwocie, jeżeli jej wyliczenie uwzględnia rzeczywistą częstotliwość ponoszenia wydatków i mieści się w niewielkiej rozpiętości cen rynkowych.

W innym wypadku należałoby poszukiwać dowodów potwierdzających poniesienie określonych wydatków przez każdego pracownika, przedstawienie rachunków za domowe środki piorące, proporcjonalnie do stopnia ich wykorzystania w praniu odzieży roboczej, wydzielenia z rachunku za wodę i energię elektryczną zużycia przypadającego na pranie odzieży roboczej lub amortyzację pralki, suszarki i żelazka. (...) Wtedy koszt administrowania systemem pieczołowitej rejestracji poniesionych wydatków prowadziłby do podważenia ekonomicznej zasadności dokonywania zwrotu kosztów prania odzieży roboczej.

Natomiast SO w Gliwicach w wyroku z 23.11.2017 r. (VIII PA 89/17) orzekł, że w celu uzyskania ekwiwalentu zatrudniony nie musi przedstawiać rachunków, a kwoty wydatków na wodę, ścieki, środki piorące, energię itd. ustala się na średnim poziomie. Ponadto, zdaniem sądu, w ryczałcie trzeba również uwzględnić koszt nakładu pracy poświęconej przez pracownika na wykonanie prania.

Na to, że ZUS pod wpływem orzecznictwa powoli zmienia swoje stanowisko, wskazuje interpretacja z 12.03.2018 r. (DI/200000/43/217/2018), w której organ rentowy potwierdził, że ulga składkowa obejmuje ryczałt za pranie odzieży roboczej w wysokości uzależnionej od konkretnego stanowiska pracy w powiązaniu z charakterem pracy, zakresem obowiązków i ilością prań dokonywanych w miesiącu, ustalony w oparciu o kalkulację jednostkową kosztów usługi prania w wybranych zakładach pralniczych na terenie całego kraju, jako przeciętny koszt jednostkowego prania odzieży.